Mūsdienu pasaules arhivēšanas failoskļūst arvien svarīgāka. Daudz agrāk vai vēlāk saskaras ar nepieciešamību samazināt pārsūtītās informācijas apjomu. Strādājot ar datoru, jebkurš lietotājs sāk domāt par mapju un failu saspiešanu. Kad viņi nonāk arhīvā, viņi zaudē ievērojamu daļu no sava apjoma, kas ļauj viegli strādāt, rakstot tos noņemamā datu nesējā vai pārsūtot tos dažādos tīklos. Dokumentu arhivēšana notiek tāpēc, ka noteikta rakstzīmju kopa tiek aizstāta ar vienu vai divām rakstzīmēm. Attiecīgi, izsaiņojot, notiek apgrieztā aizstāšana.
Tādējādi ir failu arhivēšanair process, kas samazina lielumu baitos. Lietotājs nepamanīs notiekošo, strādājot ar arhīvu kā parastajā mapē. Tomēr patiesībā atšķirības apjomā var būt ļoti pienācīgas, kas ir īpaši jūtama attiecībā pret tekstiem un tabulām. Tās var samazināt desmit reizes, zaudējot lielāko daļu no apjoma. Tomēr atsevišķus failus nevar saspiest, jo tie jau ir apstrādāti līdzīgi. Tas, protams, galvenokārt attiecas uz dažiem mūzikas un attēlu formātiem.
Visplašāk izmantotā failu arhivēšana bijasūtot vietējos un globālos tīklos, lai samazinātu slodzi uz tiem. Pārsūtīšana šajā gadījumā ir daudz ātrāka. Turklāt e-pastam ir ierobežojumi pārsūtītās informācijas apjomam, tāpēc datu saspiešana var būt ļoti noderīga. Tāpat ir diezgan ērti, ka liels skaits failu tiks apvienoti vienā arhīvā, ar kuru būs ļoti viegli strādāt. Visu procesu pārvalda viena programma datu arhivēšanai. Ar tās palīdzību ir iespējams veikt saspiešanu bez jebkādām prasmēm.
Pateicoties programmai, tiek veikta failu arhivēšanatikai dažu sekunžu laikā, bet vispirms tas ir jāatrod un jāinstalē datorā. Lai gan šodien daudzās operētājsistēmās ir arhivētājs, kas ļauj jums iepakot un izkravāt noteiktu veidu datus. Pēc tam atlasiet arhivējamos failus. Noklikšķinot uz atlasītajiem failiem ar peles labo pogu, varat ātri pievienot tos arhīvam. Pēdējā posmā programma pieprasa saspiestu failu nosaukumu un atrašanās vietu. Izsaiņošanu veic divi klikšķi ar kreiso peles pogu uz arhīva.
Dažreiz var būt nepieciešams saspiest failus arizmantojot atsevišķus parametrus. Tad šīs programmas var nodrošināt dažādus iestatījumus. Piemēram, lietotājs var norādīt kompresijas pakāpi, izveidot paroli arhīvam, formātam un tamlīdzīgiem. Starp šīm funkcijām ir iespēja izveidot pašizpletes un daudzfunkcionālus arhīvus. Pirmajam no tiem ir īpašs modulis, ar kura palīdzību ir iespējams iegūt datus, palaižot lietojumprogrammu kā parasti. Tādā gadījumā vietējā datora arhivētājs nav nepieciešams. Kas attiecas uz daudzpakāpju arhīviem, tie ļauj sadalīt saspiestu failu atsevišķās daļās.
