حتى الآن ، يعتقد بعض رجال الأعمال ذلكالموظفون الإداريون مضيعة للمال والبيروقراطية الزائدة ومع ذلك ، لا يمكن أن يكون هذا البيان صحيحًا إلا للشركات الصغيرة جدًا ، حيث يتحمل المدير جميع المسؤوليات. في الواقع ، يعد الموظفون الإداريون حلقة وصل مهمة في سلسلة الأعمال. هو الذي ينظم عمل المؤسسة ، وهو المسؤول عن صلته بالعالم الخارجي ، عن تنفيذ العقود والأوامر ومراقبة استلام المدفوعات في الوقت المناسب.
حتى غياب سكرتير في يوم واحد ،مدير مكتب ، مساعد شخصي يوضح مقدار الموظفين الإداريين المطلوب في الأعمال. الوظائف التي ذكرناها أعلاه هي الوظائف الرئيسية من هذا النوع. ومع ذلك ، فهي لا تقتصر على هذه الأنواع من الأنشطة. من هم الموظفون الإداريون مع السكرتير؟ كاتب ، موظف في مركز الاتصال ، مدير مكتب ، مساعد شخصي ، سكرتير مترجم. من الخطأ الاعتقاد بأن هذا العمل يمكن أن يقوم به أي شخص بعد دورات قصيرة الأجل. من أجل تنظيم أنشطة المؤسسة نوعيا ، من الضروري ليس فقط الصفات الشخصية مثل الدبلوماسية والموضوعية والالتزام بالمواعيد.
مدير مكتب ، باستثناء خارجي أنيقالكتابة والخلق ، يجب أيضًا التواصل بكفاءة مع زوار المؤسسة ، لأنه من بينهم سيكون هناك شركاء وعملاء محتملون. في بعض الأحيان يتم تكليف هذا المتخصص أيضًا بالترويج لسلع أو خدمات الشركة. في أي حال ، هو الذي ينسق عمل جميع الخدمات والتواصل مع القائد. وهو مسؤول أيضًا عن الالتزام بجدول العمل وجدول الاجتماعات والمفاوضات. مساعد شخصي يساعد المدير في تنظيم رحلات العمل في جميع أنحاء البلاد وخارجها. يحاول رواد الأعمال اختيار شخص لديه معرفة باللغات الأجنبية وآداب العمل والكفاءة والموعد المحدد لهذا المنصب. وكقاعدة عامة ، تعمل النساء كأمينات ومساعدين ، على عكس المعتقدات الشعبية ، وليس الشباب ، ولكن السيدات المتعلمات تعليماً جيداً الذين تزيد أعمارهن عن 25 عامًا. لكن يمكن أن يكون مدير المكتب رجلاً ، كل هذا يتوقف على الصناعة. ميزة إضافية ستكون ليس فقط خبرة العمل ، ولكن أيضًا المعرفة المهنية في مجال إدارة المستندات. من المثير للدهشة ، مع وجود وفرة من المتخصصين الأكفاء والمتعلمين ، أن خريجي الجامعات الشباب ، لا يعد اختيار الموظفين الإداريين المؤهلين مهمة سهلة. بعد كل شيء ، ليس فقط المعرفة ذات الصلة مهمة ، ولكن أيضا الصفات الشخصية: عدم الصراع ، والموضوعية ، والقدرة على طاعة وقيادة ، والقدرات التنظيمية.
