גיבוש תיקי עובדים הוא תהליך שחובה כמעט לכל החברות. על פי הכללים שנקבעו ברוסיה, לכל מעסיק חייב להיות תיק ייחודי לכל עובד. מסמך זה מסוגל לאפיין כפוף כבר מתחילת העסקתו. עניינים אישיים מתרחשים לא רק בעבודה, אלא גם, למשל, באוניברסיטה. בכל מקרה, מסמך זה חשוב. זה חייב להיווצר בצורה נכונה. אבל איך לעשות את זה? באילו מקרים אין צורך לשמור תיעוד כזה? מה ניתן ומה אסור להכניס לתיק אישי? להבין את כל זה לא קשה כמו שזה נראה.
תיק אישי של עובד הוא מעין מסמך שבו מאוחסן כל התיעוד של אדם ספציפי. הוא מורכב מכריכה ומניירות מיוחדים הקשורים לכפוף.
תיעוד מסוג זה נוצר מהרגעהעסקת כוח אדם. ויש לבצעו עד לפיטורי העובד. לאחר מכן, התיק מועבר לארכיון לאחסון. לא ניתן להשמיד מסמך זה לפרק זמן מסוים.
היווצרות מקרים רחוקה מהרובתהליך חובה. במקרים מסוימים ניתן להימנע מכך. אבל אז איסוף מידע על כפוף זה או אחר יהיה בעייתי מאוד. הליך זה מבוצע בדרך כלל בארגונים גדולים. נוצר מסד נתונים שלם המציג מידע עבור כל כפוף.
כבר נאמר שאין צורך כלל לשמור על ענייני עובדים. אבל לכל מפעל שמכבד את עצמו יש תיעוד כזה. מתי יש צורך ליצור תיק ומתי לא?
הכללים עבורהנושא הזה. אבל בפועל, מסתבר שחברות גדולות יוצרות קבצים אישיים עבור הכפופים להן, אבל קטנות לא. מומלץ שחברות בעלות תחלופת עובדים גבוהה יטפלו בנושא זה.
לעתים קרובות, ארגונים אינם מנהלים תיקים אישיים עבור כל הכפופים, אלא רק עבור קטגוריות ספציפיות של עובדים. לרוב הם:
מומלץ לא להתעצל ולהתנהל מהסוג הזהתיעוד לכל הכפופים. תהליך יצירת קבצי עובדים לא כל כך קשה לזכור. אבל לא כל המסמכים המשקפים מידע על המסגרת יכולים להיות מאוחסנים כאן. אילו תכונות תהליך כדאי לזכור? אפילו ההפרה הקטנה ביותר עלולה שלא להתברר טוב עבור המעסיק. לכן, אתה צריך ללמוד בקפידה את המשימה שלפניך.
כבר נאמר כי ענייניהם האישיים של הכפופיםגם לאחר שאדם מתפטר, הוא נשאר בחברה. הם אינם מונפקים באופן אישי, אלא מוצבים בארכיונים מיוחדים. אפילו אחסון אלקטרוני של מידע כוח אדם מותר. אבל דברים צריכים להתרחש גם על הנייר.
יש כמה כללים שחייבים להיותלציית לבוס. אחסון קבצים הוא תהליך כמעט בלתי נגמר. לא ניתן להשמיד מסמכים אלו במשך 75 שנים ממועד סיום העבודה.
מסיבה זו חברות רבות מנסותאל תטריד את עצמך יותר מדי באיסוף מידע על כפופים מסוימים. רק מספר קטן של תאגידים קיימים כבר יותר מ-75 שנה. לעתים קרובות, חברות נפתחות ונסגרות, אך תיקים אישיים נשארים בארכיון.
כדי לפשט את האחסון של תיקים, אנחנו באים עםכללים שונים. בעיקרון, אחסון המסמכים הללו מתרחש לאחר מיון לפי סדר אלפביתי. בנוסף, מומלץ ליצור ארכיונים לפי שנה. גישה זו תפשט את החיפוש אחר מידע על עובדים שהועסקו בחברה בזמן מסוים.
