Formarea afacerilor angajaților este un proces careeste o necesitate pentru aproape toate companiile. Conform regulilor stabilite în Rusia, fiecare angajator trebuie să aibă un fel de dosar pentru fiecare angajat. Acest document este capabil să caracterizeze un subordonat chiar de la angajarea sa. Afacerile personale se găsesc nu numai la locul de muncă, ci și, de exemplu, la universitate. În orice caz, acest document este important. Trebuie să fie format corespunzător. Dar cum să faci asta? În ce cazuri nu este necesar să păstrați o astfel de documentare? Ce poate și nu poate fi plasat într-un fișier personal? Sortarea tuturor acestor lucruri nu este atât de dificilă pe cât pare.
Dosarul personal al unui angajat este un fel de document care stochează toată documentația referitoare la un anumit cadru. Se compune dintr-o copertă și lucrări speciale legate de subordonat.
Acest tip de documentație începe din momentul respectivangajarea personalului. Și ar trebui să se efectueze până la concedierea angajatului. Apoi, cazul este transferat în arhivă pentru stocare. Nu puteți distruge acest document pentru o anumită perioadă de timp.
Formarea cazurilor este departe de a fi cea mai mareproces obligatoriu. În unele cazuri, îl puteți evita. Dar atunci colectarea de informații despre acest subordonat sau altul va fi foarte problematică. De obicei, această procedură se desfășoară în organizații mari. Este creată o întreagă bază de date, care afișează informații despre fiecare subordonat.
S-a spus deja că nu este deloc necesar să gestionăm treburile angajaților. Dar orice întreprindere care se respectă are acest tip de documentație. Când este obligatorie formarea unui dosar și când nu?
Legislația nu prescrie nicăieri reguli pentruaceastă problemă. Dar, în practică, se dovedește că companiile mari formează fișiere personale pe subordonații lor, iar cele mici nu. Se recomandă abordarea acestei probleme pentru firmele cu cifră de afaceri mare.
Adesea, organizațiile nu desfășoară afaceri personale pentru toți subordonații, ci doar pentru anumite categorii de lucrători. Cel mai adesea sunt:
Este recomandat să nu fiți leneși și să purtați acest gendocumentație pentru toți subordonații. Procesul de formare a fișierelor angajaților nu este dificil de reținut. Doar nu toate documentele care reflectă informații despre cadru pot fi stocate aici. Ce caracteristici ale procesului trebuie amintite? Chiar și cea mai mică încălcare pentru angajator se poate dovedi nu în cel mai bun mod. Prin urmare, trebuie să studiați cu atenție sarcina la îndemână.
S-a spus deja că dosarele personale ale subordonațilorchiar și după ce persoana a renunțat, rămâne în companie. Nu sunt înmânate, ci plasate în arhive speciale. Chiar și stocarea electronică a informațiilor despre personal este permisă. Dar în versiunea pe hârtie, cazurile ar trebui să aibă loc.
Există câteva reguli care vor trebui să fierespectă șeful. Păstrarea fișierelor este un proces aproape nesfârșit. Nu puteți distruge aceste documente timp de 75 de ani din momentul în care cadrele au încetat să funcționeze.
Din acest motiv încearcă multe companiinu vă deranjați prea mult despre colectarea informațiilor despre anumiți subordonați. Puține corporații există de peste 75 de ani. Firmele se deschid și se închid adesea, în timp ce fișierele personale rămân în arhive.
Pentru a simplifica stocarea dosarelor, acestea vin cudiverse reguli. Practic, aceste documente sunt stocate după sortare în ordine alfabetică. În plus, se recomandă crearea de arhive pe an. Această abordare va simplifica căutarea informațiilor despre angajații care au fost angajați de companie la un anumit moment.
Există încă o particularitate în această chestiune.Întreaga problemă este că unele dintre fișierele personale sunt stocate permanent în arhivele companiei. Și nu sunt distruse nici după 10 ani sau după 100. Dosarele conducătorilor organizației, precum și cazurile funcționarilor publici, intră sub această regulă. Nu uitați de subordonații care au premii, medalii și diverse titluri.
Următorul punct este problema accesului la studiatdocumentație. Adesea, fișierele angajaților conțin date destinate exclusiv angajatorului. Și majoritatea lucrătorilor nu au nevoie să-i cunoască.
Adesea, cazurile sunt criptate, doar șeful întreprinderii are acces la acestea, precum și ofițerul de personal care este implicat în formație. Subordonaților obișnuiți nu li se permite să vadă informațiile colectate.
Angajatorul garantează afacerile angajațilorconfidențialitate. Acest tip de informații nu sunt puse la dispoziția publicului. La cerere, copii ale documentației sunt furnizate personalului în ziua concedierii. Compania este responsabilă față de subordonați pentru siguranța informațiilor din fișierele personale.
