محضر الاجتماع هي وثيقة تعكسمعلومات عن القضايا التي تم النظر فيها في الاجتماع والقرارات المتخذة. يشير إلى الوثائق التنظيمية والإدارية. يتم إدخال المعلومات في المحضر من قبل سكرتير الاجتماع أو من قبل شخص مخول آخر على أساس الإملاء أو التسجيل اليدوي. قبل الاجتماع ، ينبغي إعداد جميع الوثائق الضرورية: جدول الأعمال ، وقائمة المشاركين ، ونصوص الخطب ، ومشروعات الحلول الممكنة.
يجوز إصدار محاضر اجتماع الهيئة أو هيئة أخرى بشكل كامل أو في شكل موجز. هذا الأخير لا يشمل مسار مناقشة القضايا التي يتم حلها ويصلح فقط القرارات المتخذة.
عادة ما يتضمن البروتوكول في شكله الكامل جزئين- تمهيدية وأساسية. يحتوي التعريف التمهيدي على الأسماء (وكذلك الأحرف الأولى) من رئيس الجلسة ، والسكرتير والمشاركين في الاجتماع ، بالإضافة إلى الأشخاص الحاضرين. إذا كان عدد الحاضرين أكبر من 15 ، يتم الإشارة إلى القائمة الكاملة الإلزامية للأسماء. إذا كانت موجودة لسلطات مختلفة ، يشار إلى كل منصب ومكان العمل.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يشير الجزء التمهيدي بالضرورة إلى جدول الأعمال ، مع ذكر القضايا حسب الأهمية والإشارة إلى اسم المقرر لكل قضية.
يتكون محضر الاجتماع في الجزء الرئيسي منه من الأقسام وفقًا لجدول الأعمال. يتم إنشاء نص كل عنصر ، كقاعدة ، وفقًا لمخطط قصير:
- استمعوا: الاسم.
- حل (أو تقرر): الاسم.
يتم تسجيل ملخص كل خطابفي نص البروتوكول أو تعلق كمواد منفصلة (مع ملاحظة في نص البروتوكول مع الإشارة المناسبة). في حالة التصويت ، يتم إعطاء نتائجها. يجب اتخاذ القرار لكل عنصر في البروتوكول.
يجب توقيع محضر الاجتماعرئيس ، فضلا عن سكرتير الاجتماع. يعتبر تاريخ الاجتماع أو الاجتماع هو تاريخ البروتوكول. يتم إعطاء كل بروتوكول رقم تسلسلي بشكل منفصل لمجموعة البروتوكول المقابلة ، إذا لزم الأمر مع رمز أبجدي. يتم الترقيم على مدار السنة المتنامية.
إن محضر اجتماع مجلس الإدارة له محضر خاص بهالميزات. وترد المتطلبات العامة لهذه الوثيقة في نص القانون الاتحادي "بشأن الشركات المساهمة" (المادة 68). بالإضافة إلى ذلك ، في حال قرر مجلس الإدارة إصدار أسهم (أوراق مالية) في اجتماع ، عندئذ ، وفقًا لمعايير إصدار الأوراق المالية المعتمدة في الاتحاد الروسي ، يجب أن تعكس محاضر اجتماع ما نتائج التصويت بنداء الأسماء من جميع أعضاء المجلس. هذا هو الشرط التنظيمي الرئيسي للبروتوكول.
في الواقع ، يمكن تسجيل مثل هذه البروتوكولاتتختلف إلى حد كبير في طريقة تجميعها ودرجة التفصيل. تتطابق بعض البروتوكولات مع النص التفصيلي للاجتماع مع انعكاس جميع النسخ المتماثلة والأسئلة المطروحة. عادة ما يتم تحديد شرط مثل هذا البروتوكول في الحكم على مجلس الإدارة.
وعلى الطرف الآخر - غاية دقيقة وجيزة من الاجتماع، بما في ذلك المعلومات المتاحة عن تكوين المشاركين، وجدول الأعمال، وصياغة القضايا المطروحة والقرارات المتخذة.
الخيار الأمثل هو عادةشيء بينهما. تم وضع بروتوكول مفصل بشكل مفرط ، كقاعدة ، على أساس التسجيلات الصوتية للاجتماع. عندما يتم فك شفرتها ، قد يكون هناك عدم دقة تشوه معنى القضايا التي يتم حلها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب ألا ننسى أن أي مساهم لديه الحق في الاطلاع على محضر الاجتماع. عند مناقشة المسائل التجارية ، يمكن للبروتوكول التفصيلي تسجيل الكثير من المعلومات التي هي سر تجاري.
من ناحية أخرى ، والإيجازية المفرطة للبروتوكوليمكن أن يقود المساهمين العاديين إلى فكرة اتباع نهج رسمي وعدم كفاية أداء مجلس الإدارة. من المستصوب لكل سؤال أن يشير إلى المبادرين والمشاركين في المناقشة ، والشرح للكلمة ، وجوهر واضعي الأسئلة المطروحة. هذا النهج ، من بين أمور أخرى ، يسمح لك بتقييم مساهمة كل مشارك على نحو أكثر فعالية.
