A formação dos assuntos dos funcionários é um processo queé obrigatório para quase todas as empresas. De acordo com as regras estabelecidas na Rússia, cada empregador deve ter uma espécie de dossiê para cada empregado. Este documento é capaz de caracterizar um subordinado desde o seu próprio emprego. Assuntos pessoais são encontrados não apenas no trabalho, mas também, por exemplo, na universidade. Em qualquer caso, este documento é importante. Deve ser devidamente formado. Mas como fazer isso? Em que casos não é necessário guardar essa documentação? O que pode e não pode ser colocado em um arquivo pessoal? Resolver tudo isso não é tão difícil quanto parece.
O dossiê pessoal de um funcionário é uma espécie de documento que guarda toda a documentação referente a um determinado quadro. É composto por capa e papéis especiais relacionados ao subordinado.
Este tipo de documentação começa a partir do momentoemprego de pessoal. E deve ser realizado até o desligamento do funcionário. Em seguida, a caixa é transferida para o arquivo para armazenamento. Você não pode destruir este documento por um determinado período de tempo.
Formar casos está longe de ser o maisprocesso obrigatório. Em alguns casos, você pode evitá-lo. Porém, coletar informações sobre este ou aquele subordinado será muito problemático. Normalmente, esse procedimento é realizado em grandes organizações. É criado um banco de dados inteiro, que exibe informações sobre cada subordinado.
Já foi dito que não é necessário administrar os negócios dos empregados. Mas qualquer empresa que se preze possui esse tipo de documentação. Quando é obrigatória a formação de um dossiê e quando não é?
A legislação em nenhum lugar prescreve regras paraesse problema. Mas, na prática, verifica-se que as grandes empresas formam arquivos pessoais para seus subordinados, e as pequenas não. Recomenda-se abordar esta questão para empresas com alta rotatividade.
Freqüentemente, as organizações não conduzem assuntos pessoais para todos os subordinados, mas apenas para categorias específicas de trabalhadores. Na maioria das vezes eles são:
Recomenda-se não ser preguiçoso e conduzir este tipodocumentação para todos os subordinados. O processo de formação de arquivos de funcionários não é tão difícil de lembrar. Nem todos os documentos que refletem informações sobre o quadro podem ser armazenados aqui. Quais características do processo devem ser lembradas? Mesmo a menor violação para o empregador pode não resultar da melhor maneira. Portanto, você deve estudar cuidadosamente a tarefa em mãos.
Já foi dito que os arquivos pessoais dos subordinadosmesmo depois que a pessoa sai, ela permanece na empresa. Eles não são distribuídos, mas colocados em arquivos especiais. Mesmo o armazenamento eletrônico de informações pessoais é permitido. Mas na versão em papel, os casos devem ocorrer.
Existem algumas regras que terão quecumprir com o chefe. Manter arquivos é um processo quase infinito. Você não pode destruir esses documentos por 75 anos a partir do momento em que os quadros pararam de trabalhar.
É por esse motivo que muitas empresas estão tentandonão se preocupe muito com a coleta de informações sobre certos subordinados. Poucas empresas existem há mais de 75 anos. Muitas vezes, as empresas abrem e fecham, enquanto os arquivos pessoais permanecem nos arquivos.
Para simplificar o armazenamento de dossiês, eles vêm comvárias regras. Basicamente, esses documentos são armazenados após classificação em ordem alfabética. Além disso, é recomendável criar arquivos por ano. Essa abordagem simplificará a busca de informações sobre os funcionários que foram contratados pela empresa em um determinado período.
Há mais uma peculiaridade neste assunto.Todo o problema é que alguns dos arquivos pessoais ficam permanentemente armazenados nos arquivos da empresa. E não são destruídos depois de 10 anos ou depois de 100. Os dossiês dos líderes da organização, assim como os arquivos dos funcionários públicos, são abrangidos por esta regra. Não se esqueça dos subordinados que possuem prêmios, medalhas e diversos títulos.
O próximo ponto é a questão do acesso aosdocumentação. Freqüentemente, os arquivos dos funcionários contêm informações destinadas exclusivamente ao empregador. E a maioria dos trabalhadores não precisa conhecê-los.
Muitas vezes, os casos são criptografados, apenas o chefe da empresa tem acesso a eles, bem como o oficial de pessoal que está envolvido na formação. Os subordinados comuns não têm permissão para ver as informações coletadas.
O empregador garante os negócios dos empregadosconfidencialidade. Este tipo de informação não é disponibilizado publicamente. Mediante solicitação, cópias da documentação são fornecidas ao pessoal no dia da demissão. A empresa é responsável perante os subordinados pela segurança das informações que se encontram nos arquivos pessoais.
