Jokainen yrityksen tai organisaation liiketoimi on dokumentoitava, eli se on virallistettava asianmukaisilla ensisijaisilla asiakirjoilla.
Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat ovat perustanatietojen kirjaaminen kirjanpitorekistereihin, jotka vastaavat liiketoimia kirjanpidossa. Nämä asiakirjat ovat keskeisiä vero- ja taloudellisen raportoinnin valmistelussa.
Toisin sanoen ensisijaiset asiakirjatkirjanpitotiedot kuvaavat ehdottomasti kaikkia liiketoimia, joita yritys suorittaa. Ne tallennetaan organisaatioon omiin tarpeisiinsa ja esittelyyn sääntelyviranomaisille sekä muihin tarkoituksiin. Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat voidaan tuhota vasta niiden lakisääteisten säilytysaikojen päättymisen jälkeen.
Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjatkirjaa liiketoimien tosiasiat. Tietojen yksinkertaistamiseksi ne laaditaan konsolidoiduissa kirjanpitoasiakirjoissa. Kirjanpitotarkoituksiin käytetään kahden tyyppisiä asiakirjoja: ensisijaiset asiakirjat ja kirjanpitorekisterit.
Ensisijainen asiakirja on asiakirja, joka sisältää tietoja tietystä liiketoimesta ja vahvistaa sen toteuttamisen tosiasialla.
Ensisijaiset asiakirjat laaditaan tiukastilainsäädännön vaatimusten mukaisesti sisällyttämällä siihen kaikki pakolliset tiedot. Näitä ovat: asiakirjan otsikko; valmistuspaikka ja -päivä; sen oikeushenkilön nimi, jonka puolesta asiakirja laaditaan; toimenpiteen määrä ja sisältö käyttöyksiköt; vastuuhenkilöiden tehtävät; liiketoimen suorittaneen henkilön henkilökohtainen tai sähköinen allekirjoitus. Vain tällä ehdolla ne ovat oikeudellisesti sitovia.
Ensisijaisten asiakirjojen päätyypit:kululaskut; maksumääräykset; maksukuitit; suoritetut työt; kassakulut ja kuittitilaukset, ennakkoraportit jne. Nämä asiakirjat sisältävät tietoja suoritetusta liiketoimesta.
Useissa laissa säädetyissä tapauksissa ensisijaisten asiakirjojen muodot luokitellaan tiukoiksi ilmoituslomakkeiksi.
Transaktiotyypeistä riippuen ensisijaiset asiakirjat jaetaan edelleen kirjanpitoon ja palkitsemiseen, käyttöomaisuuden kirjanpitoon, käteissuoritusten kirjanpitoon, käteistapahtumien kirjanpitoon jne.
Ensisijaiset kirjanpitoasiakirjatlaaditaan liiketoimien toteuttamisen aikana tai välittömästi niiden toteuttamisen jälkeen. Ne voivat koostua joko valmiista lomakkeista mustalla (sinisellä) musteella tai leimalla, faksilla tai muulla vakiintuneella menetelmällä. Kohtuuttomat korjaukset ja asiakirjojen poistaminen ovat kiellettyjä. Virheet voidaan korjata vain korjaavalla tavalla poistamalla virheelliset tiedot ja kirjoittamalla oikeat tiedot. Teksti "korjattu" tehdään, päivämäärä ilmoitetaan ja vastuuhenkilön allekirjoitus laitetaan.
Ensisijaisten paperiasiakirjojen lisäksi on myössähköinen. Niitä kutsutaan asiakirjoiksi, tiedot tallennetaan sähköisenä datana ottaen huomioon kaikki vaaditut yksityiskohdat. Ne luodaan, lähetetään, tallennetaan ja muunnetaan sähköisin keinoin visuaaliseen muotoon. Lainsäädännön mukaan yrityksillä on oikeus käyttää sähköisiä asiakirjoja toiminnassaan. Tässä tapauksessa edellytyksenä on sähköistä allekirjoitusta koskevan lain noudattaminen.
Ensisijaiset kirjanpitotiedot säilytetäänpääkirjanpitäjän valvonnassa. Yrityksen omistaja on vastuussa heidän turvallisuudestaan. Käsiteltävät asiakirjat on siirrettävä arkistoon. Siihen asti heitä pidetään kirjanpito-osastossa suljetuissa kabineteissa.
