Ammatista riippumattaorganisaatio toimii ihmisten kanssa. Työntekijöiden laillinen rekisteröinti on välttämätöntä työsuhteen kaikissa vaiheissa. Näihin tapauksiin luotu henkilöstöasiakirjojen kokoonpano sisältää monen tyyppisiä papereita, määräyksiä ja henkilötietoja.
Työnantajan ei tarvitse vain toimia pätevästihenkilöstörekisterissä olevia asiakirjoja, mutta myös järjestää niiden säilyttämisen, siirron arkistoon ja tarvittaessa tuhoamisen. Kaikkien näiden toimien on oltava sovellettavan lain mukaisia.
Työntekijöiden liikkumisen kaikki vaiheet on otettava huomioon asianomaisissa papereissa. Henkilöstön liikkumista kuvaavat henkilöasiakirjat sisältävät seuraavat:
HR ja sihteeristöyritysten tulisi muistaa tarve laatia henkilökohtaisia asiakirjoja lain vaatimusten mukaisesti. Yrityksen säännöissä määrättyjen sääntöjen ei pitäisi olla ristiriidassa ylempien ohjeiden kanssa.
Oikeat paperityöt henkilökohtaista vartenyrityksen kokoonpano on ilmoitettu vastaavissa ohjeissa. Siinä on esimerkkien ja linkkien avulla ilmoitettava kaikki vivahteet henkilöstön kiinnittämisestä paperille. Tämä normatiivinen säädös on organisaation johdon antama ja hyväksymä, ja se on luonteeltaan rajoittamaton.
Henkilökohtaiset asiakirjat voidaan laatia kutenelektronisia ja paperisia. Jos teksti on kirjoitettu käsin, sinun on seurattava käsialan tarkkuutta ja yritettävä olla tekemättä tahroja. Korjattu virhe on vahvistettava organisaation sinetillä ja todistettava päällikön allekirjoituksella.
Henkilötiedot ovat usein mukanasalaisia, koska ne sisältävät lain suojaamia henkilötietoja. Vain tiukasti määritelty asiantuntijapiiri saa työskennellä heidän kanssaan.
Henkilöstöpalvelun asiakirjoissa erotetaan kahdenlaisia tilauksia:
Ne eroavat toisistaan sisustustavassaan, järjestyksessähyväksyminen, allekirjoittaminen ja julkaiseminen. Lisäksi henkilöstöosaston työntekijät työskentelevät useimmiten henkilökohtaisten tilausten perusteella. Ne säilytetään myös siellä erillään muista asiakirjoista. Tällaiset tilaukset sisältyvät organisaation henkilöstöä koskeviin asiakirjoihin.
Suurin osa henkilökohtaisista tilauksista onyhtenäiset muodot. Tällaisten lomakkeiden kanssa työskentelyn helppous edellyttää niiden yhtenäisyyttä yritykselle. Vakiolomakkeiden pakollinen käyttö on kuitenkin määrätty vain valtion virastoille ja budjettijärjestöille. Yritykset, joilla on erilainen omistusmuoto, eivät ehkä noudata näitä sääntöjä.
Henkilökohtaisista tilauksista seuraavat ovat yleisimpiä:
Kaikki henkilöstöä koskevat määräykset saatetaan sen työntekijän tietoon, jota ne koskevat. Jos työntekijä jostain syystä ei allekirjoita asiakirjaa, siitä laaditaan laki.
Kaikkien henkilökohtaisten tilausten on läpäistäväpakollinen rekisteröinti erityispäiväkirjaan. Samalla heille annetaan numero, joka osoittaa, että he on rekisteröity ja että niiden suorittamista valvotaan. Kopio tilauksesta on tallennettava henkilökohtaiseen tiedostoon, alkuperäinen asiakirja säilytetään erikseen vuoden ajan, minkä jälkeen se joko lähetetään arkistoon tai tuhotaan.
Jokaisessa organisaatiossa muodosta riippuenomaisuutta ja muita ominaisuuksia, yrityksen henkilöstöön luodaan erilaisia asiakirjoja. Niiden luettelo olisi annettava henkilöstön asiakirjahallinnan harjoittamista koskevissa ohjeissa.
Useimmiten se on:
Jokainen yritys määrittää itsenäisesti tarvittavat henkilöstöasiakirjatyypit sekä niiden luomisen ja säilyttämisen.
