Katrs darbinieks pirms uzaicinājuma pieņemšanasDarba devējs rūpīgi izskata prasību sarakstu un atbildību, kas tam uzticēta. Sakarā ar to, ka mūsdienu sabiedrība un dzīvesveids prasa no katra cilvēka zibens ātri pieņemt lēmumus, neviens nekonkretizē šādu jēdzienu kā funkcionālus pienākumus. Savu pienākumu saraksts palīdz padziļināti ieklausīties sava darba apjomā, kā arī daudz nozīmīgāku pieeju izvirzīto uzdevumu izpildei.
Katrs vadītājs, nolīgt citudarbinieks, sagaida no viņa kompetenci, iniciatīvu un atbildību. Bet daudzi cilvēki nespēj pilnībā saprast, kas viņiem ir vajadzīgs. Tātad, piemēram, tirgvedības funkcionālie pienākumi, kas tiks prezentēti kā oficiāls dokuments, palīdzēs jaunajam darbiniekam vairāk iesaistīties uzņēmējdarbībā un brīvāk virzīties uz to, ko no viņa gaidīs. Vadītājam tas ir risinājums daudzām problēmām, kas saistītas ar regulārām tikšanām ar jaunpienācēju un viņam paskaidrojot, kas viņam jau ir jāzina. Arī darba apraksts var būt līdzeklis, kā kontrolēt padotības darbu.
Pēc katra speciālista sākotnējās instrukcijassaka, ka viņam skaidri jāzina viņa pienākumi un viņus atbildīgi jāizpilda. Diemžēl daži cilvēki paskaidro, kāpēc tas ir nepieciešams. Tādējādi viņus sāk apstrādāt formāli un nolaidības dēļ. Gadījumā, ja darbinieks pamatīgi zina savus funkcionālos pienākumus, viņš ne tikai ir vieglāk orientēts darba vidē, bet arī atbrīvo sevi no papildu darba, ko superintendenti mēģina uzlikt viņam. Šāds speciālists labi zina, par ko viņam tiek maksāts, un par kādiem uzdevumiem būs nepieciešama papildu atlīdzība.
Funkcionālie pienākumi jāreģistrē unko apstiprinājusi uzņēmuma vadība. Aprakstot tos, ir jāizvairās no sarežģītiem jēdzieniem, kas prasīs papildu skaidrojumu, kā arī frāzes, kuras var interpretēt divējādi. Piemēram, komerciālā direktora funkcionālie pienākumi neuzrāda viņa pārākumu pār citiem darbiniekiem. Katram darbiniekam jāiepazīstas ar saviem pienākumiem, piesakoties darbam un jāsniedz rakstiska piekrišana viņu darbībai. Gadījumos, kad darbinieks nepilda savus funkcionālos pienākumus, darba devējam ir tiesības uzlikt naudas sodu vai atlaist darbinieku par rakstu par amatpersonas neatbilstību.
Tādējādi oficiāli izsniegtsdarbinieka funkcionālie pienākumi ir gan darbības ierobežojums, gan vadības un kontroles rīks. Izmantojot to pareizi, kļūst iespējams palielināt darba efektivitāti, kā arī aizsargāt gan darba devēju, gan darbinieku no cilvēka faktora ietekmes uz darbu.