De asemenea, ar trebui să vă amintiți o dată pentru totdeauna - dosarul nu esteeliberat subordonaților sub nici un pretext. Angajații nu au dreptul să ia fișiere personale, precum și să solicite eliberarea acestora. Doar după concediere, puteți solicita date de aici. Angajatorul oferă personalului doar copii ale informațiilor stocate în fișiere personale. Nu ai nevoie de altul. Niciun subordonat nu are dreptul să retragă această documentație cu transferul către o altă corporație sau la suspendarea definitivă de la angajare. S-a spus deja că fiecare angajator a păstrat un dosar privind angajații timp de 75 de ani. Această perioadă poate fi prelungită în anumite circumstanțe.
Acum, puțin despre cât de exactdocumentație similară. În realitate, regulile pentru formarea cazurilor subordonate nu sunt stabilite legal. Și această problemă este decisă de conducerea companiei. El însuși determină ce informații ar trebui stocate și cum să organizeze fișierele subordonaților. Aceasta este principala problemă a întregului proces de formare.
Cu toate acestea, indiferent de alegerea regulilor, unele date, în orice caz, vor fi stocate într-un fișier personal. Ce fel de documente se găsesc în toate aceste documente? Aceasta:
Lista de mai sus este obligatoriehârtie. Dar cu alte informații, pot apărea anumite probleme. La urma urmei, nu toate informațiile despre subordonați pot fi introduse într-un fișier personal. Există unele restricții în acest sens. La ce puncte ar trebui să acordați atenție pentru a evita reclamațiile cu privire la formarea incorectă a dosarelor personale ale personalului?
De fapt, dacă te adânci într-adevărtoate problemele înregistrării și formării documentației personale ale angajaților se pot confunda. Prin urmare, înainte de a începe o arhivă, ar trebui să vă amintiți doar câteva caracteristici. Sau mai bine zis, interdicții. Acestea sunt relevante pentru toate companiile, indiferent de regulile stabilite. Este interzis:
Și în ce documente specifice pot fi conținutedosarele luate în considerare? Ce, pe lângă lucrările de mai sus, se găsește în practică în dosarele personale? Pentru a evita greșelile, puteți urma sfaturile pentru colectarea informațiilor pentru dosarul angajaților.
Compoziția fișierului personal este variată.S-a spus deja că compania însăși stabilește regulile pentru menținerea acestei documentații. Prin urmare, este imposibil să spunem cu certitudine despre ceea ce este înregistrat în arhive. Documentele obligatorii sunt deja enumerate. Dar pentru a evita orice greșeli, a fost inventată o anumită listă de hârtii permise pentru depozitare. Ce ar trebui să fie într-un fișier personal? Dacă excludeți obiectele listate anterior, acesta va rămâne (sub formă de copii în principal):
Nu uitați că orice responsabilangajatorul întocmește diverse acte pentru a se conforma proceselor de lucru, precum și pentru a-și asigura propria siguranță. De exemplu, despre refuzul de a semna un ordin de concediere. O astfel de documentație trebuie păstrată și în fișiere personale. Rezultatele activității de certificare și alte ordine care afectează activitatea unui anumit cadru sunt încă câteva puncte care pot fi incluse în dosar.
Un alt punct important este stocareanumit inventar al unui dosar personal. Un document care poate aduce multe probleme angajatorului. Trebuie să fie obligatoriu în fiecare fișier personal. În caz contrar, puteți da vina conducerii pentru faptul că unele hârtii au fost atașate ilegal. Un inventar al unui fișier personal este un document special care listează toată documentația atașată unui dosar. Plasat chiar la începutul dosarului. Fără inventar, angajatorul poate avea probleme. Angajatul poate acuza de fals sau furt de anumite documente.
Formarea unui fișier personal nu este un astfel de procesdificil dacă te pregătești corect pentru asta. Angajatorul ar trebui pur și simplu să introducă aici toate informațiile importante referitoare la activitățile angajatului. Dar este interzisă introducerea informațiilor personale despre personal. Exemplul religiei a fost dat deja. Compoziția familiei și particularitățile stilului de viață al subordonatului sunt, de asemenea, tabu.
Dar unele realizări ale angajatului trebuiesă fie introduse în fișiere personale. Aceasta nu este o componentă obligatorie, dar este recomandabil să nu o neglijați. Mai ales când vine vorba de o persoană cu adevărat talentată. Este permisă introducerea informațiilor despre premiile primite, titluri, certificate, medalii, diplome.
Documentele din fișierul personal pot fi diferiteclar. Lista exactă este stabilită de fiecare întreprindere la discreția conducătorului. Dar cea mai comună listă de valori mobiliare a fost deja listată. La formarea și menținerea unui dosar, ar trebui să se țină cont de o mică regulă. Aceasta este o clauză obligatorie, a cărei încălcare nu este permisă. Gestionarea afacerilor personale este o ocupație responsabilă. Necesită îngrijire specială.
