Notulen van de algemene vergadering van LLC-deelnemers -uiterst belangrijk document. Vereisten voor het opstellen van een OSU-protocol zijn niet vastgelegd op wetgevend niveau, maar de gebruiken van het bedrijfsleven en kantoorwerk dicteren bepaalde regels voor de voorbereiding ervan.
Ten tweede worden alle beslissingen over de activiteiten van de onderneming in de protocolvorm genomen.
De notulen van de algemene vergadering van de LLC worden bij de onderneming bewaard en moeten op eerste verzoek ter inzage worden gegeven aan elk lid van de onderneming.
In de regel wordt de directeur van de onderneming aangesteld als verantwoordelijke voor het opslaan van de protocollen, wat tot uiting moet komen in zijn functieomschrijving.
De notulen van de algemene vergadering van LLC-deelnemers worden bijgehouden door de secretaris van de vergadering of de voorzitter van de AVA.
Het protocol weerspiegelt:
Opgemerkt moet worden dat het OS-protocol mogelijk nietbevatten een lijst van alle deelnemers persoonlijk, maar in dit geval moet een verplichte bijlage eraan een registratielijst van deelnemers zijn, met vermelding van hun paspoortgegevens en de persoonlijke handtekening van elk van hen. Het registratieformulier wordt in vrije vorm opgesteld en aan elkaar gehecht met het protocol.
Een andere optie zou kunnen zijn loggenregistratie. In dit geval zijn de pagina's van het tijdschrift genummerd, genaaid en verzegeld door het bedrijfszegel. De bewaartermijn van een dergelijk tijdschrift wordt niet beperkt door enige wettelijke handeling.
Het wordt ook aanbevolen om de telling bij te houdencommissie. De telcommissie zelf wordt gekozen bij besluit van de vergadering bestaande uit een voorzitter en tenminste één lid van de commissie. Het protocol wordt ondertekend door de voorzitter en samen met het OS-protocol gedeponeerd.
Alle OS-protocollen moeten worden bewaard tot de liquidatie van het bedrijf en vervolgens worden overgebracht naar het archief voor opslag.
Maar wat als er maar één deelnemer is in de LLC?Is het verplicht om de notulen bij te houden of is het voldoende om de beslissingen van de deelnemer op te maken? De wet maakt geen uitzondering voor dergelijke samenlevingen. In dit geval verschillen de notulen van de algemene vergadering van deelnemers van een LLC qua vorm en inhoud niet van de notulen met een groot aantal deelnemers.
Ik zou ook willen opmerken dat het protocol alleentechnische manier om beslissingen van deelnemers te formaliseren. Daarom is het in het geval van een juridisch geschil wettelijk bevoegd om te erkennen dat de beslissing niet in overeenstemming is met de wet, en niet met de notulen van de jaarvergadering van de LLC-deelnemers. Tekortkomingen bij het naleven van het protocol kunnen echter de basis worden voor de erkenning van beslissingen als onwettig.
