従業員業務の形成は、ほとんどすべての企業にとって必須です。ロシアで確立された規則によれば、各雇用主は各従業員のために一種の書類を持っている必要があります。この文書は、部下を彼の雇用そのものから特徴づけることができます。個人的な事柄は、職場だけでなく、たとえば大学でも見られます。いずれにせよ、この文書は重要です。適切に形成する必要があります。しかし、それを行う方法は？どのような場合に、そのような文書を保持する必要はありませんか？個人ファイルに入れることができるものとできないものは何ですか？これらすべてを整理することは、思ったほど難しくはありません。
従業員の個人的な書類は、特定のフレームのすべてのドキュメントを格納する一種のドキュメントです。表紙と部下に関連する特別な論文で構成されています。
この種のドキュメントはその瞬間から始まります人員の雇用。そして、それは従業員の解雇まで実行されるべきです。次に、ケースは保管のためにアーカイブに転送されます。このドキュメントは、一定期間破棄することはできません。
ケースの形成はほとんどからほど遠い必須のプロセス。場合によっては、それを回避することができます。しかし、このまたはその部下に関する情報を収集することは非常に問題になります。この手順は通常、大規模な組織で実行されます。各部下の情報を表示するデータベース全体が作成されます。
従業員の業務を管理する必要は全くないと言われています。しかし、自尊心のある企業には、この種のドキュメントがあります。書類の作成はいつ義務付けられ、いつ義務付けられませんか？
法律はどこにも規則を規定していませんこの問題。しかし実際には、大企業は部下のために個人ファイルを作成しますが、小企業は作成しません。離職率の高い企業では、この問題に対処することをお勧めします。
多くの場合、組織はすべての部下に対して個人的な業務を行うのではなく、特定のカテゴリーの労働者に対してのみ行います。ほとんどの場合、次のとおりです。
怠惰にならず、この種の行動をとることをお勧めしますすべての部下のための文書。従業員ファイルを作成するプロセスを覚えておくのは難しくありません。フレームに関する情報を反映するすべてのドキュメントのみをここに保存できるわけではありません。プロセスのどの機能を覚えておく必要がありますか？雇用主にとってのわずかな違反でさえ、最善の方法ではないことが判明する可能性があります。したがって、目前のタスクを注意深く検討する必要があります。
部下の個人ファイルはすでに言われていますその人が辞めた後も、彼らは会社に残ります。それらは配布されませんが、特別なアーカイブに置かれます。人事情報の電子保存も許可されています。しかし、紙のバージョンでは、ケースが発生する必要があります。
しなければならないいくつかのルールがあります上司に従う。ファイルの保持はほぼ無限のプロセスです。職員が仕事をやめた瞬間から75年間、これらの文書を破棄することは不可能です。
多くの企業がしようとしているのはこのためです特定の部下に関する情報を収集することについてあまり気にしないでください。 75年以上前から存在している企業はほとんどありません。個人のファイルがアーカイブに残っている間、会社はしばしば開閉します。
書類の保管を簡素化するために、彼らはさまざまなルール。基本的に、これらのドキュメントはアルファベット順に並べ替えて保存されます。さらに、年ごとにアーカイブを作成することをお勧めします。このアプローチにより、特定の時間に会社に雇用されていた従業員に関する情報の検索が簡単になります。
この問題にはもう1つの特徴があります。全体的な問題は、一部の個人ファイルが会社のアーカイブに永続的に保存されていることです。そして、彼らは10年後も100年後も破壊されません。組織の指導者の書類と公務員のファイルはこの規則に該当します。賞、メダル、さまざまな称号を持つ部下を忘れないでください。
次のポイントは、研究へのアクセスの問題ですドキュメンテーション。多くの場合、従業員ファイルには、雇用主のみを対象としたデータが含まれています。そして、労働者の大多数はそれらを知る必要はありません。
多くの場合、ケースは暗号化されており、企業の責任者と、フォーメーションに関与する人事担当者のみがアクセスできます。通常の部下は、収集した情報を閲覧することはできません。
雇用主は従業員の業務を保証します守秘義務。この種の情報は公開されていません。要請に応じて、解雇の日に文書のコピーが職員に提供されます。会社は、個人ファイル内の情報の安全性について部下に責任があります。
