Формирование дел сотрудников - процесс, которая on pakollista melkein kaikille yrityksille. Venäjällä vahvistettujen sääntöjen mukaan jokaisella työnantajalla on oltava eräänlainen asiakirja-aineisto jokaisesta työntekijästä. Tämä asiakirja pystyy kuvaamaan alaista hänen työsuhteestaan asti. Henkilökohtaisia asioita ei löydy vain työstä, vaan myös esimerkiksi yliopistosta. Joka tapauksessa tämä asiakirja on tärkeä. Sen on oltava oikein muotoiltu. Mutta miten se tehdään? Missä tapauksissa tällaisten asiakirjojen säilyttäminen ei ole välttämätöntä? Mitä voidaan ja ei voida sijoittaa yksityiseen asiaan? Kaiken tämän ymmärtäminen ei ole niin vaikeaa kuin miltä se näyttää.
Työntekijän henkilökohtainen asiakirja -aineisto on eräänlainen asiakirja, joka tallentaa kaikki tiettyä kehystä koskevat asiakirjat. Se koostuu kansista ja erityisistä papereista, jotka liittyvät alaisuuteen.
Tällainen dokumentointi alkaa hetihenkilöstön työllistäminen. Ja se on suoritettava työntekijän irtisanomiseen asti. Sitten asia siirretään arkistoon säilytettäväksi. Et voi tuhota tätä asiakirjaa tietyn ajan.
Tapausten muodostuminen on kaukana kaikkeinpakollinen prosessi. Joissakin tapauksissa voit välttää sen. Mutta sitten tiedon kerääminen tästä tai toisesta alaisesta on erittäin ongelmallista. Yleensä tämä menettely suoritetaan suurissa organisaatioissa. Luodaan koko tietokanta, joka näyttää tietoja jokaisesta alaisesta.
On jo sanottu, että työntekijöiden asioiden hoitaminen ei ole ollenkaan välttämätöntä. Mutta millä tahansa itseään kunnioittavalla yrityksellä on tällainen dokumentaatio. Milloin asiakirja -aineiston laatiminen on pakollista ja milloin ei?
Missään laissa ei ole sääntöjätästä asiasta. Mutta käytännössä käy ilmi, että suuret yritykset muodostavat henkilökohtaisia tiedostoja alaisilleen ja pienet eivät. On suositeltavaa käsitellä tätä ongelmaa yrityksille, joiden liikevaihto on suuri.
Usein järjestöt eivät hoita henkilökohtaisia asioita kaikille alaisilleen, vaan vain tietyille työntekijöille. Useimmiten ne ovat:
On suositeltavaa olla laiska ja käyttäytyä tällä tavallaasiakirjoja kaikille alaisille. Työntekijän tiedostojen muodostamisprosessi ei ole niin vaikea muistaa. Vain kaikkia kehyksen tietoja heijastavia asiakirjoja ei voida tallentaa tähän. Mitä prosessin ominaisuuksia kannattaa muistaa? Pienikin rikkomus työnantajalle ei voi osoittautua parhaalla mahdollisella tavalla. Siksi sinun on tutkittava huolellisesti käsillä oleva tehtävä.
On jo sanottu, että alaisten henkilökohtaiset tiedostotvaikka henkilö on lopettanut, he pysyvät yrityksessä. Niitä ei jaeta, vaan ne sijoitetaan erityisiin arkistoihin. Jopa sähköinen henkilöstötietojen tallentaminen on sallittua. Mutta paperiversiossa tapausten pitäisi tapahtua.
Joitakin sääntöjä on noudatettavanoudattaa pomoa. Tiedostojen säilyttäminen on lähes loputon prosessi. Et voi tuhota näitä asiakirjoja 75 vuoden ajan siitä hetkestä, kun jäljettömöt lakkasivat toimimasta.
Tästä syystä monet yritykset yrittävätälä vaivaudu liikaa keräämään tietoja tietyistä alaisista. Harvat yritykset ovat olleet olemassa yli 75 vuoden ajan. Yritykset avautuvat ja sulkeutuvat usein, kun taas henkilökohtaiset tiedostot säilyvät arkistossa.
Asiakirjojen säilyttämisen yksinkertaistamiseksi ne keksiväterilaisia sääntöjä. Periaatteessa nämä asiakirjat tallennetaan aakkosjärjestykseen lajittelun jälkeen. Lisäksi on suositeltavaa luoda arkistoja vuosittain. Tämä lähestymistapa yksinkertaistaa tietojen etsimistä työntekijöistä, jotka olivat yrityksen palveluksessa tiettynä ajankohtana.
