Заключение любой сделки требует документального אישור. בנוסף ציור המסמכים הדרושים, זה נדרש לעתים קרובות להעביר מסמכים רשמיים מאדם טבעי או משפטי אחר. העברה כזו היא הליך משפטי ודורשת את הטופס הכתוב. עדות תיעודית לאירוע היא מעשה של העברת מסמכים, נערך בצורה מסוימת וחתם על ידי כל המשתתפים.
מעשה כזה מוצדק מבחינה משפטית רק בתנאיעריכה בהתאם לכללי ניהול המשרד וזמינות כל החתימות הנחוצות. אין כל בנק או טופס אחיד לכל המקרים, שכן מצבים המחייבים העברת מסמכים הם מגוונים מאוד. לפיכך, צורתו של מסמך זה בכל מצב ספציפי שונה.
באופן כללי, מסמך מורכב משלושהחלקים חובה. החלק הראשון, מייד אחרי השם "חוק קבלת ומסירת מסמכים" (דוגמא, ככלל, לכל סוג מסמך), תאריך ומקום ההכנה, מכיל את פרטי הגורמים השולחים והקובעים. עבור יחידים זהו שם ונתוני הדרכון, עבור ארגונים - השם המלא ונתוני הנציגים. אם מועברים מסמכים בין חטיבות שונות של אותו ארגון, יש לציין את שמות החטיבות המבניות (שליחה וקבלה), כמו גם שמות הנציגים.
בחלק השני, פעולת ההעברה מכילהרשימה של מסמכים שיש להעביר, עם ציון מספרים סידוריים ונתוני רישום המשתקפים במסמכי חשבונאות. הכי נוח לסדר רשימה כזו בצורה של שולחן.
על החלק האחרון של המעשה להצביעמספר העותקים שנעשו וחתימות הצדדים. עבור נציגי ארגונים, בסמוך לחתימה, יש צורך לציין את העמדות ולספק תמליל חתימות. יש לאשר את המעשה גם על ידי חותם הארגון.
במקרה של העברת מסמכים חשובים במיוחד, המעשהההעברה נערכת על ידי ועדה מיוחדת שנוצרה בהוראת ראש. במקרה זה, חתימות, שמות משפחה ועמדותיהם של כל חברי הוועדה הם חובה.
העברת החזרת המסמכים אפשרית רק בבקשה מיוחדת של הטופס הקבוע ובו רשימת המסמכים שהועברו. אם אבד חלק מהמסמכים, הדבר אמור לבוא לידי ביטוי ביישום.
באילו מקרים יש לערוך מעשהשידור? בזרימת מסמכי כוח האדם העברת המסמכים מעובד לעובד מתבצעת במקרים של יציאה לחופשה, פיטורים, העברה למחלקה אחרת. בנוסף, מעשה זה נערך עם מסירת מסמכים לארכיון לצורך אחסון או עם הרסם. כל המידע הדרוש על תנועת המסמכים בא לידי ביטוי ביומן או בתיקיה מיוחדים. פעולת השידור והקבלה של מסמכים חייבת להכיל רשימה מלאה שלם, ללא קשר למספר הגיליונות או הכרכים.
למיומנים חוקיים ונכוניםמעשה ההעברה המתוכנן, לשירות כוח האדם של הארגון צריכה להיות רשימת המסמכים הרגולטוריים הנחוצים. מסמכי חובה של שירות כוח האדם כוללים תקנה על שכר, תקנות פנים, חוזה עבודה, איוש, הזמנות כוח אדם, לוחות זמנים לחופשה, כרטיסים אישיים של עובדים וספרי עבודתם, בקשות לעובדים בחופשה ופיטורים ומספר אחרים.
תהליך אחראי במיוחד - קליטה ושידורספרי עבודה, במקרה של אובדן שתהליך ההחלמה קשור בקשיים לא מבוטלים. כמו כן, המסמך החשוב ביותר הוא ספר ספרי העבודה, המכיל חתימות של שני העובדים ופוטרים. העברת ספרי עבודה מומלצת בצורה של נספח נפרד למעשה המציין את הסדרות והמספרים של כל ספר, כולל ספרים שלא נטענו.
במקרים מסוימים ניתן העברת העותקים של מסמכים, בעיקר זה קשור למסמכים סודיים או לתארים או למסמכים של דיווח קפדני.
במקרה של אובדן מסמכים מסוימיםמחלוקת בנושא זה מעשה הקבלה הוא הבסיס המשפטי העיקרי ליישוב סכסוכים. לכן העיצוב התקין שלו כל כך חשוב, עדיף שהוא יבוצע על ידי מומחה בעל ניסיון בעבודה עם מסמכים.