Tärkeimmät ja täydelliset tiedot työntekijöistämerkitään hänen henkilökohtaiseen tiedostoonsa. Asiakirjojen koostumus ja hankinnan erityispiirteet määrittävät kukin organisaatio itsenäisesti ja ne on määrättävä sääntelyasiakirjassa. Voit arkistoida kopioita paperista sekä eteen- että taaksepäin tai muodostaa ne ryhmissä.
Henkilökohtaiset asiat voidaan hoitaa kuten useimmatorganisaation työntekijöille ja yksinomaan johtajille ja johtaville asiantuntijoille. Käytännössä useimmat organisaatiot haluavat kuitenkin saada asiakirjoja ja muita tietoja kaikista työntekijöistä riippumatta hänen asemastaan ja asemastaan.
Asiakirjojen luokat ja niiden kopiot tallennettavaksi työntekijän henkilökohtaiseen tiedostoon:
Jokaiselle työntekijälle luodaan erillinen kansio,johon luetellut asiakirjat ja niiden jäljennökset on arkistoitu. Henkilökohtaiset tiedostot säilytetään erillään muista henkilöstöasiakirjoista. Ne sisältävät henkilötietoja, joten niiden ei pitäisi olla luvattomien henkilöiden saatavilla.
Yhtenäinen henkilökohtainen työntekijäkortti on pakollinen kaikille yrityksille omistusmuodosta riippumatta. Se on perusasiakirja, joka on suunniteltu tallentamaan organisaation työntekijät.
Henkilökohtainen kortti sisältää kaikki perustiedottyöntekijä. Se täytetään yleensä käsin, mutta perustiedot voidaan syöttää tekniikan avulla. Henkilökorttia säilytetään koko ajan, kun työntekijä työskentelee organisaatiossa. Kun täytät osan, lisäosan saa tulostaa ja liittää.
Huomaa, kun täytät henkilökohtaista korttiakoodin linkkeihin. Ne on merkitty niiden taulukoiden oikealle puolelle, joiden tiedot ovat yhtenäisiä. Näiden osien tietojen on oltava luokittelijoiden ja muiden säädösten mukaisia.
Henkilökohtaiset kortit säilytetään asianmukaisesti erikseenmuista henkilökohtaisista asiakirjoista, kassakaapissa tai metallisessa kaapissa, jossa on lukko. Tämä asiakirja sisältää henkilökohtaisia tietoja ja on tiukan kirjanpidon alainen. Kun työntekijä irtisanotaan, tehdään vastaava merkintä ja henkilökohtainen kortti myönnetään arkistovarastoon.
Työkirja on asiakirja, joka vahvistaatyökokemus, vanhemmuus ja työntekijän asema. Sen ylläpito on pakollista kaikille. Hän aloittaa työnteon alussa ja seuraa edelleen henkilöä eläkkeelle siirtymiseen saakka.
Velvollisuus hankkia tyhjiä lomakkeita ja lisäosiatyökirjat kuuluu organisaation kirjanpito -osastolle. Sen työntekijät pitävät ne tallelokerossaan ja luovuttavat tarvittaessa henkilöstöosastolle. Tämä kirjataan vastaavaan tilikirjaan. Hallintoa ei suositella hyväksymästä työntekijöiltä tuntemattoman alkuperän työkirjojen aihioita ja tyhjiä lisäyksiä.
Työkirja laaditaan aina vain käsin.Muistiinpanot tehdään kuulakärkikynällä, jossa on sininen muste. Jos virhe on tapahtunut, se on korjattava ja vahvistettava hallinnon allekirjoituksella ja organisaation sinetillä. Kaikkien syötettyjen tietojen on oltava lakien ja määräysten mukaisia.
Työkirjat säilytetään erillään muistaasiakirjoja tallelokerossa. Niiden luovuttaminen työntekijöille ja vielä enemmän kolmansille osapuolille on kielletty. Jos organisaation työntekijän on saatava tietoja tämän asiakirjan tietueista, kaikista sivuista tehdään kopio, ne ommellaan ja jokainen sivu varmennetaan sinetillä. Irtisanomisen jälkeen työkirja luovutetaan työntekijälle samana päivänä.
