Visu uzņēmumu darbība vispirmsir saistīta ar liela skaita dokumentu veidošanos, kas atšķiras pēc satura un veida. Bet ne visa dokumentācija ir vērtīga. Daži cilvēki var kļūt par avotu ekonomiskās, kultūras un politiskās dzīves izpētei, jo viņiem ir vērtīga informācija. Citiem dokumentiem ir maza praktiskā nozīme. Līdz ar to visu dokumentu lomu nevar uzskatīt par vienu un to pašu. Pārbaudes galvenais uzdevums ir noteikt vēsturiskās vērtības dokumentāciju un izvēlēties to uzglabāšanai. Vērtību nosaka dokumenta informācijas iespējas zinātniskā, vēsturiskā, ekonomiskā, sociālā, kultūras vai politiskā nozīme.
Экспертиза ценности документов – выявление dokumenta sociokulturālā, zinātniski-vēsturiskā vērtība un tā praktiskā nozīme, pamatojoties uz kritērijiem, pēc kuriem vērtē uzglabāšanu un uzglabāšanas nosacījumu noteikšanu.
Dokumentu pārbaude tiek veikta,kā likums, īpašā ekspertu komisija, kas izveidota uzņēmumā. Komisija ir izveidota no vairāk kvalificētiem darbiniekiem pēc organizācijas vadītāja rīkojuma, kas sastāv no četriem vai pieciem cilvēkiem. Obligātie komisijas locekļi ir galvenais grāmatvedis, arhīva vadītājs un dokumentācijas atbalsta nodaļas vadītājs.
Darba gaitā komisija balstās uz arhīvu biznesa prakses un teorijas izstrādātajiem principiem. Tie ir visaptverošas, vēsturiskuma, sociāli politiskās neitralitātes un sarežģītības principi.
Ņemot vērā šos principus,Kritēriji dokumenta izskatīšanai. Kritēriji ir raksturlielumu kopums, kuriem dokumentācijai jāatbilst. Pašlaik datu vērtību noteikšanai ir trīs galvenās kritēriju grupas:
1. izcelsme;
2. saturs;
3. ārējās funkcijas.
Dokumenta izcelsmes kritēriju grupa ietver šādus parametrus:
1.Personas vai iestādes, kas izveidojusi dokumentāciju, nozīme. Jo nozīmīgāka būs tās loma tautsaimniecībā, valdības, zinātnes, kultūras un citu nozaru sistēmā, jo vērtīgāki būs dati.
2. Dokumentu veidošanas vieta un laiks.Informācija, kas tiek reģistrēta vienlaicīgi ar notikumu vai drīz pēc tam tiek uzskatīta par svarīgu. Turklāt informācija būs svarīgāka, ja tā tiks ierakstīta tajā pašā vietā, kur noticis notikums.
3. Dokumentācijas intensitāte. Informācija būs vērtīgāka, jo mazāk publikāciju ir.
Tādējādi dokumentu vērtības pārbaude ir paredzēta, lai izceltu tos dokumentus, kas atspoguļo sabiedriskās dzīves vēsturi vai konkrētu organizāciju izšķirošos brīžos.
Satura kritēriji ietver šādus pamatparametrus:
1. Informācijas vērtība. Dokumenti, kas satur unikālu informāciju, pārbaudes laikā saņems lielāku atzinību.
2. Dokumentu veidi. Darba procesā priekšroka jādod dokumentiem, kas paredzēti, lai reģistrētu svarīgākos organizācijas darbības aspektus un sabiedrības dzīvi.
3. Atkārtojiet informāciju. Informācija būs vērtīgāka, jo retāk tā notiek.
Ārējo funkciju kritēriji ietver:
1. Dokumentu autentiskums. Dokumentu autentiskuma novērtēšanai ir nepieciešama arī dokumentu vērtības pārbaude. Ja kopija tiek novērtēta, tai jābūt pareizi ierāmētai un autentificētai.
2. Dokumentācijas juridiskā spēkā esamība. Biroja darba procesā, kā jau minēts, liela nozīme ir dokumentācijas pareizai izpildei.
3. Dokumentācijas saglabāšanas pakāpe.
4. Mākslinieciskās iezīmes.
Norādītie kritēriji tiek uzskatīti par nosacītiem. Dokumentu vērtības pārbaude var ietvert arī citus kritērijus atkarībā no uzņēmuma mērķiem un īpašībām.