Tässä asiassa on vielä yksi erikoisuus.Koko ongelma on se, että osa henkilökohtaisista tiedostoista on pysyvästi tallennettu yrityksen arkistoon. Eikä niitä tuhota 10 eikä 100 vuoden kuluttua. Järjestön johtajien asiakirjat sekä virkamiesten asiakirjat kuuluvat tämän säännön piiriin. Älä unohda alaisia, joilla on palkintoja, mitaleja ja erilaisia nimikkeitä.
Seuraava asia on tutkittujen pääsydokumentointi. Usein työntekijätiedostot sisältävät tietoja, jotka on tarkoitettu yksinomaan työnantajalle. Ja suurimman osan työntekijöistä ei tarvitse tuntea heitä.
Usein tapaukset ovat salattuja, vain yrityksen päällikkö ja kokoonpanoon osallistuva henkilöstöpäällikkö pääsevät niihin käsiksi. Tavalliset alaiset eivät saa tarkastella kerättyjä tietoja.
Työnantaja takaa työntekijöiden asiatluottamuksellisuus. Tällaista tietoa ei julkisteta. Pyynnöstä kopiot asiakirjoista toimitetaan henkilöstölle irtisanomispäivänä. Yhtiö on vastuussa alaisilleen henkilötietojen turvallisuudesta.
Sinun pitäisi myös muistaa lopullisesti - asiakirja -aineisto ei oleannetaan alaisille ilman tekosyitä. Työntekijöillä ei ole oikeutta ottaa henkilökohtaisia tiedostoja ja vaatia niiden luovuttamista. Vain irtisanomisen jälkeen voit pyytää tietoja täältä. Työnantaja antaa henkilökunnalle vain kopioita henkilökohtaisiin tiedostoihin tallennetuista tiedoista. Et tarvitse toista. Kenelläkään alaisella ei ole oikeutta peruuttaa näitä asiakirjoja siirrolla toiselle yritykselle tai lopullisesti erotettuna työsuhteesta. On jo sanottu, että jokainen työnantaja on säilyttänyt asiakirja -aineiston työntekijöistään 75 vuoden ajan. Tätä määräaikaa voidaan pidentää tietyissä olosuhteissa.
Nyt vähän siitä, kuinka tarkalleenvastaavaa dokumentaatiota. Todellisuudessa alempien tapausten muodostamista koskevat säännöt eivät ole laillisesti vahvistettuja. Ja tästä asiasta päättää yrityksen johto. Se määrittää itse, mitä tietoja tulisi tallentaa ja kuinka järjestää alaisten tiedostot. Tämä on koko muodostumisprosessin pääongelma.
Riippumatta sääntöjen valinnasta osa tiedoista tallennetaan joka tapauksessa henkilökohtaiseen tiedostoon. Millaisia asiakirjoja kaikista tällaisista asiakirjoista löytyy? Se:
Yllä oleva luettelo on pakollinenpaperi. Mutta muilla tiedoilla voi ilmetä tiettyjä ongelmia. Loppujen lopuksi kaikkia tietoja alaisista ei voida syöttää henkilökohtaiseen tiedostoon. Tähän liittyy joitakin rajoituksia. Mihin seikkoihin kannattaa kiinnittää huomiota, jotta vältetään valitukset henkilöstön henkilökohtaisten asiakirjojen virheellisestä muodostamisesta?
Itse asiassa, jos todella mennä syvemmällekaikki työntekijöiden rekisteröintiin ja henkilökohtaisten asiakirjojen muodostamiseen liittyvät asiat voivat sekoittua. Siksi, ennen kuin aloitat arkiston, muista vain muutamia ominaisuuksia. Tai pikemminkin kieltoja. Ne ovat merkityksellisiä kaikille yrityksille vahvistetuista säännöistä riippumatta. Se on kielletty:
Ja mitä erityisiä asiakirjoja voidaan sisällyttääkäsiteltävät asiakirjat? Mitä edellä mainittujen asiakirjojen lisäksi käytännössä löytyy henkilökohtaisista tiedostoista? Virheiden välttämiseksi voit seurata vinkkejä tietojen keräämiseen työntekijöiden asiakirja -aineistosta.