יש עוד תכונה אחת בעניין הזה.כל הבעיה היא שחלק מהקבצים האישיים נשמרים באופן קבוע בארכיון החברה. והם לא מושמדים לא אחרי 10 שנים ולא אחרי 100. כלל זה כולל את התיקים של מנהיגי הארגון, כמו גם את תיקי עובדי המדינה. אל תשכח את הכפופים להם יש פרסים, מדליות ותארים שונים.
הנקודה הבאה היא סוגיית הגישה אל הנלמדתיעוד. לעתים קרובות, קבצי עובדים מכילים נתונים המיועדים אך ורק למעסיק. ורוב העובדים לא צריכים להכיר אותם.
לעתים קרובות, קבצים מוצפנים, ורק לראש המיזם, כמו גם קצין כוח האדם המעורב בגיבוש, יש גישה אליהם. הכפופים הרגילים אינם רשאים לצפות במידע שנאסף.
המעסיק מבטיח את ענייני העובדיםסודיות. מידע מסוג זה אינו זמין לציבור. על פי בקשה, עותקים של תיעוד מסופקים לצוות ביום הפיטורים. החברה אחראית בפני הכפופים לה לבטיחות המידע המצוי בתיקים אישיים.
כדאי גם לזכור אחת ולתמיד - התיק לאהונפק לכפופים בכל תירוץ. לעובדים אין זכות לקחת תיקים אישיים או לדרוש את שחרורם. רק לאחר פיטורים ניתן לבקש נתונים מכאן. המעסיק מספק לקאדר רק עותקים של מידע המאוחסן בתיקים אישיים. אין צורך בשום דבר אחר. לאף כפוף אין זכות למשוך את התיעוד הזה עם העברה לתאגיד אחר או עם פיטורים לצמיתות מהעבודה. כבר נאמר כי כל מעסיק שומר תיק על עובדים במשך 75 שנה. ניתן להאריך תקופה זו בנסיבות מסוימות.
עכשיו קצת על איך בדיוק זה מורכבתיעוד דומה. למעשה, הכללים לגיבוש תיקים של הכפופים אינם קבועים בחוק. והנושא הזה נמצא בפתרון בהנהלת החברה. זה בעצמו קובע איזה מידע יש לאחסן וכיצד לבצע שיטתיות של הקבצים של הכפופים. זו הבעיה העיקרית של כל תהליך ההיווצרות.
עם זאת, ללא קשר לבחירת הכללים, חלק מהנתונים יישמרו בתיק אישי בכל מקרה. אילו מסמכים בדיוק נמצאים בכל תיעוד כזה? זֶה:
הרשימה לעיל היא חובהעיתון. אבל עם מידע אחר עלולות להתעורר בעיות מסוימות. הרי לא את כל המידע על הכפופים ניתן להכניס לתיק אישי. יש כמה הגבלות על זה. לאילו נקודות כדאי לשים לב כדי להימנע מתלונות על היווצרות לא נכונה של תיקי כוח אדם?
למעשה, אם אתה באמת מתעמקכל הנושאים של רישום ויצירת תיעוד אישי של עובדים עלולים להפוך לבלבול. לכן, לפני שתתחיל בארכיון, עליך לזכור רק כמה תכונות. או יותר נכון, איסורים. הם רלוונטיים לכל הארגונים, ללא קשר לכללים שנקבעו. זה אסור:
ובאילו מסמכים ספציפיים עשויים להיות כלוליםתיקים בבחינה? מה, בנוסף לניירות הנ"ל, נמצא בעניינים אישיים בפועל? כדי למנוע טעויות, ניתן לעקוב אחר הטיפים לאיסוף מידע עבור תיקי עובדים.
