Организация работы с кадровыми документами on erityinen vaikutus johtamislaitteiden laatuun sekä työntekijöiden muodostumiseen ja kulttuuriin. Mitä ammattimaisemmin työ tehdään, sitä menestyvämpi koko yrityksen toiminta on.
Minkä tahansa yrityksen sisäinen työnkulkusisältää erilaisia yritystietojen valmistelua, ylläpitoa, täyttöä, kopiointia ja siirtoa koskevia toimia. Kuten käytäntö osoittaa, noin seitsemänkymmentä prosenttia työntekijöiden ajasta viettää juuri näihin tapahtumiin. On sanottava, että asiakirjojen käsittelyn järjestäminen on yhä tärkeämpää. Tätä toimintaa pidetään nykyään yhtenä nykyaikaisen yrityksen kilpailukyvyn päätekijöistä.
Asiakirjoihin liittyvän työn organisointiin kuuluuerityinen lähestymistapa vastaanotettuun ja käsiteltyyn yritystietoon, muodostumisprosessien koordinointi ja muutos tiedon levityksessä. Asiakirjojen kanssa tehtävän työn asianmukainen järjestäminen vähentää hakuaikaa, lisää tietojen tarkkuutta, ajantasaisuutta ja eliminoi redundanssit.
Monien vuosien käytännön perusteella kehitettiin kolme pääasiallista dokumentointityötä: sekoitettu, hajautettu ja keskitetty.
Jälkimmäiseen muotoon sisältyy keskittyminenerilaiset käytettävissä olevat rakennetoimet, jotka ovat yrityksen yksin vastuulla. Tällainen yksikkö voi olla yleinen tai henkilöstöosasto, toimisto ja niin edelleen. Asiakirjat voi suorittaa yksi henkilö, joka on sihteeri. Joka tapauksessa yksikön tai yhden työntekijän vastuisiin sisältyy täyden toimenpidejakson toteuttaminen dokumentoinnin käsittelemiseksi siitä hetkestä alkaen, kun se vastaanotetaan, siirtoon arkistoosastoon. Näihin tapahtumiin sisältyy yritystietojen vastaanotto, käsittely, rekisteröinti, varastointi, toteutuksen hallinta, lähettäminen, viite- ja informaatiotoiminnot, systemaatiot ennen siirtämistä arkistoon.
Keskitetty työn organisointi asiakirjojen kanssapidetään järkevin, ja tässä suhteessa, ja parempana. Tämä pätee erityisesti pieniin yrityksiin. Tätä dokumentoinnin systemaatiomenetelmää käytettäessä tietojenkäsittelytoimien kustannukset vähenevät huomattavasti. Lisäksi työntekijöiden työn organisointia parannetaan huomattavasti. Tämän tyyppisellä asiakirjanhallinnalla toimistolaitteet toimivat tehokkaimmin ja yhtenäisyys saavutetaan dokumentoinnin käsittelyyn liittyvissä metodologisissa ja johtamistoimissa.
Päinvastainen keskitetty järjestelmä onhajautettu järjestelmä. Tässä tapauksessa jokaiselle yksikölle muodostetaan oma dokumentointipalvelu. Näissä yksiköissä kaikki operaatiot suoritetaan itsenäisesti. Hajautettu järjestelmä on ominaista niille instituutioille ja organisaatioille, jotka eroavat toisistaan alueellisesti hajanaisen laitteen suhteen. Lisäksi tämä työjärjestelmä sopii myös niille yrityksille, joiden dokumentaatio eroaa tietyistä erityispiirteistä (esimerkiksi tietosuoja on tarpeen varmistaa).
Sillä välin yleisin muotoon sekoitettu järjestelmä. Tässä tapauksessa tietty osa kaikista toimista (pääsääntöisesti lähetettyjen ja vastaanotettujen asiakirjojen vastaanottamisesta ja käsittelemisestä, varastoinnista, replikoinnista) suoritetaan keskusyksikössä. Samanaikaisesti yrityksen rakenneosastot suorittavat tulostamiseen (luomiseen), systemaation, varastointiin ja arkistointiin valmistautumiseen liittyviä toimia.
Tämän tai sen dokumentointimallin valinta tehdään yrityksen itse rakenteen mukaisesti.