Henkilökohtaisen tiedoston koostumus vaihtelee.On jo sanottu, että yhtiö itse asettaa säännöt tämän asiakirjan säilyttämisestä. Siksi on mahdotonta sanoa varmasti, mitä arkistoihin on tallennettu. Pakolliset asiakirjat on jo lueteltu. Virheiden välttämiseksi on kuitenkin keksitty tietty luettelo sallituista papereista. Mitä pitäisi olla henkilökohtaisessa tiedostossa? Jos suljet pois aiemmin luetellut objektit, se säilyy (pääasiassa kopioiden muodossa):
Älä unohda, että kaikki vastuussatyönantaja laatii erilaisia lakeja noudattaakseen työprosesseja ja varmistaakseen oman turvallisuutensa. Esimerkiksi irtisanomiskäskyn allekirjoittamisesta kieltäytymisestä. Tällaiset asiakirjat olisi myös säilytettävä henkilökohtaisissa tiedostoissa. Sertifiointityön tulokset ja muut tietyn kaaderin työhön vaikuttavat tilaukset ovat vielä muutamia kohtia, jotka voidaan sisällyttää asiakirja -aineistoon.
Toinen tärkeä asia on varastointijota kutsutaan henkilökohtaisen tiedoston luetteloksi. Asiakirja, joka voi aiheuttaa paljon ongelmia työnantajalle. Sen on oltava pakollinen kaikissa henkilökohtaisissa tiedostoissa. Muussa tapauksessa voit syyttää johtoa siitä, että jotkut paperit on liitetty laittomasti. Henkilökohtaisen tiedoston luettelo on erityinen asiakirja, jossa luetellaan kaikki kansioon liitetyt asiakirjat. Sijoitettu asiakirja -aineiston alkuun. Ilman inventaariota työnantajalla voi olla ongelmia. Työntekijä voi syyttää tiettyjen asiakirjojen väärentämisestä tai varastamisesta.
Henkilökohtaisen tiedoston muodostaminen ei ole tällainen prosessivaikeaa, jos siihen on valmistauduttu kunnolla. Työnantajan tulee syöttää tähän kaikki tärkeät tiedot työntekijän toiminnasta. Henkilötietojen syöttäminen on kuitenkin kielletty. Esimerkki uskonnosta on jo annettu. Myös perheen kokoonpano ja alaisen elämäntavan erityispiirteet ovat tabuja.
Mutta joidenkin työntekijöiden saavutusten on oltavasyötetään henkilökohtaisiin tiedostoihin. Tämä ei ole pakollinen osa, mutta on suositeltavaa olla jättämättä sitä huomiotta. Varsinkin kun kyse on todella lahjakkaasta ihmisestä. On sallittua syöttää tietoja saaduista palkinnoista, tittelistä, todistuksista, mitaleista, tutkintotodistuksista.
Henkilökohtaisen tiedoston asiakirjat voivat olla erilaisiaasia selvä. Tarkan luettelon laatii jokainen yritys päällikön harkinnan mukaan. Yleisin arvopaperiluettelo on kuitenkin jo listattu. Aineistoa laadittaessa ja ylläpidettäessä on pidettävä mielessä yksi pieni sääntö. Tämä on pakollinen lauseke, jonka rikkominen ei ole sallittua. Henkilökohtaisten asioiden hoitaminen on vastuullista työtä. Se vaatii erityistä hoitoa.
Kyse on henkilökohtaisten tiedostojen koosta.Vakiintuneiden sääntöjen mukaan voimme sanoa, että tietyn kehyksen asiakirja -aineistolle varatun kansion paksuuden ei tulisi ylittää 4 senttimetriä. Jos äänenvoimakkuus on suurempi kuin asetettu raja, on parempi aloittaa uusi tapaus. Ja vain jotenkin merkitse se olemassa olevan dokumentaation jatkamisen varjolla.
Käytännössä tällaisia tapauksia löytyy hyvin harvoinpaksuus on yli 4 senttimetriä. Siksi sinun pitäisi vain muistaa vakiintunut sääntö äläkä huolehtia sen rikkomisesta. Jos henkilöstölle on paljon asiakirjoja, tehdään erityinen tarkistus. Tulosten perusteella työnantaja päättää jakaa aineiston useisiin osiin.
Tapausten muodostusjärjestys on yksinkertainen.Riittää, kun määritellään, millaisia asiakirjoja voidaan tallentaa tähän. Seuraavaksi sinun on muistettava aiemmin annetut rajoitukset. Ja sitten tapaus luodaan jo. Ensimmäinen askel on tehdä kansi. Riittää, kun ostat erityisiä kansioita nimellä "Case". Ne tallentavat yleensä kaikki tietyn kehyksen asiakirjat.