また、一度だけ覚えておく必要があります-書類はそうではありません口実なしで部下に発行されます。従業員には、個人ファイルを取得する権利がなく、身柄引き渡しを要求することもできません。解雇された場合のみ、ここからデータをリクエストできます。雇用主は、個人ファイルに保存されている情報のコピーのみをスタッフに提供します。別のものは必要ありません。部下は、他の会社に異動したり、最終的に雇用を停止したりして、この文書を取り下げる権利を持っていません。すべての雇用主は75年間従業員に関する書類を保管しているとすでに言われています。この期間は、特定の状況下では、延長することができます。
さて、どれほど正確かについて少し同様のドキュメント。実際には、部下の事務を形成するための規則は法的に確立されていません。そして、この問題は会社の経営陣によって決定されています。それ自体が、どの情報を保存するか、および部下のファイルをどのように編成するかを決定します。これが形成プロセス全体の主な問題です。
それでも、ルールの選択に関係なく、一部のデータはいずれにせよ個人ファイルに保存されます。そのようなすべての文書にはどのような種類の文書がありますか？それ：
上記のリストは必須です論文。しかし、他の情報では、特定の問題が発生する可能性があります。結局のところ、部下に関するすべての情報を個人ファイルに入力できるわけではありません。これにはいくつかの制限があります。職員の個人的な書類の誤った形成についての苦情を避けるために、あなたはどの点に注意を払うべきですか？
実際、あなたが本当に深く入り込んだら従業員の登録と個人文書の作成に関するすべての問題は混乱する可能性があります。したがって、アーカイブを開始する前に、いくつかの機能を覚えておく必要があります。というか、禁止。それらは、確立されたルールに関係なく、すべてのビジネスに関連しています。禁止されています：
そして、どのような特定の文書が含まれている可能性があります検討中の書類？上記の論文に加えて、実際には個人ファイルに何がありますか？間違いを避けるために、従業員の書類に関する情報を収集するためのヒントに従うことができます。
個人ファイルの構成はさまざまです。会社自体がこの文書を維持するための規則を設定しているとすでに言われています。したがって、アーカイブに何が記録されているかを確実に言うことは不可能です。必須の文書はすでにリストされています。しかし、間違いを避けるために、保管が許可されている特定の紙のリストが考案されました。個人ファイルには何を含める必要がありますか？前にリストされたオブジェクトを除外すると、それは残ります（主にコピーの形で）：
責任者は誰でも忘れないでください雇用主は、作業プロセスを順守し、自分の安全を確保するために、さまざまな行為を作成します。たとえば、解雇命令への署名の拒否について。このような文書も個人ファイルに保管する必要があります。特定の幹部の仕事に影響を与える認証作業およびその他の命令の結果は、書類に含めることが許可されているさらにいくつかのポイントです。
もう一つの重要なポイントはストレージです個人ファイルのインベントリと呼ばれます。雇用主に多くのトラブルをもたらす可能性のある文書。すべての個人ファイルで必須である必要があります。そうでなければ、いくつかの論文が違法に添付されたという事実のために経営陣を非難することができます。個人ファイルのインベントリは、フォルダに添付されているすべてのドキュメントを一覧表示する特別なドキュメントです。関係書類の最初に配置されます。在庫がないと、雇用主は問題を抱えている可能性があります。従業員は、特定の文書の偽造または盗難を非難することができます。
個人ファイルの作成はそのようなプロセスではありません適切に準備すれば難しい。雇用主は、従業員の活動に関するすべての重要な情報をここに入力するだけです。ただし、職員の個人情報を入力することは禁じられています。宗教の例はすでに与えられています。家族の構成や部下のライフスタイルの特徴もタブーです。
しかし、従業員のいくつかの成果はしなければなりません個人ファイルに入力されます。これは必須の要素ではありませんが、無視しないことをお勧めします。特に本当に才能のある人になると。受賞した賞、称号、証明書、メダル、卒業証書に関する情報を入力することができます。
個人ファイル内のドキュメントは異なる場合があります、これクリア。正確なリストは、ヘッドの裁量で各企業によって確立されます。しかし、証券の最も一般的なリストはすでにリストされています。書類を作成して維持するときは、1つの小さなルールを覚えておく必要があります。これは必須の条項であり、違反は許可されていません。個人的な事柄を維持することは責任ある職業です。特別な注意が必要です。
