Elke gebruiker van computersystemenWindows weet dat Microsofts standaard Office-suite van elke versie een unieke Access-editor bevat. Wat voor soort programma dit is, hoe ermee te werken, zal nu worden onderzocht. Uiteraard worden hier alleen de basis gegeven, aangezien de beschrijving van absoluut alle toepassingsfuncties meer dan één pagina zal duren.
Wat is dit programma?Access is een volledig functioneel systeem voor het werken met databases van elk type op basis van een relationeel model met de mogelijkheid om dynamisch gegevens uit te wisselen met andere applicaties of online publicaties. Het biedt het gebruik van automatiseringstools voor het verwerken van informatie van elk type, die in een gestructureerde vorm wordt gepresenteerd.
Toegang is ook een pakket waariner wordt ondersteuning voor ActiveX-elementen geboden, wat de mogelijkheden van het programma aanzienlijk uitbreidt doordat het niet alleen tabel- of tekstcomponenten kan gebruiken, maar ook multimedia en objecten op internet. De relaties tussen databases (DB's) die in de applicatie zijn geïnstalleerd, maken het nauwkeurig volgen van wijzigingen in elk van hen mogelijk met automatische aanpassing van parameters in andere.
Geen wonder dat Microsoft Access in de meeste zitgevallen wordt het gebruikt om de analyseprocessen van sommige processen in de boekhouding, het bedrijfsleven enz. volledig te automatiseren. Dankzij de universele structuur kan het programma het verschijnen van zogenaamde gegevensredundantie elimineren wanneer u een parameter moet wijzigen, niet door een nieuwe in te voeren, maar door de oude te corrigeren , en zodat de wijziging wordt weergegeven in alle gerelateerde databases.
In een onderneming die Access gebruikt,verantwoording afleggen voor leveranciers, klanten en de evenementen waarbij zij betrokken zijn. Bij één leverancier worden de bankgegevens gewijzigd. Het volstaat om ze in de database te wijzigen, aangezien de automatische aanpassing van invloed is op alle andere databases. Gegevens worden vervangen, niet nieuw, samen met bestaande. En deze wijziging heeft gevolgen voor dezelfde gerelateerde activiteiten. Dat wil zeggen, in zekere zin krijgt de gebruiker volledige automatisering.
Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor voorraadbeheer.Wanneer een bepaalde groep goederen wordt verkocht via de overeenkomstige divisie van de onderneming, worden goederenartikelen automatisch afgeschreven in de database met goederen die beschikbaar zijn in het magazijn. Maar dit zijn de eenvoudigste voorbeelden. In feite heeft de applicatie veel meer functies.
Wat het werkgemak betreft, het wordt bereikt door de aanwezigheid van de basiselementen die een cruciale rol spelen bij de analyse en verwerking van databasegegevens. Onder de belangrijkste elementen zijn de volgende:
Zoals we al begrepen hebben, is Access een programma,waardoor niet alleen de door de gebruiker ingevoerde eigen gegevens kunnen worden gebruikt, maar ook om deze met elkaar te verbinden. De toepassingsfuncties zijn zodanig dat informatie kan worden geïmporteerd uit andere toepassingen (FoxPro, Paradox, Excel, Word, enz.). Om de procedures te vereenvoudigen, kunnen gegevens niet worden geïmporteerd, maar verbonden, niet alleen met de opgegeven programma's, maar ook met bronnen in een netwerkomgeving of op internet.
Het bindproces zelf is gebaseerd op query's, zoals hoe SQL-databases werken (Access ondersteunt ze ook).
In Access is een tabel een belangrijk element.Qua uiterlijk lijkt dit onderdeel erg op Excel-tabellen, maar Access-functies zijn veel breder en de principes van het werken met dergelijke elementen hebben hun eigen onderscheidende kenmerken.
Maak echter uw eigen database wanneerhet programma uitvoeren kan vrij eenvoudig zijn. Nadat het welkomstvenster is verschenen, krijgt de gebruiker een keuze uit sjablonen, op basis waarvan de toekomstige databasestructuur zal worden gecreëerd in de vorm van een tabel. Dit is de zogenaamde Backstage-weergave. Hier kunt u ingebouwde spaties vinden die nuttig zijn voor specifieke taken, of u kunt een zoekopdracht uitvoeren op de officiële Microsoft-bron als geen van deze in de lijst overeenkomt met de behoeften van de gebruiker (hoewel dit onwaarschijnlijk is).
Na het selecteren van een sjabloon, moet u deze opslaan als een bestand, met vermelding van de locatie en naam, waarna de applicatie automatisch de gewenste tabelstructuur zal genereren.
Als de gebruiker niet past en hij wilmaak de database zelf aan, bij het aanmaken van een nieuw bestand in het bijbehorende menu moet je een lege database selecteren. Hier is het de moeite waard om enkele beperkingen te overwegen. Desktopdatabases ondersteunen bijvoorbeeld geen online publicatie en webdatabases zijn niet consistent met enkele van de functies van de vorige.
Nadat u de eerste tabel heeft gemaakt, kunt u naar gaangegevensinvoer. Houd er rekening mee dat gegevens alleen kunnen worden ingevoerd in aangrenzende kolommen en rijen. Voeg er ook geen lege cellen tussen toe, vergelijkbaar met de manier waarop het in Excel wordt gedaan. Bovendien is de belangrijkste voorwaarde dat elke kolom gegevens van slechts één type mag bevatten, dat wil zeggen dat als het formaat aanvankelijk het gebruik van datum en tijd betreft, informatie met berekeningen op basis van de in de kolom ingevoerde exponent niet wordt herkend. Dus indien mogelijk, moet u de tafel in dit perspectief plannen. Om het werk te vereenvoudigen, kunt u een speciale ontwerpmodus gebruiken.
Wat betreft gegevensimport, hier zijn de mogelijkhedenDe programma's zijn vrijwel onbeperkt. De belangrijkste voorwaarde is alleen dat de geïmporteerde gegevens worden gedeeld door het type tabel (zoals tabellen in Excel of Word). Als de import bijvoorbeeld wordt gemaakt in de tekstversie van Kladblok, kunt u een vergelijkbare structuur maken met de tabulator (Tab-toets).
U kunt ook SharePoint-lijsten gebruikenKoppel gegevens om het werk te vereenvoudigen. Om dit te doen, wordt een speciale opdracht toegepast op het externe gegevenstabblad in de import- en koppelingsgroep. Hier worden kant-en-klare oplossingen aangeboden (Excel, Word, etc.). Bij het kiezen blijft het alleen om de locatie van het gewenste bestand, de opslaglocatie in de huidige database aan te geven en de selectie te bevestigen.
Dit is de Access-applicatie.Het programma is erg populair bij een breed scala aan gebruikers, omdat de ontwikkelaars ervan hebben geprobeerd de mogelijkheden van andere softwareproducten van dit type te combineren. En dit is precies wat deze applicatie zeer flexibel maakte bij het opzetten en geautomatiseerd toepassen van de meeste functies. Er moet nog aan worden toegevoegd dat Access een zeer krachtige tool voor gegevensverwerking is, hoewel hier alleen de meest elementaire informatie over de applicatie werd overwogen.
