Novinari visoko cijene sudjelovanje ukonferencije za novinare, jer pružaju priliku za primanje najrelevantnijih informacija iz prve ruke. U njima sudjeluju predstavnici velikih tvrtki, popularni ljudi. Postoji prilika da se skrene pažnja na bilo koji problem, predstavi nova vrsta usluge, kaže se o uspjesima koje je tvrtka postigla. Napokon, konferencija za novinare središnji je događaj na kojem su riješena brojna važna pitanja i zadaće. Stoga je važno znati pravilno organizirati događaj.
Zainteresirane su velike organizacijeobjektivno izvještavanje o njihovim aktivnostima u medijima, unaprijed planirati učestalost konferencija za novinare. Osim toga, učestalost takvih događaja govori o povjerenju u tisak i može stvoriti osjećaj stabilnosti. Organizacije srednje veličine moraju same odrediti što će za njih biti optimalno. Najčešće se novinari pozivaju svaki mjesec ili kvartalno.
Nakon razmišljanja o glavnoj temi događaja (priča ostanje na tržištu, prezentacija novih usluga tvrtke, analiza aktivnosti za tromjesečje), potrebno je to ukratko formulirati. Trebalo bi zvučati kako bi se skrenula pažnja na nadolazeću konferenciju za novinare.
Preporučljivo je da konferencija za novinare nijepoklopila se s okružnim, gradskim ili velikim događajima koji bi mogli odvratiti značajan dio novinara. Najbolje vrijeme za tiskovnu konferenciju bit će sredinom tjedna, najkasnije u četiri popodne. Također je nepoželjno da se vaš događaj podudara sa sličnim događajem koji će održati vlasti.
Odabir mjesta gdje se planirate zadržatikonferencije za tisak trebale bi se temeljiti na mogućnostima organizacije. Soba mora nužno biti dovoljno prostrana da primi najmanje dvadeset ljudi, ali, s druge strane, ne bi trebalo biti puno slobodnog prostora, kako ne bi stvorili osjećaj beznačajnosti događaja. Trebali biste obratiti pozornost na to ima li mikrofona u dvorani, ako je potrebno, vodite računa o prisutnosti projekcijskih ekrana. Ako su pozvani novinari s TV-a, trebaju im osigurati besplatan prostor za postavljanje TV kamera.
Za pripremu i provođenje konferencije za novinareodržane na visokoj razini, potrebno je sastaviti popis medija čiji će predstavnici sudjelovati u događaju. Dva tjedna prije zakazane konferencije novinarima se šalju priopćenja za javnost, kao i pozivnice koje sadrže temu događaja, ime novinara, datum i mjesto održavanja. Ako je adresa u malo poznatoj ulici, bolje je pozivnici pružiti dijagram prometa. Uoči događaja, kako bi se pojasnio broj gostiju, novinari trebaju nazvati. Napokon mogu zaboraviti pozivnicu ili neće dobiti priopćenje za javnost.
Registracija sudionika vrši se prije početka konferencije. Kasnije domaćin događaja dobiva popunjeni popis pozvanih novinara. Održati konferenciju za tisak stvorili atmosferu gostoljubivosti, trebate voditi računa o stolovima za novinare na kojima bi trebala biti navedena imena medija.
Za novinare, posebnoprezentacijski paketi koji sadrže "brošure", koji uključuju priopćenje za javnost, popis govornika na konferenciji za novinare osoba, promotivne i reklamne materijale.
Tiskovna tajnica odgovorna zakonferencije za tisak, otvara događaj, objavljuje njegovu temu, a zatim predstavlja ljude koji daju konferenciju za tisak. Također je odgovoran za nadzor propisa. Glasnogovornik mora biti u stanju voditi dijalog. Trebao bi, kad postoji razgovor u razgovoru, popuniti stanku koja se pojavi.
Na stolu za kojim sjede osobe,dajući tiskovnu konferenciju, potrebno je postaviti znakove s njihovim imenima i zauzetim položajima. Za događaje osmišljene dulje vrijeme, trebali biste osigurati pauzu za pauzu za kavu, posjet WC-u i sobama za pušače.