それは個人的なファイルのサイズについてです。確立された規則によれば、特定のフレームの書類のために取っておかれるフォルダーの厚さは4センチメートルを超えてはならないと言うことができます。ボリュームが設定された制限を超えている場合は、新しいケースを開始することをお勧めします。そして、既存のドキュメントを継続することを装って、どういうわけかそれをマークします。
実際には、厚さは4センチ以上に達します。したがって、確立されたルールを覚えておくだけで、違反について心配する必要はありません。スタッフ向けのドキュメントがたくさんある場合は、特別なチェックが行われます。その結果に基づいて、雇用主は書類をいくつかの部分に分割することを決定します。
ケースの形成順序は簡単です。ここに保存できるドキュメントの種類を定義するだけで十分です。次に、以前に与えられた制限を覚えておく必要があります。そして、ケースはすでに作成されています。最初のステップはカバーを作ることです。 「Case」という名前の特別なフォルダを購入するだけで十分です。通常、特定のフレームのすべてのドキュメントを保存します。
さらにタイトルページ（この場合は、フォルダの表紙）フレームの個人情報が記載されています。つまり、フルネーム。下部には、文書化の開始日が必須です。個人ファイルには何を含める必要がありますか？
在庫は最初のページとして添付されています。無視することもできますが、そうすることはお勧めしません。このペーパーは、生活をはるかに楽にし、書類に配置された情報キャリアの安全性に関する雇用主の責任の一部を取り除きます-在庫に示されていないものは個人ファイルに保存されません。
その後、フォルダにはさまざまなものが含まれています部下に直接関係する文書。これは、個人ファイルの構成が形成される方法です。受け取った書類のコピーまたは原本を投稿することをお勧めします。最初に申請者の質問票、次に雇用の要求、特定の役職への任命に関する雇用主の順序などです。訴訟は、解雇命令とワークブックの受領に関する署名された行為で終了します。
それがすべてではありません。ケースを形成するプロセスは、比較的単純ですが、時間のかかる作業です。雇用主に不便をもたらす可能性のあるもう1つの小さな制限があります。部下の個人ファイルに情報を入力する人事担当者は、フォルダ内のシート数を監視する必要があります。 250を超えてはなりません。それを超えると、この従業員またはその従業員の個人ファイルの2番目の部分が開始されます。
これで、ケースの形成がどのように発生するかが明確になりました企業の従業員。プロセス全体はそれだけではありません。会社がこの種の文書を保持することを決定した場合、個人ファイルの特別なジャーナルが必要です。それは何ですか？
このコンポーネントはリストです利用可能なすべての従業員ファイル。ビジネスケースの数、部下の個人（個人）データ、特定の「個人フォルダ」の作成日を公開します。
雑誌の単一のサンプルはありません。雇用主は、その裁量でそのようなデータアーカイブを作成するすべての権利を有します。最近、非常に普及している形式は電子ジャーナルです。事務処理をやりすぎたくない方におすすめです。主なことは、ジャーナルの適切なフィールドにタイムリーに入力することです。そうすれば、各従業員の情報を問題なく簡単に見つけることができます。
これから、形成がどのように行われるかは明らかです個人ファイル。これは非常に単純ですが紛らわしいプロセスであり、その手順はロシア連邦の法律によって決して修正されていません。雇用主は、個人ファイルに保存される文書を独自に作成します。情報提示の形式を選択することもできます。
個人的な事柄には適用しないことをお勧めします文書の原本-1つのコピーのコピーのみ。従業員の書類は特別な注意を払って扱われる必要があります-この種の文書に入力された情報の漏洩は、マネージャーに問題をもたらす可能性があります。実際、すでに述べたように、部下に関するデータを収集する場合、雇用主は情報の完全な機密性を確保することを約束します。この規則は、作業時間と、スタッフの解雇後の文書の保管期間全体の両方に適用されます。それで全部です。人事の形成に関する基本的な情報は十分に研究されています。このプロセスの詳細と構成は、各企業から確認する必要があります。まったくやらないようにする人もいます。ケースの登録（個人）は必須ではありませんが、雇用主にとって非常に有用な活動です。
