Organizzazione del lavoro con documenti del personaleha un impatto particolare sulla qualità del funzionamento dell'apparato di gestione, nonché sulla formazione e cultura del lavoro dei dipendenti. Più il lavoro viene svolto in modo professionale, maggiore è il successo dell'impresa nel suo insieme.
Flusso documentale interno di qualsiasi aziendacomprende varie attività per la preparazione, la manutenzione, la compilazione, la copiatura, il trasferimento delle informazioni aziendali. Come dimostra la pratica, circa il settanta percento di tutto il tempo che i dipendenti dedicano a questi eventi. Va detto che l'organizzazione del lavoro con i documenti sta diventando sempre più importante. Oggi questa attività è considerata uno dei principali fattori di competitività di un'impresa moderna.
L'organizzazione del lavoro con i documenti comportaun approccio speciale ai dati aziendali ricevuti ed elaborati, coordinamento dei processi di formazione e modifica della diffusione delle informazioni. L'organizzazione competente del lavoro con i documenti riduce i tempi di ricerca, aumenta l'accuratezza, la tempestività dei dati, eliminando la ridondanza.
Tenendo conto di molti anni di pratica, sono stati sviluppati tre tipi principali di lavoro con la documentazione: misto, decentralizzato e centralizzato.
Quest'ultima forma prevede la concentrazionela varietà delle operazioni di strutturazione disponibili, gestite da un'unica unità di business. Tale unità può essere un dipartimento generale o del personale, un ufficio, ecc. Una persona, che è un segretario, può anche effettuare la tenuta dei registri. In ogni caso, le responsabilità di un dipartimento o di un dipendente includeranno l'implementazione di un ciclo completo di attività per l'elaborazione dei documenti dal momento della ricezione al trasferimento al dipartimento archivio. Tali attività comportano la ricezione, l'elaborazione delle informazioni commerciali, la registrazione, la conservazione, il controllo sull'esecuzione, l'invio, la consultazione e le operazioni informative, la sistematizzazione prima del trasferimento in archivio.
Organizzazione centralizzata del lavoro con documenticonsiderata la più razionale, e in questo senso, la più preferibile. Ciò è particolarmente vero nelle piccole imprese. Quando si utilizza questo metodo di organizzazione della documentazione, i costi delle attività di elaborazione delle informazioni sono notevolmente ridotti. Inoltre, l'organizzazione del lavoro dei dipendenti è notevolmente migliorata. Con questa forma di organizzazione del flusso documentale, le apparecchiature per ufficio funzionano in modo più efficace, l'unità è raggiunta nelle attività metodologiche e gestionali relative all'elaborazione della documentazione.
L'opposto di un sistema centralizzato èschema decentralizzato. In questo caso, viene formato un servizio separato per lavorare con la documentazione per ciascun dipartimento. In queste unità tutte le operazioni vengono svolte in autonomia. Un sistema decentralizzato è più tipico per quelle istituzioni e organizzazioni che si distinguono per un apparato territorialmente frammentato. Inoltre, questo sistema di lavoro è adatto anche per quelle imprese in cui la documentazione si distingue per alcune specificità (ad esempio, è necessario garantire la protezione delle informazioni).
Il più comune, nel frattempo, formaè un sistema misto In questo caso, una certa parte di tutte le operazioni (di norma, per la ricezione e l'elaborazione dei documenti inviati e ricevuti, l'archiviazione, la replica) viene eseguita nell'unità centrale. Allo stesso tempo, nei dipartimenti strutturali dell'impresa, vengono svolte attività di stampa (creazione), organizzazione, archiviazione e preparazione per la consegna all'archivio.
La scelta dell'uno o dell'altro schema per lavorare con la documentazione viene effettuata in conformità con la struttura dell'impresa stessa.
