Les activités de toute entreprise en premier lieuIl est associé à la formation d’un grand nombre de documents de contenu et de type différents. Mais toute la documentation n'a pas de valeur. Certains peuvent devenir une source pour étudier la vie économique, culturelle et politique, car ils contiennent des informations précieuses. D'autres documents ont une importance pratique. Par conséquent, le rôle de tous les documents ne peut pas être considéré comme identique. La tâche principale de l’examen est de déterminer la documentation de valeur historique et de la sélectionner pour la stocker. La valeur est déterminée par les capacités d’information des documents, en raison de leur importance scientifique, historique, économique, sociale, culturelle ou politique.
Examen de la valeur des documents - identificationvaleur socioculturelle, scientifique et historique du document et son importance pratique sur la base des principes et critères de valeur pour la sélection en vue du stockage et la détermination des périodes de stockage.
L'examen des documents est effectué,en règle générale, par une commission d'experts spéciale créée dans l'entreprise. La commission est créée parmi des employés plus qualifiés sur ordre du responsable de l'organisation de quatre à cinq personnes. Les membres obligatoires de la commission sont le comptable en chef, le responsable des archives et le responsable du service de support à la documentation.
Dans le processus, la commission est basée sur les principes développés par la pratique et la théorie de l'archivage. Ce sont les principes de la globalité, de l'historicisme, de la neutralité sociopolitique et de la complexité.
Sur la base de ces principes ont été développéscritères d’examen du document. Les critères sont un ensemble de fonctionnalités que la documentation doit respecter. Actuellement, il existe 3 groupes principaux de critères pour déterminer la valeur des données:
1. origine;
2. contenu;
3. fonctionnalités externes.
Le groupe de critères pour l'origine du document comprend les paramètres suivants:
1Importance de la personne ou de l'institution qui a créé la documentation. Plus son rôle dans l’économie nationale, l’administration publique, la science, la culture et d’autres secteurs est important, plus les données seront précieuses.
2. Lieu et heure de formation des documents.Les informations importantes sont considérées comme enregistrées simultanément ou peu après l'événement décrit. En outre, les informations seront plus importantes si elles sont enregistrées au même endroit où l'événement s'est produit.
3. L'intensité de la documentation. L'information sera plus utile moins il y aura de publications.
Ainsi, l'examen de la valeur des documents est conçu pour mettre en évidence les documents qui reflètent l'histoire de la vie publique ou d'une organisation particulière à des moments cruciaux.
Les critères de contenu incluent les paramètres clés suivants:
1. La valeur de l'information. Les documents contenant des informations uniques seront grandement appréciés par l'examen.
2. Types de documents. Dans le processus de travail, la préférence doit être donnée aux documents conçus pour enregistrer les aspects les plus importants des activités de l'organisation et de la société.
3. Répétez les informations. L'information sera d'autant plus précieuse que moins on la trouvera.
Les critères de fonctionnalités externes incluent:
1. L'authenticité des documents. Un examen de la valeur des documents est également nécessaire pour évaluer l'authenticité de l'information. Si une copie est évaluée, elle doit être correctement exécutée et certifiée.
2. Validité juridique de la documentation. Comme nous l'avons déjà noté, la documentation appropriée revêt une grande importance dans le processus de paperasserie.
3. Le degré de conservation de la documentation.
4. Caractéristiques artistiques.
Les critères spécifiés sont considérés conditionnels. Un examen de la valeur des documents peut inclure d'autres critères, en fonction des objectifs et des caractéristiques de l'entreprise.
