Die Gestaltung von Mitarbeiterangelegenheiten ist ein Prozess, derist ein Muss für fast alle Unternehmen. Gemäß den in Russland festgelegten Regeln muss jeder Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer eine Art Dossier haben. Dieses Dokument ist in der Lage, einen Untergebenen von seiner eigentlichen Beschäftigung zu charakterisieren. Persönliche Angelegenheiten finden sich nicht nur bei der Arbeit, sondern beispielsweise auch an der Universität. In jedem Fall ist dieses Dokument wichtig. Es muss richtig geformt sein. Aber wie geht das? In welchen Fällen ist es nicht erforderlich, solche Unterlagen aufzubewahren? Was kann und kann nicht in eine private Angelegenheit gestellt werden? All dies zu verstehen ist nicht so schwierig, wie es scheint.
Das persönliche Dossier des Mitarbeiters ist eine Art Dokument, in dem die gesamte Dokumentation für einen bestimmten Rahmen gespeichert ist. Es besteht aus einem Umschlag und speziellen Papieren, die sich auf den Untergebenen beziehen.
Diese Art der Dokumentation wird ab dem Moment gestartetArbeitsvermittlungsrahmen. Und es sollte bis zur Entlassung des Arbeitnehmers gehalten werden. Anschließend wird der Fall zur Speicherung in das Archiv übertragen. Dieses Dokument kann für eine bestimmte Zeit nicht vernichtet werden.
Die Bildung von Angelegenheiten ist weit entfernt von den meistenobligatorischer Prozess. In einigen Fällen können Sie dies vermeiden. Dann ist es jedoch sehr problematisch, Informationen über einen bestimmten Untergebenen zu sammeln. In der Regel wird dieses Verfahren in großen Organisationen durchgeführt. Es wird eine gesamte Datenbank erstellt, in der Informationen für jeden Untergebenen angezeigt werden.
Es wurde bereits gesagt, dass es nicht notwendig ist, die Angelegenheiten der Mitarbeiter zu führen. Aber jedes Unternehmen mit Selbstachtung hat diese Art von Dokumentation. Wann ist eine Dossiererstellung erforderlich und wann nicht?
Die Gesetzgebung schreibt keine Regeln fürzu diesem Thema. In der Praxis stellt sich jedoch heraus, dass große Unternehmen persönliche Akten über ihre Untergebenen erstellen, während kleine Unternehmen dies nicht tun. Es wird empfohlen, dass sich Unternehmen mit einer großen Fluktuation mit diesem Problem befassen.
Oft führen Organisationen Personalakten nicht für alle Untergebenen, sondern nur für bestimmte Kategorien von Mitarbeitern. Am häufigsten sind sie:
Es wird empfohlen, nicht faul zu sein und so zu verhaltenDokumentation für alle Untergebenen. Der Prozess der Gestaltung der Mitarbeiterangelegenheiten ist nicht so schwer zu merken. Es können hier nur nicht alle Dokumente gespeichert werden, die Informationen zum Rahmen enthalten. An welche Funktionen des Prozesses sollte erinnert werden? Selbst die geringste Verletzung für den Arbeitgeber kann nicht der beste Weg sein. Daher müssen Sie die Aufgabe sorgfältig studieren.
Es wurde bereits gesagt, dass die persönlichen Angelegenheiten der UntergebenenAuch nach dem Ausscheiden der Person bleiben Sie in der Firma. Sie werden nicht in die Hände gegeben, sondern in speziellen Archiven abgelegt. Die elektronische Speicherung von Personalinformationen ist zulässig. Aber in der Papierversion müssen die Dinge stattfinden.
Es gibt einige Regeln, die Sie beachten müssenmit dem Chef einhalten. Das Aufbewahren von Fällen ist ein nahezu endloser Prozess. Es ist unmöglich, diese Dokumente 75 Jahre nach Beendigung der Arbeit zu vernichten.
Aus diesem Grund versuchen es viele UnternehmenMachen Sie sich nicht die Mühe, Informationen über bestimmte Untergebene zu sammeln. Nur wenige Unternehmen existieren seit mehr als 75 Jahren. Oft öffnen und schließen Firmen und persönliche Dateien verbleiben in den Archiven.
Um die Aufbewahrung zu vereinfachen, werden Dossiers erfundenverschiedene Regeln. Grundsätzlich werden diese Dokumente nach dem Sortieren in alphabetischer Reihenfolge gespeichert. Außerdem wird empfohlen, Archive nach Jahr zu erstellen. Dieser Ansatz vereinfacht die Suche nach Informationen über Mitarbeiter, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Unternehmen beschäftigt waren.
