Yrityksen toiminta ensinnäkinliittyy valtavan määrän asiakirjojen muodostamiseen, jotka ovat sisällöltään ja tyypiltään erilaisia. Mutta kaikki asiakirjat eivät ole arvokkaita. Joistakin voi tulla lähde tutkittaessa taloudellista, kulttuurista ja poliittista elämää, koska ne sisältävät arvokasta tietoa. Muilla asiakirjoilla on kapea käytännön merkitys. Siksi kaikkien asiakirjojen roolia ei voida pitää samana. Tutkimuksen päätehtävänä on tunnistaa historiallisen arvon tietueet ja valita ne varastoitavaksi. Arvon määrää asiakirjojen tietokyky, johtuen tieteellisestä, historiallisesta, taloudellisesta, sosiaalisesta, kulttuurisesta tai poliittisesta merkityksestä.
Asiakirjojen arvon tutkiminen - tunnistaminenasiakirjan sosiokulttuurinen, tieteellinen ja historiallinen arvo ja sen käytännön merkitys, joka perustuu varastoinnin valintaa ja säilytysaikojen vahvistamista koskevan arvon periaatteisiin ja perusteisiin.
Asiakirjat tutkitaan,yleensä yrityksen perustama erityinen asiantuntijakomitea. Komissio perustetaan pätevämpien työntekijöiden joukosta organisaation johtajan määräyksellä, joka koostuu neljästä viiteen henkilöä. Valiokunnan pakolliset jäsenet ovat pääkirjanpitäjä, arkiston päällikkö ja asiakirjatuen osaston päällikkö.
Komissio perustuu työssään arkistoinnin käytännön ja teorian kehittämiin periaatteisiin. Nämä ovat kattavuuden, historialismin, sosiaalipoliittisen neutraalisuuden ja monimutkaisuuden periaatteita.
Kun nämä periaatteet pidetään mielessä,perusteet, joiden perusteella asiakirja tutkitaan. Kriteerit ovat joukko ominaisuuksia, jotka dokumentaation on täytettävä. Tietojen arvon määrittämiseksi on tällä hetkellä 3 pääryhmää:
1. alkuperä;
2. sisältö;
3. ulkoiset ominaisuudet.
Asiakirjan alkuperäkriteerien ryhmä sisältää seuraavat parametrit:
1. Asiakirjan tuottaneen henkilön tai laitoksen merkitys. Mitä merkittävämpi sen rooli kansantaloudessa, hallintojärjestelmässä, tiede, kulttuuri ja muilla aloilla on, sitä arvokkaampia tiedot ovat.
2. Asiakirjojen laatimispaikka ja -aika. Tiedot, jotka on tallennettu samanaikaisesti kuvatun tapahtuman kanssa tai pian sen jälkeen, kun niitä pidetään tärkeinä. Lisäksi tiedot ovat tärkeämpiä, jos ne tallennetaan samaan paikkaan, jossa tapahtuma tapahtui.
3. Asiakirjojen intensiteetti. Mitä vähemmän julkaisuja on, sitä arvokkaampaa tieto on.
Siksi asiakirjojen arvon tarkastelu on suunniteltu korostamaan niitä asiakirjoja, jotka heijastavat julkisen elämän tai tietyn organisaation historiaa ratkaisevina hetkinä.
Sisältökriteerit sisältävät seuraavat perusparametrit:
1. Tietojen arvo. Ainutlaatuista tietoa sisältävät asiakirjat ovat erittäin arvostettuja tutkimuksen aikana.
2. Asiakirjatyypit. Työssä on etusija annettava asiakirjoille, joiden tarkoituksena on tallentaa organisaation toiminnan ja yhteiskunnan elämän tärkeimmät näkökohdat.
3. Toista tiedot. Tiedot ovat arvokkaampia, mitä harvemmin niitä löytyy.
Ulkopuoliset kriteerit sisältävät:
1. Asiakirjojen aitous. Asiakirjojen arvon tutkiminen on myös välttämätöntä tietojen aitouden arvioimiseksi. Jos kopio arvioidaan, se on kehystettävä ja varmennettava oikein.
2. Asiakirjojen lainvoima. Asiakirjojen oikea suorittaminen on erittäin tärkeää toimistotyössä, kuten jo todettiin.
3. Dokumentaation säilyvyys.
4. Taiteelliset piirteet.
Näitä kriteereitä pidetään ehdollisina. Asiakirjojen arvon tarkastelu voi sisältää muita kriteerejä yrityksen tavoitteista ja ominaisuuksista riippuen.