Você também deve se lembrar de uma vez por todas - o dossiê não éemitido a subordinados sem nenhum pretexto. Os colaboradores não têm o direito de retirar arquivos pessoais, bem como exigir sua liberação. Somente na dispensa, você pode solicitar dados aqui. O empregador dá ao pessoal apenas cópias das informações armazenadas em arquivos pessoais. Você não precisa de outro. Nenhum subordinado tem o direito de retirar esta documentação com a transferência para outra empresa ou após a suspensão final do emprego. Já foi dito que todo empregador mantém um dossiê sobre os empregados há 75 anos. Este período pode ser estendido em certas circunstâncias.
Agora um pouco sobre como exatamentedocumentação semelhante. Na realidade, as regras para a formação de casos subordinados não estão legalmente estabelecidas. E essa questão é decidida pela administração da empresa. Ele mesmo determina quais informações devem ser armazenadas e como organizar os arquivos dos subordinados. Este é o principal problema de todo o processo formativo.
No entanto, independentemente da escolha das regras, alguns dados em qualquer caso serão armazenados em um arquivo pessoal. Que tipo de documentos são encontrados em todas essas documentações? Isto:
A lista acima é obrigatóriapapel. Mas com outras informações, certos problemas podem surgir. Afinal, nem todas as informações sobre subordinados podem ser inseridas em um arquivo pessoal. Existem algumas restrições sobre isso. A que pontos deve estar atento para evitar reclamações sobre a formação incorreta de dossiês pessoais de pessoal?
Na verdade, se você realmente se aprofundartodas as questões de registro e formação de documentação pessoal dos funcionários podem se confundir. Portanto, antes de iniciar um arquivo, você deve se lembrar de apenas alguns recursos. Ou melhor, proibições. São relevantes para todos os negócios, independentemente das regras estabelecidas. É proibido:
E quais documentos específicos podem estar contidos emdossiês em consideração? O que, além dos papéis acima, se encontra na prática em arquivos pessoais? Para evitar erros, você pode seguir as dicas de coleta de informações para o dossiê dos colaboradores.
A composição do arquivo pessoal é variada.Já foi dito que é a própria empresa que estabelece as regras para a manutenção desta documentação. Portanto, é impossível dizer ao certo sobre o que está registrado nos arquivos. Os documentos obrigatórios já estão listados. Mas para evitar erros, uma certa lista de papéis permitidos para armazenamento foi inventada. O que deve estar em um arquivo pessoal? Se você excluir os objetos listados anteriormente, eles permanecerão (principalmente na forma de cópias):
Não se esqueça que qualquer responsávelo empregador elabora diversos atos com vista ao cumprimento dos processos de trabalho, bem como para garantir a sua própria segurança. Por exemplo, sobre a recusa em assinar uma ordem de demissão. Essa documentação também deve ser mantida em arquivos pessoais. Os resultados do trabalho de certificação e outras ordens que afetam o trabalho de um determinado quadro são mais alguns pontos que podem ser incluídos no dossiê.
Outro ponto importante é o armazenamento parachamado de inventário de um arquivo pessoal. Um documento que pode causar muitos problemas ao empregador. Deve ser obrigatório em todos os arquivos pessoais. Caso contrário, você pode culpar a gerência pelo fato de alguns papéis terem sido anexados ilegalmente. Um inventário de um arquivo pessoal é um documento especial que lista toda a documentação anexada a uma pasta. Colocado no início do dossiê. Sem um inventário, o empregador pode ter problemas. O funcionário pode acusar de falsificação ou furto de determinados documentos.
Formar um arquivo pessoal não é um processo assimdifícil se você se preparar corretamente. O empregador deve simplesmente inserir aqui todas as informações importantes sobre as atividades do empregado. Mas é proibido inserir informações pessoais sobre o pessoal. O exemplo da religião já foi dado. A composição da família e as peculiaridades do estilo de vida do subordinado também são tabu.
Mas algumas conquistas do funcionário devemser inseridos em arquivos pessoais. Este não é um componente obrigatório, mas é aconselhável não negligenciá-lo. Especialmente quando se trata de uma pessoa realmente talentosa. É permitida a entrada de informações sobre prêmios, títulos, certificados, medalhas, diplomas recebidos.
Os documentos do arquivo pessoal podem ser diferentes, esteClaro. A lista exata é estabelecida por cada empresa a critério do chefe. Mas a lista de títulos mais comum já foi listada. Ao formar e manter um dossiê, uma pequena regra deve ser mantida em mente. Esta é uma cláusula obrigatória, cuja violação não é permitida. Gerenciar assuntos pessoais é uma ocupação responsável. Requer cuidados especiais.
