Tietotekniikan kehittäminen merkitsee väistämättäeri taloudellisten yksiköiden välisten taloudellisten ja oikeudellisten suhteiden muuttaminen uudelle tasolle. Sähköiset lomakkeet korvaavat paperimuodot, ja ne vaikuttavat yhä useampaan osaan elämäämme, mutta tämä prosessi ei ole vielä kaukana valmista, ja nykyään kaikki tavaroiden siirtoon liittyvät taloudelliset toimet on tuettava asiakirjoilla. Rahtikirja on tässä tapauksessa yksi tärkeimmistä asiakirjoista, joille on ominaista yleismaailmallisuus ja helppo täyttää.
Toinen kiistaton etu hyödykkeestäRahtikirja on, että asiakirjan allekirjoittavat vastuuhenkilöt, sekä myyjäyritys että ostajayhtiö. Huolimatta huomattavasta edistyksestä digitaalitekniikan tietoturvan alalla, vuosisatojen läpi kulunut allekirjoitus on edelleen luotettavin tapa vahvistaa asiakirjan laillisuus. Rahtikirjan allekirjoittaa yleensä johtaja tai yksi hänen varahenkilöstään sekä kirjanpitäjä ja tavaroiden toimittamisesta vastuussa oleva henkilö (yleensä varastossa pitäjä). Vastaanottajan kannalta yleensä riittää yksi allekirjoitus.
Lisäksi konossementti sisältää kaikkitarvittavat tuotetiedot. Nämä tiedot voivat olla hyödyllisiä monille eri osapuolille. Ensinnäkin tietysti ostajalle, jonka on varmistettava, että asiakirjoissa määritellyt tiedot vastaavat todellista tilannetta. Lisäksi kirjanpitäjät tekevät konossementin avulla tarvittavat merkinnät ja valtion virastot tarkastavat taloudellisten yksiköiden laillisuuden.
Laskussa ilmoitetaan yleensä nimitavarat, niiden massa, hinta, hinta, arvonlisävero, pakkaus sekä asiakirjan laatimispäivä. Lisäksi edellä on ilmoitettava molempien osapuolten oikeudelliset yksityiskohdat. Rahtikirja on kiinnitetty yllä olevilla allekirjoituksilla sekä organisaatioiden sinetöillä.
Tietojen runsaudesta huolimattakonossementin poikkeuksellisen tärkeys, sen täyttöprosessi on melko yksinkertainen, mikä selittää suurelta osin tämän asiakirjan laajan jakelun. Yhtiöllä on pääsääntöisesti rahtikirjojen mallit, joissa sen yksityiskohdat on jo ajettu sisään, sekä joitain muita muuttumattomia tietoja. Joissain tapauksissa, kun yritys työskentelee pääasiassa kanta-asiakkaiden kanssa, jokaiselle asiakkaalle luodaan malli täyttöprosessin yksinkertaistamiseksi.
Siksi vastuuhenkilötavaroiden lähetys, riittää, kun muodostetaan rahtikirja, joka on muuten tiukka raportointilomake, ajaa lähetyspäivänä, tiedot tavaroista, tarkista tietokoneen laskuttamat kustannukset laskulla, tulosta asiakirja lomakkeelle, varmenna se ja antaa se ostajalle. Kuten näette, prosessi on enemmän kuin yksinkertainen.
Kuitenkin niin yksinkertaisessa tapauksessa melko useinvirheitä ilmenee banaalisesta valintattomuudesta tai vain kiireessä. Tavaroiden laskussa ei pitäisi olla virheitä, jopa kaikkein vähäisin. Kaikki kirjoitusvirheet on korjattava ja lomake on merkittävä pilaantuneeksi. Jos tavaran ostajalle lähettämisen jälkeen havaitaan virhe, uusi rahtikirja laaditaan ja annetaan sitten allekirjoittamista varten. Tällaiset tiukat vaatimukset tekevät mahdolliseksi tarjota korkea suojaustaso kuorioperaatioille, joista digitaaliset asiakirjat eivät vielä voi ylpeillä. Lähitulevaisuudessa konossementti ei myöskään ole vaarassa, ja jos tämä asiakirja otetaan koskaan pois liikkeestä, se tapahtuu pian.
