Kaikki yritykset ostavat, tulevat varastoon ja käyttävät sitten materiaaleja erilaisiin tarpeisiin. Tässä tapauksessa asiaankuuluvat asiakirjat laaditaan:
1.Jos materiaaleja luovutetaan järjestelmällisesti varastosta osastoille työn ja palvelujen suorittamiseksi, annetaan aita-kortteja. Esimerkiksi: sementti tai tiili rakennustyömaalla, jauhot tai sokeri kulinaarisessa työpajassa.
Ne täytetään kuukauden ajan kahtena kappaleena,yksi jää varastoon ja toinen - aineellisesti vastuullisen henkilön kanssa yrityksen osastolla tai osastolla. Kuukauden lopussa kortti luovutetaan kirjanpitäjälle materiaalien hävittämisen järjestämiseksi.
2. Jos materiaaleja luovutetaan kertaluonteisesti, laaditaan materiaaleja koskeva pyyntö tai lasku. Esimerkiksi: varaosat autokorjaamossa, paperitavarat toimistossa.
Kun aineistot poistetaan, kirjanpitäjä tekee merkinnät ohjelmaan ja ilmoittaa tilille 10 (materiaalit) hyvityksen ja kustannustilin veloitukselle:
Laki materiaalien poistamisesta toteaa niiden tosiasiathävittäminen, laadittu ensisijaisten asiakirjojen perusteella ja komission allekirjoittama. Kirjanpidossa materiaalien kulutus lasketaan rahana. Mutta he saapuvat yritykseen eri erissä, eri aikoina eikä samoilla hinnoilla. Siksi niiden poistamiseen on useita tapoja:
1.Painotettu keskimääräinen kustannusmenetelmä on käytetyin käytäntö. Tätä varten otetaan huomioon vastaanotettujen materiaalien kokonaiskustannukset varastolle ja niiden kokonaismäärä. Keskimääräinen yksikkökustannus lasketaan ja kerrotaan poistettujen materiaalien määrällä.
2. FIFO-menetelmä, kun ensinnäkin ensimmäisen erän materiaalit poistetaan, sitten seuraavat, kun ne saapuvat varastoon.
3.LIFO-menetelmä, jossa ensin kirjataan viimeinen erä materiaaleja, ja sitten niiden ensimmäinen kuitti. Tällöin veloitettu kokonaissumma on suurempi kuin edellisissä menetelmissä. Tätä menetelmää käytetään harvoin esimerkiksi rakentamisessa.
4.Tunnistamismenetelmä, jota käytetään vielä harvemmin, koska se on työläs. Sitä käytetään materiaalien, kuten jalokivien korutöissä, eksklusiivisten ateljeiden yksinoikeustuotteiden, yksittäisten tilausten kirjaamiseen. Kirjanpito suoritetaan materiaalin yksikköhinnalla, koska jokainen mekko valmistetaan yhtenä kappaleena, ja jalokivillä on omat kustannuksensa ja ominaispiirteensä.
Kun täytät asiakirjan materiaalien poistamiseksiilmoitettava sen numero, päivämäärä, materiaalien nimi, mittayksiköt, niiden määrä, hinta, kokonaismäärä, varastointipaikka, poisto syy ja kulutustili. Kolmen hengen toimikunta allekirjoittaa säädökset ilmoittamalla tehtävän ja koko nimen. Yrityksen johtaja hyväksyy lain ja sinetöidään. Myös aineellisesti vastuuhenkilö allekirjoittaa alentamistodistuksen, mutta hän ei ole komission jäsen.
Kirjanpitäjä kirjaa kirjauksen: D (kustannustili), K (materiaalitili).
Rakentamisessa kullekin esineelle johtaja taivanhempi työnjohtaja pitää dokumentaatiota läpi vuoden, laatii projektit, arviot laitoksen jälleenrakentamiseen ja laajentamiseen, asennukseen tai uudisrakentamiseen. Lomake 29 (materiaalien poistaminen) heijastaa rakennustöiden todellisia kustannuksia ja tuotantostandardeja.
Ennen rakentamisen aloittamista organisaation ammatillinen koulutus täyttyylomakkeen 29 ensimmäinen osa, jossa mainitaan tarvittavien materiaalien normit, ja työnjohtaja kirjoittaa samalla määrällä suoritettua työtä. Toisessa osassa työnjohtaja kuvaa materiaalien todelliset kustannukset rakentamisen aikana ja vertaa niitä tuotantostandardeihin.
Rakennus- ja asennustöiden aikana työnjohtaja ilmoittaa todellisesta kulutuksesta ja kustannusten ylityksestä kuukausittain, ja syyt ilmoitetaan perusteluissa.
Hän toimittaa raporttinsa joka kuukausikirjanpito ja ammatillinen koulutus. Sen jälkeen kun rakennuspaikan päällikkö on todennut ja hyväksynyt lomakkeen, se palautetaan työnjohtajalle täyttämään se seuraavassa kuussa. Lomakkeen 29 täyttämisen perustana ovat ensisijaiset kirjanpitoasiakirjat: rahtikirjat, lomake KS-6, jonka mukaan suoritetuista töistä pidetään kirjaa, paikallisia ja yleisiä standardeja rakennusmateriaalien kulutukselle.
Rakennusorganisaatioissa materiaalien poistaminenon tiettyjä ominaisuuksia. Kolme kappaletta laaditulla keräilykortilla on tietoa tarvittavien materiaalien määrästä, vastaanotetuista materiaaleista tosiasiasta ja suunnitelluista normeista. Tiedot näytetään kuukausittain, ja loppuvuoden saldo näytetään kullekin materiaalityypille (hiekka, betoni, kattomateriaalit) ja jokaiselle työtyypille (viimeistelytyöt, apuohjelmat) erikseen.
Keräilykorttien, materiaalin analysointiraportit, lomake 29, suunnittelu- ja arvioasiakirjat, ammatillinen koulutus ja kirjanpito valmistelevat yhdessä peruuttamista koskevat asiakirjat, jotka komission jäsenet allekirjoittavat ja rakennusorganisaation ensimmäinen johtaja hyväksyy.
