أنشطة أي مؤسسة في المقام الأوليرتبط بتكوين عدد كبير من الوثائق ، يختلف في المحتوى والنوع. ولكن ليس كل الوثائق لها قيمة. قد يصبح البعض مصدرا لدراسة الحياة الاقتصادية والثقافية والسياسية ، لأنها تحمل معلومات قيمة. وثائق أخرى لها أهمية عملية. لذلك ، لا يمكن اعتبار دور جميع الوثائق هو نفسه. المهمة الرئيسية للامتحان هي تحديد وثائق ذات قيمة تاريخية وتحديدها للتخزين. يتم تحديد القيمة بواسطة إمكانات المستندات الخاصة بالوثائق ، وذلك بسبب الأهمية العلمية أو التاريخية أو الاقتصادية أو الاجتماعية أو الثقافية أو السياسية.
فحص قيمة الوثائق - تحديد الهويةالقيمة الاجتماعية والثقافية والعلمية والتاريخية للوثيقة وأهميتها العملية على أساس مبادئ ومعايير القيمة للاختيار للتخزين وإنشاء فترات التخزين.
يتم فحص الوثائق ،كقاعدة عامة ، من قبل لجنة خبراء خاصة تم إنشاؤها في المؤسسة. يتم إنشاء اللجنة من بين المزيد من الموظفين المؤهلين بأمر من رئيس المنظمة المكون من أربعة إلى خمسة أشخاص. الأعضاء الإلزاميون في اللجنة هم كبير المحاسبين ورئيس الأرشيف ورئيس قسم دعم الوثائق.
في هذه العملية ، تعتمد اللجنة على المبادئ التي طورتها ممارسة ونظرية الأرشفة. هذه هي مبادئ الشمولية والتاريخية والحياد الاجتماعي السياسي والتعقيد.
استنادا إلى هذه المبادئ قد وضعتالمعايير التي فحص الوثيقة. المعايير هي مجموعة من الميزات التي يجب أن تلتزم بها الوثائق. حاليًا ، هناك 3 مجموعات رئيسية من المعايير لتحديد قيمة البيانات:
1. الأصل ؛
2. المحتوى.
3. الميزات الخارجية.
تتضمن مجموعة معايير أصل المستند المعلمات التالية:
1.أهمية الشخص أو المؤسسة التي أنتجت الوثائق. كلما كان دورها أكثر أهمية في الاقتصاد الوطني ونظام الإدارة العامة والعلوم والثقافة والصناعات الأخرى ، زادت قيمة البيانات.
2. مكان ووقت تكوين الوثائق.المعلومات المسجلة في وقت واحد مع الحدث الموصوف أو بعد فترة وجيزة تعتبر مهمة. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون المعلومات أكثر أهمية إذا تم تسجيلها في نفس المكان الذي وقع فيه الحدث.
3. كثافة التوثيق. كلما قلت المنشورات ، زادت قيمة المعلومات.
وبالتالي ، فإن فحص قيمة الوثائق مصمم لإبراز تلك الوثائق التي تعكس تاريخ الحياة العامة أو منظمة معينة في لحظات حاسمة.
تتضمن معايير المحتوى المعلمات الأساسية التالية:
1. قيمة المعلومات. ستكون المستندات التي تحتوي على معلومات فريدة موضع تقدير كبير أثناء الفحص.
2. أنواع الوثائق. في عملية العمل ، يجب إعطاء الأفضلية للوثائق التي تهدف إلى تسجيل أهم جوانب أنشطة المنظمة وحياة المجتمع.
3. كرر المعلومات. ستكون المعلومات أكثر قيمة كلما قل العثور عليها.
تشمل المعايير الخارجية:
1. صحة الوثائق. فحص قيمة الوثائق ضروري أيضا لتقييم صحة المعلومات. في حالة تقييم نسخة ، يجب أن تكون مؤطرة بشكل صحيح ومصدقة.
2. القوة القانونية للوثائق. من الأهمية بمكان في عملية العمل المكتبي ، كما لوحظ بالفعل ، التنفيذ الصحيح للوثائق.
3. درجة حفظ الوثائق.
4. السمات الفنية.
تعتبر هذه المعايير مشروطة. قد يشمل فحص قيمة المستندات معايير أخرى اعتمادًا على أهداف وخصائص المؤسسة.