In dieser Angelegenheit gibt es noch eine weitere Besonderheit.Das ganze Problem ist, dass einige persönliche Dateien dauerhaft in den Archiven des Unternehmens gespeichert werden. Und sie werden weder nach 10 noch nach 100 Jahren zerstört. Die Dossiers der Führer der Organisation sowie die Angelegenheiten der öffentlichen Bediensteten fallen unter diese Regel. Vergessen Sie nicht die Untergebenen, die Auszeichnungen, Medaillen und verschiedene Ränge haben.
Der nächste Punkt ist die Frage des Zugangs zum StudienfachDokumentation. Mitarbeiterdateien enthalten häufig Daten, die ausschließlich für den Arbeitgeber bestimmt sind. Und sie müssen den Großteil der Arbeiter nicht kennen.
Oft sind die Dinge verschlüsselt, der Zugriff darauf ist nur dem Leiter des Unternehmens sowie dem an der Ausbildung beteiligten Personalverantwortlichen möglich. Gewöhnliche Untergebene dürfen die gesammelten Informationen nicht einsehen.
Arbeitgeber garantiert ArbeitnehmerangelegenheitenVertraulichkeit. Informationen dieser Art werden nicht veröffentlicht. Auf Anfrage werden dem Personal am Tag der Entlassung Kopien der Unterlagen zur Verfügung gestellt. Das Unternehmen ist für die Sicherheit von Informationen, die in persönlichen Dateien verfügbar sind, gegenüber Untergebenen verantwortlich.
Sie sollten sich auch ein für alle Mal daran erinnern - das Dossier ist es nichtvon Untergebenen unter keinem Vorwand ausgestellt. Mitarbeiter haben nicht das Recht, persönliche Akten zu führen und deren Auslieferung zu verlangen. Erst bei Kündigung können Sie hier Daten anfordern. Der Arbeitgeber gibt dem Rahmen nur Kopien von Informationen, die in persönlichen Dateien gespeichert sind. Sonst wird niemand gebraucht. Keiner der Untergebenen hat das Recht, diese Unterlagen bei Übertragung auf ein anderes Unternehmen oder bei endgültiger Kündigung des Arbeitsverhältnisses zu beschlagnahmen. Es ist bereits gesagt worden - jeder Arbeitgeber hat 75 Jahre lang ein Dossier über Arbeitnehmer geführt. Diese Frist kann unter Umständen verlängert werden.
Nun ein wenig darüber, wie es zusammengesetzt istähnliche Dokumentation. In der Tat sind die Regeln für die Bildung von Fällen von Untergebenen nicht gesetzlich festgelegt. Und diese Frage entscheidet die Geschäftsführung des Unternehmens. Sie bestimmt selbst, welche Informationen gespeichert werden sollen und wie die Dossiers der Untergebenen zu organisieren sind. Dies ist das Hauptproblem des gesamten Bildungsprozesses.
Unabhängig von der Wahl der Regeln werden jedoch einige Daten in jeder Situation in einer persönlichen Datei gespeichert. Welche Art von Dokumenten findet man in all diesen Dokumenten? Das:
Die obige Liste ist obligatorischPapier. Bei anderen Informationen können jedoch bestimmte Probleme auftreten. Schließlich können nicht alle Informationen über Untergebene in eine private Angelegenheit eingegeben werden. Dies hat einige Einschränkungen. Auf welche Punkte muss ich achten, um Beschwerden über die unsachgemäße Erstellung persönlicher Personalakten zu vermeiden?
In der Tat, wenn Sie wirklich tief in gehenBei allen Fragen der Registrierung und der Bildung persönlicher Unterlagen von Mitarbeitern kann man sich verwirren. Bevor Sie das Archiv starten, sollten Sie sich daher nur an einige Funktionen erinnern. Genauer gesagt, die Verbote. Sie sind für alle Unternehmen relevant, unabhängig von den festgelegten Regeln. Es ist unmöglich:
Und welche spezifischen Dokumente enthalten sein könnenAkten unter Berücksichtigung? Was ist in der Praxis zusätzlich zu den oben genannten Abhandlungen in persönlichen Angelegenheiten zu finden? Um Fehler zu vermeiden, können Sie die Tipps zum Sammeln von Informationen für Mitarbeiterdateien befolgen.
