La conclusion de toute transaction nécessite un documentaireconfirmations. Outre la compilation des documents nécessaires, il est souvent nécessaire de transférer des documents officiels d'une personne physique ou morale à une autre. Un tel transfert est une procédure légale et nécessite l'écriture nécessaire. La preuve documentaire de l'événement est un acte de transfert de documents établi sous une forme spécifique et signé par tous les participants.
Un tel acte n'est légalement justifié qu'à la conditionétablissement conformément aux règles de gestion du bureau et disponibilité de toutes les signatures nécessaires. Il n'y a pas de banque unique ou de formulaire unifié pour tous les cas, car les situations nécessitant le transfert de documents sont très diverses. Par conséquent, la forme de ce document dans chaque situation spécifique est différente.
En général, un document se compose de troispièces obligatoires. La première partie, immédiatement après le nom «Acte d'acceptation et de livraison des documents» (un échantillon, en règle générale, pour chaque type de document), la date et le lieu de préparation, contient les coordonnées des parties expéditrices et destinataires. Pour les particuliers, il s'agit du nom et des données du passeport, pour les organisations - le nom complet et les données des représentants. Si des documents sont transférés entre différentes divisions d'une même organisation, les noms des divisions structurelles (envoi et réception), ainsi que les noms des représentants doivent être indiqués.
Dans la deuxième partie, l'acte de transfert contientune liste des documents à transmettre, indiquant les numéros de série et les données d'enregistrement reflétés dans les documents comptables. Il est très pratique d'organiser une telle liste sous la forme d'un tableau.
La dernière partie de l'acte indiquele nombre d'exemplaires réalisés et les signatures des parties. Pour les représentants d'organisations, à côté de la signature, il est nécessaire d'indiquer les positions et de fournir une transcription des signatures. L'acte doit également être certifié par le sceau de l'organisation.
En cas de transfert de documents particulièrement importantsLe transfert est établi par une commission spéciale créée par ordre du chef. Dans ce cas, les signatures, noms et positions de tous les membres de la commission sont obligatoires.
Le transfert de retour de documents n'est possible que sur demande spéciale du formulaire établi avec une liste des documents transférés. Si une partie des documents est perdue, cela doit également être reflété dans la demande.
Dans quels cas faut-il rédiger un actetransmission? Dans le flux de documents du personnel, le transfert de documents d'un employé à un autre s'effectue en cas de départ en vacances, de licenciement, de transfert dans un autre service. De plus, cet acte est compilé lors de la remise des documents aux archives pour stockage ou lors de la destruction. Toutes les informations nécessaires sur la circulation des documents figurent dans un journal ou un dossier spécial. L'acte de transmission et de réception des documents doit en contenir une liste complète, quel que soit le nombre de feuilles ou de volumes.
Pour juridiquement compétent et correctl'acte de transfert établi, le service du personnel de l'organisation doit disposer d'une liste des documents réglementaires nécessaires. Les documents obligatoires du service du personnel comprennent un règlement sur la rémunération, le règlement intérieur, un contrat de travail, la dotation en personnel, les commandes de personnel, les horaires de vacances, les cartes personnelles des employés et leurs carnets de travail, les demandes de congé et de licenciement pour les employés, et plusieurs autres.
Processus particulièrement responsable - réception et transmissioncahiers de travail, en cas de perte dont le processus de récupération est associé à des difficultés considérables. En outre, le document le plus important est le livre des livres de travail, contenant les signatures des deux employés et des licenciés. Le transfert des cahiers est recommandé sous la forme d'une annexe distincte à la loi indiquant la série et les numéros de chaque livre, y compris ceux non réclamés.
Dans certains cas, le transfert de copies de documents est prévu, principalement en ce qui concerne les documents secrets ou de titre ou les documents de déclaration stricte.
En cas de perte de certains documents etdésaccord sur cette question l'acte d'acceptation est le principal fondement juridique du règlement des litiges. Par conséquent, sa conception appropriée est si importante, il est préférable qu'elle soit réalisée par un spécialiste expérimenté dans le travail avec des documents.