É mais ou menos do tamanho de arquivos pessoais.Pelas regras estabelecidas, podemos dizer que a espessura da pasta reservada para o dossiê de uma determinada moldura não deve ultrapassar 4 centímetros. Se o volume for maior que o limite estabelecido, é melhor iniciar um novo caso. E apenas de alguma forma marque-o sob o pretexto de continuar a documentação existente.
Na prática, é muito raro encontrar casos queem espessura atingem mais de 4 centímetros. Portanto, você deve simplesmente lembrar a regra estabelecida e não se preocupar com sua violação. Se houver muita documentação para uma equipe, é feita uma verificação especial. Com base nos resultados, o empregador decide dividir o dossiê em várias partes.
A ordem de formação das caixas é simples.Basta definir que tipo de documentação pode ser armazenada aqui. Em seguida, você deve se lembrar das restrições fornecidas anteriormente. E então um caso já está sendo criado. O primeiro passo é fazer a capa. Basta comprar pastas especiais com o nome "Caixa". Eles geralmente armazenam todos os documentos de um determinado quadro.
Mais adiante na página de título (neste caso, emcapa da pasta) as informações pessoais sobre o porta-retratos são escritas. A saber - nome completo. Na parte inferior, a data de início da documentação é obrigatória. O que deve estar em um arquivo pessoal?
O inventário é anexado como a primeira página.Isso pode ser negligenciado, mas não é recomendado fazê-lo. Este documento facilita muito a vida e retira parte da responsabilidade do empregador pela segurança dos suportes de informação colocados no dossiê - o que não está indicado no inventário não fica guardado no ficheiro pessoal.
Depois disso, a pasta contém váriosdocumentos que estão diretamente relacionados ao subordinado. É assim que se forma a composição do arquivo pessoal. É aconselhável afixar cópias ou originais da documentação à medida que foram recebidos - primeiro o questionário do candidato, depois um pedido de emprego, uma ordem do empregador para nomear para um cargo específico, e assim por diante. O processo termina com uma ordem de demissão e um ato assinado após o recebimento de uma carteira de trabalho.
Isso não é tudo.O processo de formação de caixas é um trabalho trabalhoso, embora relativamente simples. Existe mais uma pequena limitação que pode trazer alguns transtornos para o empregador. O oficial de pessoal que insere as informações nos arquivos pessoais dos subordinados deve monitorar o número de folhas da pasta. Não deve haver mais de 250 deles. Se for excedido, a segunda parte do arquivo pessoal é iniciada para este ou aquele funcionário.
Agora está claro como ocorre a formação dos casosfuncionários nas empresas. Todo o processo não termina aí. Se a empresa decidir manter esse tipo de documentação, deve ter um diário especial de arquivos pessoais. O que é isso?
Este componente é uma listatodos os arquivos de funcionários disponíveis. Publica números de casos, dados pessoais (pessoais) de subordinados, datas de formação de certas "pastas pessoais".
Não existe uma amostra única da revista.O empregador tem todo o direito de criar tal arquivo de dados a seu critério. Recentemente, uma forma extremamente difundida é o jornal eletrônico. Uma boa ideia para quem não tem muita vontade de fazer papelada. O principal é preencher os campos apropriados da revista em tempo hábil. Assim, você pode encontrar facilmente informações sobre cada funcionário sem problemas.
A partir de agora está claro como ocorre a formaçãoarquivo pessoal. Este é um processo muito simples, mas confuso, cujo procedimento não é fixado de forma alguma pela legislação da Federação Russa. Os empregadores estabelecem de forma independente os documentos que serão armazenados em arquivos pessoais. Você também pode escolher a forma de apresentação das informações.
Recomenda-se não se aplicar a assuntos pessoaisoriginais de documentos - apenas cópias em uma única cópia. O dossiê do funcionário deverá ser tratado com atenção especial - o vazamento de informações registradas neste tipo de documentação pode trazer problemas ao gestor. Com efeito, ao recolher dados sobre subordinados, conforme já referido, o empregador compromete-se a garantir a total confidencialidade das informações. Esta regra aplica-se tanto ao tempo de trabalho como a todo o período de armazenamento da documentação após o despedimento do pessoal. Isso é tudo. As informações básicas sobre a formação de assuntos de pessoal foram estudadas na íntegra. As especificidades e a composição deste processo devem ser obtidas junto de cada empresa. Algumas pessoas tentam não fazer nada. O registo de casos (pessoal) não é obrigatório, mas muito útil para o empregador.