Este vorba despre dimensiunea fișierelor personale.Conform regulilor stabilite, putem spune că grosimea dosarului rezervat pentru dosarul unui anumit cadru nu trebuie să depășească 4 centimetri. Dacă volumul depășește limita stabilită, este mai bine să începeți un nou caz. Și doar oarecum marcați-o sub masca continuării documentației existente.
În practică, este foarte rar să găsești cazuri caregrosimea ajunge la mai mult de 4 centimetri. Prin urmare, ar trebui să vă amintiți pur și simplu regula stabilită și să nu vă faceți griji cu privire la încălcarea acesteia. Dacă există o mulțime de documentație pentru un personal, se face o verificare specială. Pe baza rezultatelor sale, angajatorul decide să împartă dosarul în mai multe părți.
Ordinea formării cazurilor este simplă.Este suficient să definiți ce tip de documentație poate fi stocată aici. Apoi, ar trebui să vă amintiți restricțiile date anterior. Și apoi este deja creat un caz. Primul pas este realizarea copertei. Este suficient să cumpărați foldere speciale cu numele „Carcasă”. De obicei, ele stochează toate documentele unui anumit cadru.
Mai departe pe pagina de titlu (în acest caz, pecoperta dosarului) sunt scrise informații personale despre cadru. Și anume - numele complet. În partea de jos, data începerii documentației este obligatorie. Ce ar trebui să fie într-un fișier personal?
Inventarul este atașat ca prima pagină.Poate fi neglijat, dar nu este recomandat să faceți acest lucru. Această lucrare face viața mult mai ușoară și elimină o parte din responsabilitatea angajatorului pentru siguranța purtătorilor de informații plasate în dosar - ceea ce nu este indicat în inventar nu este stocat în fișierul personal.
După aceea, folderul conține diversedocumente care au legătură directă cu subordonatul. Așa se formează compoziția fișierului personal. Este recomandabil să postați copii sau originale ale documentației așa cum au fost primite - mai întâi chestionarul solicitantului, apoi o cerere de angajare, un ordin de la angajator pentru numirea într-un anumit post etc. Cazul se încheie cu un ordin de concediere și un act semnat la primirea unui carnet de muncă.
Asta nu e tot.Procesul de formare a cazurilor este o muncă laborioasă, deși relativ simplă. Există încă o mică limitare care poate aduce un anumit inconvenient angajatorului. Ofițerul de personal care introduce informații în fișierele personale ale subordonaților trebuie să monitorizeze numărul de foi din dosar. Nu ar trebui să fie mai mult de 250 dintre ei. Dacă este depășit, a doua parte a fișierului personal este pornită pentru acest angajat sau pentru acel angajat.
Acum este clar cum are loc formarea cazurilorangajații din companii. Întregul proces nu se termină aici. Dacă compania decide să păstreze acest tip de documentație, trebuie să aibă un jurnal special de fișiere personale. Ce este?
Această componentă este o listătoate fișierele disponibile ale angajaților. Publică un număr de cazuri, date personale (personale) ale subordonaților, date de formare a anumitor „dosare personale”.
Nu există un singur eșantion al revistei.Angajatorul are tot dreptul de a crea o astfel de arhivă de date la discreția sa. Recent, o formă extrem de răspândită este jurnalul electronic. O idee bună pentru cei care nu au chef să facă prea multe acte. Principalul lucru este să completați în timp util câmpurile corespunzătoare ale jurnalului. Apoi, puteți găsi cu ușurință informații despre fiecare angajat fără probleme.
De acum este clar cum are loc formareadosar personal. Acesta este un proces foarte simplu, dar confuz, a cărui procedură nu este stabilită în niciun fel de legislația Federației Ruse. Angajatorii stabilesc în mod independent documente care vor fi stocate în fișiere personale. De asemenea, puteți alege forma de prezentare a informațiilor.
Se recomandă să nu se aplice la treburile personaleoriginale ale documentelor - doar copii într-un singur exemplar. Dosarul angajaților va trebui tratat cu o atenție specială - scurgerea informațiilor înregistrate în acest tip de documentație poate aduce probleme managerului. Într-adevăr, atunci când colectează date despre subordonați, după cum sa menționat deja, angajatorul se angajează să asigure confidențialitatea completă a informațiilor. Această regulă se aplică atât timpului de lucru, cât și întregii perioade de stocare a documentației după concedierea personalului. Asta e tot. Informațiile de bază privind formarea cadrelor au fost studiate pe deplin. Specificațiile și compoziția acestui proces ar trebui să fie aflate de la fiecare companie. Unii oameni încearcă să nu o facă deloc. Înregistrarea cazurilor (personale) nu este obligatorie, dar foarte utilă pentru angajator.
