Au cours de son activité économiqueune entreprise ou une entreprise est envahie par toute une archive de papiers, importants et pas très importants. Les documents commerciaux tels que la correspondance avec les partenaires ou la coordination de questions insignifiantes concernant les employés, les partenaires ou les félicitations pour les vacances ne sont pas d'une importance particulière.
Celles qui concernent la paie,les déductions de fonds, fédérales ou locales, les ordonnances et les directives concernant les nominations et les licenciements sont classées comme celles qui doivent avoir une période de conservation des documents dans l'organisation. Ces conditions sont déterminées par la loi et les arrêtés internes du ministère des Finances de RF. Dans ce cas, il s'agit de l'ordonnance n ° 105 du 29/07/1983.
Comment la comptabilité de réception et de stockage est-elle effectuéeles matériaux, leur déplacement, une liste des travaux sur la vérification, l'inventaire, la réflexion sur les comptes comptables, les délais de stockage des documents dans l'organisation? Toutes les actions doivent avoir une base: l'ordre de la tête, qui est basé sur le flux de documents juridiques.
Il est difficile d'inventer quoi que ce soit ici, et ce n'est pas nécessaire, alorscomment il y a une loi à suivre. Le principe de responsabilité est assez simple: celui qui a signé la commande est responsable de sa mise en œuvre.
Stockage, archivage et conditions
Tous les documents de déclaration doivent être déposés dansconformément aux conditions de sa création. Pour un trimestre ou un an, selon la quantité et le volume. Une petite entreprise est en mesure de classer plusieurs archives à la fois par an, tandis que les «grosses» entreprises ont du mal à placer des documents par trimestre dans une seule armoire.
L'archive est créée directement dans l'organisation, etsa création, ainsi que les modalités de stockage des documents dans l'organisation doivent être étayées par l'ordonnance du responsable sur les conditions et la procédure de sa création. Cette disposition, développée par la direction, devient la base de la maintenance des archives. Le règlement est conforme aux règles de travail de Rosarkhiv, et s'il ne les suit pas sur tous les points, alors il doit se conformer à leurs principaux points fondamentaux.
Principaux paramètres de maintenance, de transfert, de régulationle travail d’archivage et d’autres conditions importantes doivent être remplies. La responsabilité en incombe au gestionnaire. Il est clair pour tout le monde pourquoi il est nécessaire de respecter les règles de conservation des documents et d'éviter qu'ils ne soient perdus ou endommagés. En cas d'inspections, de litiges entre l'organisation et les autorités fiscales et autres, dans le cas d'employés demandant une attestation de salaire, il sera nécessaire de se référer aux documents des archives.
Sinon l'organisation elle-même, alors l'archive peut émettrece type de documents et de certificats afin d'éviter les points flous. Lorsque les conditions de stockage des documents dans l'organisation sont respectées, une personne peut facilement demander de l'aide lors de sa retraite.
Conditions de stockage des documents dans l'organisation
Il existe un concept de responsabilité stricteworkflow. Il s'agit principalement de documents relatifs aux états financiers et à la formation de l'assiette fiscale. Ces documents doivent être déposés sans faute. Les conditions de stockage des documents dans l'entreprise, ainsi que dans l'organisation (entreprise), sont réglementées de la même manière.
La durée de conservation spécifique de ce ouun autre document est indiqué dans la liste des documents standard (gestion), où il existe également certaines périodes de stockage. Il existe un certain nombre d'autres ordonnances et lois réglementaires qui reflètent la période de conservation des documents commerciaux. Il n'est pas possible d'indiquer une durée de conservation spécifique pour chaque document dans un article. Mais si nécessaire, vous pouvez ouvrir la liste et y prendre toutes les informations nécessaires. On peut seulement dire que la durée minimale de conservation des documents est de 5 ans et la durée maximale de 70 ans.
Durée de stockage des documents dans les archives
Lorsqu'une organisation, une entreprise ou une entreprisetermine son activité, puis l'arrête, puis l'ensemble du flux de documents est trié. Les documents inutiles peuvent avoir n'importe quel sort, à la discrétion de la direction. Les documents d'une durée de conservation de 5 à 70 ans doivent être envoyés aux archives (tant qu'ils sont conservés) ou peuvent être déposés auprès du cessionnaire. Les documents doivent être classés, numérotés, démontés pour appartenir à un département ou à une unité structurelle, reliés selon la chronologie. La page de titre doit contenir des informations avec un inventaire et les dossiers doivent répondre aux exigences de base:
Lors de l'envoi de documents aux archives, unun accord de transfert, ainsi qu'un inventaire de tous les documents reçus en double exemplaire, dont l'un reste avec l'organisation (avec le cessionnaire) ou avec une personne intéressée à le conserver. Les deux copies doivent contenir des informations sur le transfert des documents aux archives, être signées par la personne responsable qui a accepté les documents et le sceau de l'institution.