Edelleen otsikkosivulla (tässä tapauksessakansion kansi) kehyksen henkilökohtaiset tiedot kirjoitetaan. Nimittäin - koko nimi. Alareunassa asiakirjojen aloituspäivämäärä on pakollinen. Mitä pitäisi olla henkilökohtaisessa tiedostossa?
Luettelo on liitteenä ensimmäisellä sivulla.Sen voi laiminlyödä, mutta sitä ei suositella. Tämä paperi helpottaa elämää ja poistaa osan työnantajan vastuusta asiakirja -aineistossa olevien tietovälineiden turvallisuudesta - mitä luettelossa ei ole mainittu, ei tallenneta henkilökohtaiseen tiedostoon.
Tämän jälkeen kansio sisältää erilaisiaasiakirjat, jotka liittyvät suoraan alaisuuteen. Näin muodostetaan henkilökohtaisen tiedoston kokoonpano. On suositeltavaa lähettää asiakirjojen kopiot tai alkuperäiset asiakirjat sellaisina kuin ne on vastaanotettu - ensin hakijan kyselylomake, sitten työhakemus, työnantajan määräys nimittää tiettyyn tehtävään ja niin edelleen. Asia päättyy irtisanomismääräykseen ja allekirjoitettuun asiakirjaan työkirjan vastaanottamisesta.
Ei siinä kaikki.Tapausten muodostaminen on työlästä työtä, vaikkakin suhteellisen yksinkertaista. On vielä yksi pieni rajoitus, joka voi aiheuttaa haittaa työnantajalle. Henkilöstöpäällikön, joka syöttää tietoja alaistensa henkilökohtaisiin tiedostoihin, on seurattava kansion arkkien määrää. Niitä saa olla enintään 250. Jos se ylittyy, henkilökohtaisen tiedoston toinen osa käynnistetään tälle tai tälle työntekijälle.
Nyt on selvää, miten tapausten syntyminen tapahtuutyöntekijöitä yrityksissä. Koko prosessi ei pääty tähän. Jos yritys päättää säilyttää tällaiset asiakirjat, sillä on oltava erityinen päiväkirja henkilökohtaisista tiedostoista. Mikä se on?
Tämä komponentti on luettelokaikki saatavilla olevat työntekijätiedostot. Se julkaisee useita tapauksia, alaistensa henkilökohtaisia (henkilökohtaisia) tietoja, tiettyjen "henkilökohtaisten kansioiden" muodostamispäivämääriä.
Lehdestä ei ole yhtä näytettä.Työnantajalla on täysi oikeus luoda tällainen tietoarkisto harkintansa mukaan. Viime aikoina erittäin yleinen muoto on sähköinen päiväkirja. Hyvä idea niille, jotka eivät halua tehdä liikaa paperityötä. Tärkeintä on täyttää päiväkirjan asianmukaiset kentät ajoissa. Sitten löydät helposti tietoa jokaisesta työntekijästä ilman ongelmia.
Tästä lähtien on selvää, miten muodostuminen tapahtuuhenkilökohtainen tiedosto. Tämä on hyvin yksinkertainen mutta hämmentävä prosessi, jonka menettelyä ei ole millään tavalla vahvistettu Venäjän federaation lainsäädännössä. Työnantajat laativat itsenäisesti asiakirjoja, jotka tallennetaan henkilökohtaisiin tiedostoihin. Voit myös valita tiedon esitystavan.
On suositeltavaa olla soveltamatta henkilökohtaisiin asioihinasiakirjojen alkuperäiset - vain kopiot yhdessä kopiossa. Työntekijäasiakirjoja on käsiteltävä erityisen tarkasti - tällaisiin asiakirjoihin syötettyjen tietojen vuotaminen voi aiheuttaa ongelmia johtajalle. Kerätessään tietoja alaisistaan, kuten jo mainittiin, työnantaja sitoutuu todellakin varmistamaan tietojen täydellisen luottamuksellisuuden. Tämä sääntö koskee sekä työaikaa että koko asiakirjojen säilytysaikaa henkilöstön irtisanomisen jälkeen. Siinä kaikki. Perustiedot henkilöstöasioiden muodostamisesta on tutkittu kokonaisuudessaan. Tämän prosessin erityispiirteet ja koostumus tulisi selvittää jokaiselta yritykseltä. Jotkut yrittävät olla tekemättä sitä ollenkaan. Tapausten rekisteröinti (henkilökohtainen) ei ole pakollista, mutta erittäin hyödyllistä työnantajalle.