Die Zusammensetzung der Personalakte ist vielfältig.Es wurde bereits gesagt, dass das Unternehmen selbst die Regeln für die Pflege dieser Dokumentation festlegt. Daher ist es unmöglich, genau zu sagen, was in den Archiven aufgezeichnet ist. Dokumente, die ohne Fehler gefunden wurden, sind bereits aufgelistet. Um jedoch Fehler zu vermeiden, wurde eine bestimmte Liste der zur Aufbewahrung zugelassenen Papiere erfunden. Was sollte in der Personalakte sein? Wenn Sie die zuvor aufgelisteten Objekte ausschließen, bleibt es (hauptsächlich in Form von Kopien):
Vergessen Sie nicht, dass jemand verantwortlich istDer Arbeitgeber erstellt verschiedene Gesetze, um die Arbeitsabläufe einzuhalten und seine eigene Sicherheit zu gewährleisten. Zum Beispiel die Weigerung, die Entlassungsanordnung zu unterzeichnen. Solche Unterlagen sollten auch in persönlichen Akten aufbewahrt werden. Das Ergebnis der Zertifizierungsarbeiten und anderer Aufträge, die sich auf die Arbeit eines bestimmten Rahmens auswirken, sind einige weitere Elemente, die in das Dossier eingegeben werden dürfen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist also die Lagerungpersönliche Dateien genannt. Ein Dokument, das dem Arbeitgeber viel Ärger bereiten kann. Es muss in jeder persönlichen Angelegenheit verpflichtend sein. Ansonsten können Sie der Führung die Schuld geben, dass einige Papiere illegal beigefügt wurden. Ein persönlicher Datensatz ist ein spezielles Dokument, in dem alle an den Ordner angehängten Dokumente aufgeführt sind. Es steht ganz am Anfang des Dossiers. Ohne Inventar kann der Arbeitgeber Probleme haben. Der Mitarbeiter kann Fälschungen oder Diebstahl bestimmter Dokumente vorwerfen.
Die Erstellung einer Personalakte ist kein solcher Vorgangschwierig, wenn Sie sich richtig darauf vorbereiten. Der Arbeitgeber sollte hier einfach alle wichtigen Informationen über die Tätigkeiten des Arbeitnehmers eingeben. Persönliche Informationen über das Personal sind jedoch verboten. Ein Beispiel für Religion wurde bereits gegeben. Die Zusammensetzung der Familie und der besondere Lebensstil des Untergebenen sind ebenfalls tabu.
Aber einige Leistungen des Mitarbeiters solltenin persönlichen Dateien eingegeben werden. Dies ist keine obligatorische Komponente, es wird jedoch empfohlen, diese nicht zu vernachlässigen. Vor allem, wenn es um einen wirklich talentierten Rahmen geht. Es ist erlaubt, Informationen über die erhaltenen Auszeichnungen, Titel, Diplome, Medaillen, Diplome einzugeben.
Dokumente in einer persönlichen Datei können hiervon abweichenIch verstehe Die genaue Liste wird von jedem Unternehmen nach Ermessen des Leiters erstellt. Aber die häufigste Liste der Papiere wurde bereits aufgeführt. Bei der Erstellung und Pflege eines Dossiers sollte eine kleine Regel beachtet werden. Dies ist ein obligatorischer Punkt, dessen Verletzung nicht erlaubt ist. Persönliche Angelegenheiten zu erledigen ist eine verantwortungsvolle Beschäftigung. Es bedarf besonderer Sorgfalt.
Es geht um die Größe persönlicher Dateien.Nach den geltenden Regeln sollte die Dicke des Ordners, der für die Unterlagen eines bestimmten Rahmens reserviert ist, 4 Zentimeter nicht überschreiten. Wenn das Volumen den festgelegten Grenzwert überschreitet, ist es besser, ein neues Unternehmen zu gründen. Und markieren Sie es einfach als Fortsetzung der vorhandenen Dokumentation.
In der Praxis gibt es sehr seltene Fälle, in denenin der Dicke erreichen mehr als 4 Zentimeter. Aus diesem Grund müssen Sie sich nur an die festgelegte Regel erinnern und sich keine Sorgen über ihren Ausfall machen. Wenn für den Rahmen viel Dokumentation vorhanden ist, wird eine spezielle Prüfung durchgeführt. Aufgrund seiner Ergebnisse beschließt der Arbeitgeber, das Dossier in mehrere Teile aufzuteilen.
Das Verfahren zum Bilden von Fällen ist einfach.Es genügt festzustellen, welche Dokumentation hier abgelegt werden kann. Als nächstes sollten Sie sich an die zuvor genannten Einschränkungen erinnern. Und dann entsteht bereits ein Geschäft. Der erste Schritt besteht darin, ein Cover zu erstellen. Es genügt, spezielle Ordner mit dem Namen "Case" zu erwerben. Sie speichern normalerweise alle Dokumente eines bestimmten Rahmens.