הרכב התיק האישי מגוון.כבר נאמר שהחברה בעצמה קובעת את הכללים לשמירה על תיעוד זה. לכן אי אפשר לומר בוודאות מה רשום בארכיון. המסמכים הנדרשים כבר רשומים. אבל כדי למנוע טעויות, הומצאה רשימה מסוימת של ניירות המותרים לאחסון. מה צריך להיות בתיק אישי? אם לא נכלול את האובייקטים הרשומים קודם לכן, מה שנשאר (בצורה של עותקים בעיקר):
אסור לשכוח שכל אחד אחראיעל מנת לעמוד בתהליכי העבודה, כמו גם להבטיח את שלומם, המעסיק עורך פעולות שונות. למשל, על סירוב לחתום על צו הפטר. תיעוד כזה צריך להישמר גם בתיקים אישיים. התוצאות של עבודת הסמכה והזמנות אחרות המשפיעות על עבודתו של צוות מסוים הן עוד כמה פריטים שמותר לכלול בתיק.
נקודה חשובה נוספת היא אחסוןנקרא מלאי תיקים אישיים. מסמך שעלול להכניס הרבה צרות למעסיק. זה חייב להיות חובה בכל תיק אישי. אחרת, אתה יכול להאשים את ההנהלה בצירוף כמה מסמכים שלא כדין. מלאי תיקים אישי הוא מסמך מיוחד המפרט את כל התיעוד המצורף לתיקייה. ממוקם ממש בתחילת התיק. ללא מלאי, למעסיק עלולות להיות בעיות. עובד יכול להיות מואשם בזיוף או גניבה של מסמכים מסוימים.
גיבוש תיק אישי אינו תהליך כזהקשה אם מתכוננים לזה נכון. על המעסיק פשוט להזין כאן את כל המידע החשוב הנוגע לפעילות העובד. אך חל איסור להזין מידע אישי על כוח אדם. הדוגמה של הדת כבר ניתנה. גם הרכב המשפחה ואורח החיים של הכפוף הם טאבו.
אבל חלק מההישגים של העובד צריכיםלהיכנס לקבצים אישיים. זה לא מרכיב חובה, אבל רצוי לא להזניח אותו. במיוחד כשאנחנו מדברים על כוח אדם מוכשר באמת. מותר להזין מידע על פרסים שהתקבלו, תארים, תעודות, מדליות ודיפלומות.
המסמכים בתיק האישי עשויים להיות שונים, אלו הםזה ברור. הרשימה המדויקת נקבעת על ידי כל מפעל לפי שיקול דעתו של המנהל. אבל רשימת המסמכים הנפוצה ביותר כבר רשומה. בעת יצירה ותחזוקה של קובץ, עליך לזכור כלל אחד קטן. מדובר בסעיף חובה, שהפרתו אסורה. ניהול עניינים אישיים הוא עיסוק אחראי. זה דורש טיפול מיוחד.
אנחנו מדברים על גודל העניינים האישיים.על פי הכללים שנקבעו, אנו יכולים לומר שעובי התיקיה השמורה לתיק של מסגרת מסוימת לא יעלה על 4 סנטימטרים. אם הנפח גדול מהמגבלה שנקבעה, עדיף לפתוח עסק חדש. ופשוט איכשהו לסמן את זה במסווה של המשך של תיעוד קיים.
בפועל, לעיתים רחוקות מאוד יש מקרים כאלההם מגיעים ליותר מ-4 סנטימטרים בעובי. לכן, אתה צריך רק לזכור את הכלל שנקבע ולא לדאוג לא לקיים אותו. אם יש הרבה תיעוד למסגרת, מתבצעת בדיקה מיוחדת. על סמך תוצאותיו, המעסיק מחליט לחלק את התיק למספר חלקים.
ההליך ליצירת מקרים הוא פשוט.זה מספיק כדי לקבוע איזה סוג של תיעוד ניתן לאחסן כאן. לאחר מכן, עליך לזכור את ההגבלות שניתנו קודם לכן. ואז נוצר התיק. השלב הראשון הוא הכנת הכיסוי. זה מספיק כדי לרכוש תיקיות מיוחדות בשם "מקרה". הם בדרך כלל מאחסנים את כל המסמכים של מסגרת מסוימת.