Henkilöasiakirjojen oikea säilytys- yksi henkilöstöpalvelujen työntekijöiden päätehtävistä. Niiden sisältämät tiedot kuuluvat henkilökohtaiseen luokkaan, eikä niitä saa paljastaa. Lisäksi tällaiset asiakirjat on säilytettävä ja käsiteltävä erityisissä olosuhteissa.
Ennen tulevaisuuden työsopimuksen allekirjoittamistatyöntekijän on otettava kirjallinen lupa käsitellä henkilötietoja. Kopio tästä asiakirjasta tallennetaan henkilökohtaiseen tiedostoon tai erilliseen kansioon.
Kaikkien henkilötietoihin liittyvien asiakirjojen on oltavapidetään erillään tavallisista papereista. Pääsy niihin on sallittu vain henkilöstöosaston asiantuntijoille ja organisaation ensimmäiselle johtajalle. Työntekijöiden henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille ja organisaatioille on ehdottomasti kielletty. Poikkeuksena ovat oikeus- ja syyttäjäviranomaiset, jotka ovat esittäneet muodollisen, dokumentoidun pyynnön.
Voit tallentaa henkilökohtaisia asiakirjoja täyttämälläerillinen tapausten nimikkeistö. Kansiot ja laatikot asiakirjoineen sijoitetaan kaappeihin. On suositeltavaa eristää ne suorasta auringonvalosta ja korkeista lämpötiloista. Suurelle määrälle asiakirjoja on suositeltavaa varata erityinen huone.
Henkilökohtaiset tiedostot, kyselylomakkeet ja henkilökohtaiset kortit säilytetään operatiivisessa varastossa niin kauan kuin organisaatio tekee yhteistyötä tietyn työntekijän kanssa. Irtisanomisen jälkeen ne lähetetään arkistovarastoon.
Henkilöstötilauksia säilytetään vuoden ajanniiden julkaisemisen jälkeen. Työnkuvaukset ja muut ohjeet ovat määrittelemättömiä, kunnes ne peruutetaan. Henkilöstötaulukko sekä loma -aikataulu julkaistaan vuosittain ja säilytetään henkilöstöosastolla tai kirjanpito -osastolla vielä vuoden ajan toimenpiteen päätyttyä.
Käyttöaikaisen varastointiajan päätyttyähenkilöstötiedot lähetetään henkilöstöasiakirjoihin. Tämä voi olla organisaation alaosasto tai kolmas osapuoli, useimmiten valtion omistama organisaatio.
Luettelo asiakirjoista, jotka on säilytettävä pitkäaikaisessa arkistoinnissa, on seuraava:
Arkiston asiakirjat laatii henkilöstöosaston työntekijä tai sihteeri. Tiedostoja ja muita papereita voidaan säilyttää pitkään sekä organisaatiossa itsessään että sopimuksen mukaisesti erikoistuneessa laitoksessa.
Asiakirjat kansiossa pitkäaikaista tallennusta vartenmuodostetaan päivämäärän mukaan, alkaen aikaisimmasta. Paperin fyysistä turvallisuutta on seurattava huolellisesti ja tarvittaessa kopioitava ja varmennettava. Kaikki kotelon arkit on numeroitu ja ommeltu, minkä jälkeen tehdään luettelo.
Asiakirjojen kansiot on sijoitettava tiukastiOkei. Itse huoneessa on välttämätöntä ylläpitää optimaalinen lämpötila ja alhainen kosteus sekä välttää suoraa auringonvaloa. Telineet on puhdistettava säännöllisesti pölystä, ja huoneet, joissa on asiakirjoja, on käsiteltävä jyrsijöiltä ja muilta tuholaisilta.
Pitkäaikaisesta säilytyksestä huolimatta asiakirjathenkilöstö voidaan tuhota. Ennen tätä menettelyä pidetään erityiskomitean kokous, joka päättää yhdessä henkilökohtaisten asiakirjojen jatkosta.
Tuhoaminen tapahtuu aina tiukasti inventaarion mukaisesti kaikkien komission jäsenten läsnä ollessa. Tämä voi olla polttaminen, tuhoaminen jauhamalla, puristamalla ja muilla menetelmillä.
Henkilökohtaisten asiakirjojen koostumus on monipuolinen ja monipuolinen. Henkilöstöpalvelujen työntekijöiden ja yritysten johdon tulee tietää, miten ne on laadittava, varastoitava ja tuhottava oikein.