Weiter auf der Titelseite (in diesem Fall amOrdnerabdeckung) sind persönliche Informationen über den Rahmen. Nämlich - vollständiger Name Im unteren Bereich ist das Datum des Dokumentationsbeginns obligatorisch. Was sollte in der Personalakte sein?
Ein Inventar ist als erste Seite beigefügt.Sie können es vernachlässigen, aber dies wird nicht empfohlen. Dieses Papier vereinfacht das Leben erheblich und entbindet einen Teil der Verantwortung des Arbeitgebers für die Sicherheit der in den Unterlagen enthaltenen Informationsträger - das, was nicht im Inventar angegeben ist, wird nicht in der Personalakte gespeichert.
Danach eine Vielzahl vonDokumente, die in direktem Zusammenhang mit dem Untergebenen stehen. So entsteht die Zusammensetzung der Personalakte. Es ist empfehlenswert, Kopien oder Originale von Unterlagen so einzureichen, wie sie eingegangen sind - zuerst das Antragsformular des Antragstellers, dann ein Antrag auf Beschäftigung, eine Anweisung des Arbeitgebers, eine bestimmte Stelle zu besetzen und so weiter. Der Fall endet mit einem Entlassungsbeschluss und einem unterzeichneten Gesetz über den Erhalt eines Arbeitsbuchs.
Das ist noch nicht allesDas Formen von Fällen ist eine mühsame Arbeit, obwohl sie relativ einfach ist. Es gibt eine weitere kleine Einschränkung, die dem Arbeitgeber Unannehmlichkeiten bereiten kann. Der Personalverantwortliche, der die Informationen in der Personalakte der Untergebenen umsetzt, muss die Anzahl der Blätter im Ordner überwachen. Es sollten nicht mehr als 250 Stück sein. Bei Überschreitung wird der zweite Teil der Personalakte für den einen oder anderen Mitarbeiter gestartet.
Jetzt ist klar, wie es läuft.Mitarbeiter in Unternehmen. Der ganze Prozess endet hier nicht. Wenn das Unternehmen beschließt, diese Art von Dokumentation aufzubewahren, sollte es ein spezielles persönliches Tagebuch führen. Was ist das?
Diese Komponente ist eine Liste.alle verfügbaren Dateien zu Mitarbeitern. Hier werden die Anzahl der festgestellten Fälle, die persönlichen (persönlichen) Daten der Untergebenen, die Daten der Bildung bestimmter "persönlicher Ordner" veröffentlicht.
Es gibt kein einziges Mustermagazin.Der Arbeitgeber hat das Recht, ein solches Datenarchiv nach eigenem Ermessen anzulegen. In letzter Zeit ist ein elektronisches Journal ein äußerst verbreitetes Formular. Eine gute Idee für diejenigen, die nicht wirklich Papierkram machen wollen. Das Wichtigste ist, die relevanten Journalfelder rechtzeitig auszufüllen. Dann finden Sie leicht Informationen für jeden Mitarbeiter.
Jetzt ist klar, wie die Formation aussehen sollpersönliche Angelegenheit. Dies ist ein sehr einfacher, aber komplizierter Prozess, dessen Umsetzung in keiner Weise durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegt ist. Arbeitgeber erstellen unabhängig Dokumente, die in persönlichen Dateien gespeichert werden. Die Form der Informationsdarstellung kann ebenfalls gewählt werden.
Es wird empfohlen, sich nicht auf persönliche Angelegenheiten zu beziehenOriginaldokumente - nur Kopien in einer einzigen Kopie. Wir müssen den Dossiers der Mitarbeiter besondere Aufmerksamkeit schenken - das Verlieren von Informationen, die in dieser Art von Dokumentation enthalten sind, kann zu Problemen für den Manager führen. In der Tat ist der Arbeitgeber bei der Erhebung von Daten über Untergebene, wie bereits erwähnt, verpflichtet, die vollständige Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten. Diese Regel gilt für die Arbeitszeit und für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung von Unterlagen nach der Entlassung des Rahmens. Das ist alles. Die grundlegenden Informationen zur Bildung von Personalfällen wurden vollständig untersucht. Die Merkmale und die Zusammensetzung dieses Prozesses sollten von jedem Unternehmen anerkannt werden. Einige versuchen sogar, dies nicht zu tun. Die Registrierung von Fällen (persönlich) ist nicht obligatorisch, aber für den Arbeitgeber sehr nützlich.