בהמשך השער (במקרה זה, בכריכת התיקיה) נכתב מידע אישי על המסגרת. כלומר - שם מלא. יש לציין בתחתית את תאריך תחילת התיעוד. מה צריך להיות בתיק אישי?
מצאי מצורף כעמוד הראשון.אתה יכול להתעלם מזה, אבל זה לא מומלץ. מאמר זה מקל בהרבה על החיים ומוריד חלק מהאחריות מהמעסיק לבטיחות אמצעי המידע המוצבים בקובץ - מה שלא מצוין במלאי לא נשמר בתיק האישי.
לאחר מכן, התיקיה מכילה מגווןמסמכים הקשורים ישירות לכפוף. כך נוצר הרכב תיק אישי. רצוי לפרסם עותקים או מקוריים של תיעוד עם קבלתם - תחילה טופס הבקשה של הפונה, לאחר מכן בקשה להעסקה, הוראת מעסיק לתפקיד מסוים וכן הלאה. התיק מסתיים בצו הפטר ובאקט חתום של קבלת ספר העבודה.
זה לא הכל.תהליך גיבוש התיקים הוא עבודה עתירת עבודה, אם כי הוא פשוט יחסית. יש עוד מגבלה אחת קטנה שיכולה להביא אי נוחות מסוימת למעסיק. קצין כוח האדם שמכניס מידע לתיק האישי של הכפופים חייב לעקוב אחר מספר הגיליונות בתיקייה. לא צריך להיות יותר מ 250 חתיכות. אם חריגה ממנו, נפתח החלק השני של התיק האישי עבור עובד מסוים.
עכשיו ברור איך מקרים נוצריםעובדים בחברות. כל התהליך לא מסתיים בזה. אם מיזם מחליט לשמור על תיעוד מסוג זה, חייב להיות לו יומן אישי מיוחד. מה זה?
רכיב זה הוא רשימהכל הקבצים הזמינים על העובדים. מספרי התיקים שנפתחו, נתונים אישיים (אישיים) של הכפופים ותאריכי היווצרות של "תיקיות אישיות" מסוימות מתפרסמים כאן.
אין מגזין אחד לדוגמה.למעסיק יש את כל הזכות ליצור ארכיון נתונים כזה לפי שיקול דעתו. לאחרונה, צורה נפוצה ביותר היא היומן האלקטרוני. רעיון טוב למי שלא באמת רוצה להתעסק בניירת. העיקר הוא למלא את שדות היומן המתאימים בזמן. לאחר מכן תוכל למצוא מידע על כל עובד ללא בעיות.
מעתה ברור כיצד מתרחשת ההיווצרותעניין אישי. זהו תהליך פשוט מאוד אך מבלבל, שההליך עבורו אינו קבוע בשום צורה בחקיקה של הפדרציה הרוסית. המעסיקים קובעים באופן עצמאי את המסמכים שיישמרו בתיקים אישיים. ניתן גם לבחור את הטופס להצגת מידע.
מומלץ לא לפנות לעניינים אישייםמסמכי מקור - רק עותקים בעותק בודד. תיקי עובדים יצטרכו להיות מטופלים בתשומת לב מיוחדת - דליפת מידע הכלול בתיעוד מסוג זה עלולה לגרום לבעיות למנהל. הרי בעת איסוף נתונים על כפיפים, כאמור, מתחייב המעסיק להקפיד על סודיות מלאה של המידע. כלל זה חל הן על זמן העבודה והן על כל תקופת אחסון התיעוד לאחר פיטורי הצוות. זה הכל. מידע בסיסי לגבי היווצרות תיקי כוח אדם נחקר במלואו. את התכונות וההרכב של תהליך זה יש לקבל מכל חברה. יש אנשים שמנסים לא לעשות את זה בכלל. רישום תיקים (אישיים) אינו חובה, אך שימושי מאוד עבור המעסיק.
