Заповнюючи трудову книжку, необхідно розрізняти поняття зміни і виправлення. Перші вказують на додаток правильних записів, другі ж є виправленнями помилково зроблених.
Виправлення в трудовій книжці: титульний аркуш
Коли оформлення трудової книжки виробляється вперший раз, потрібно, щоб перша (титульна) сторінка містила правильні дані про прізвища, імені, по батькові і дату народження людини, що надходить на роботу. Так як в документі не передбачена фотографія, дані відомості матимуть особливу важливість. Дана інформація визначає, кому саме належить документ.
Принципи, за якими вносяться виправлення втрудовій книжці, ніде не передбачені. Однак правила по веденню документації кажуть, що помилкові записи виправленню не підлягають. Таким чином, неправильно внесений запис робить документ недійсним, і трудова книжка підлягає обов'язковій заміні. Винятком з правил є випадок, коли у працівника змінилися паспортні дані. У подібній ситуації над старими даними пишуть нові і вказують посилання, яка є свідченням цього факту.
Заповнюючи трудову книжку, в ній ставлять печаткупідприємства. Часто виникають розбіжності, які пов'язані із записами в розділі «Відомості про роботу». Нерідко починаючі кадрові працівники при заповненні трудової книжки роблять помилки в даному розділі. Деякі вказують, що співробітник ніде раніше не працював і стаж трудової діяльності у нього відсутня. Це не зовсім вірно. Спочатку роблять запис, яка вказує про прийом на роботу. Виявляється, багато хто не знає, що інформація в трудовій книжці повинна відповідати наказам керівника. У документі повинні бути зроблені записи про прийом на роботу, зазначено найменування підрозділу, професія і посада.
Відомості про термін випробування або контракту, режиміроботи, умови оплати праці, зауваженнях, характер роботи та інших умов до трудової книжки не записують. Винятком є внесення записів, пов'язаних з переведенням на іншу посаду, або якщо співробітник переводиться до іншого наймача. В даному випадку слова про прийом на роботу доповнюють записом «в порядку переведення».
Виправлення в трудовій книжці: зразок оформлення працюючих за сумісництвом
Інформація про сумісництво записується втрудовій книжці за місцем основної роботи тільки за бажанням працівника. Але іноді трапляється так, що людина роботу за сумісництвом вже закінчив, але хоче, щоб дані про це були вказані в трудовій книжці. У такій ситуації відомості про сумісництво вказують після інформації про основну роботу - навіть в тому випадку, якщо даний запис має більш ранній термін.
У документі не роблять записів про тимчасовіперекладах. Тільки в тому випадку, якщо тимчасовий переклад перетворився в постійну роботу, даний факт записують в трудову книжку. При цьому слід вказати дати і постійного, і тимчасового переведення.
Виправлення в трудовій книжці: приклади, що стосуються змістовної частини
При невірної записи в трудовій книжці їїнеобхідно переписати і обов'язково зробити пояснення про те, чому внесені виправлення. Не повинно бути ніяких виправлень, закреслень та фраз типу «виправленому вірити».
Якщо при прийомі на роботу неправильно проставлена дата, в трудовій книжці роблять такі виправлення: створюється посилання на номер недійсним запису, а поруч вказується правильна дата.
У разі якщо запис пропущена, виправлення в трудовій книжці роблять на новому рядку, вказуючи пропущену інформацію, і запевняють її підписом посадової особи та печаткою.
При знищенні трудових книжок слід складати акт, який свідчить про даний дії.
