Chaque organisation, quelle que soit sa taille,dans le processus de réalisation d'activités de presque tout type est confronté à la nécessité d'utiliser des fonds. Et si des paiements autres qu'en espèces sont généralement utilisés pour payer le matériel nécessaire ou les services commandés, le paiement des frais de voyage et de certaines autres dépenses se fait à l'aide d'espèces. Pour ce faire, une caisse est créée dans l'entreprise et la comptabilité des transactions en espèces doit être tenue conformément aux actes législatifs et réglementaires.
Organisation du contrôle des fondsest porté par le service comptable, tandis que ses efforts visent à renforcer la discipline de paiement, ainsi qu'à assurer la bonne utilisation et la répartition des ressources financières. À son tour, la comptabilité des transactions en espèces implique une documentation correcte, complète et opportune, ainsi que la légalité des transactions en espèces.
Synthétique ainsi que plus en profondeurla comptabilité analytique des transactions en espèces et des documents monétaires comprend la tenue des comptes pertinents. Par exemple, sur un certain compte numéro 50 (dans le plan comptable, il est appelé "Caissier"), le solde, la réception et le retrait de toutes les espèces et documents de caisse relatifs à l'ensemble de la caisse générale de l'entreprise sont reflétés. Si nécessaire, un sous-compte portant le numéro 50-1 est ouvert, nommé «Caisse de l'organisation», et un compte distinct doit être ouvert pour chaque devise.
Le compte 50-2 (nom - «Caisse d'exploitation») est nécessaire si l'organisation effectue le mouvement de fonds aux caisses des zones opérationnelles, des bureaux de produits et des points d'arrêt.
Sous-compte avec le numéro 50-3, appelé "Cashdocuments ", reflète les timbres-poste à la caisse, les billets d'avion entièrement payés, les lettres de change, ainsi que les timbres d'État correspondant au montant des coûts réels (réels) encourus lors de leur achat. Dans ce cas, l'analyse consiste à comptabiliser les documents monétaires par type.
Toutes les organisations d'exploitation dont ils ont besoinles espèces, en règle générale, sont reçues à la caisse à partir de leurs comptes courants. Cela nécessite un autre document de la forme établie - un mandat-poste. La banque gestionnaire émet ces chèques aux organisations sous la forme de livres contenant 25 ou 50 chèques.
Les commandes au comptant ont leur propre ordre de remplissage,réglementé par les documents réglementaires pertinents. De plus, ces documents peuvent être rédigés à la fois manuellement et à l'aide d'un ordinateur.
Le livre de caisse est une sorte de registre. Il enregistre les transactions en espèces par ordre chronologique et l'exactitude de la conduite est contrôlée par le chef comptable. Il ne peut y avoir qu'un seul livre de ce type dans une organisation, et il doit être clairement numéroté, soigneusement lacé et scellé sans faute. Les effacements et corrections dans les documents appuyant le processus comptable sont inacceptables. Dans des cas exceptionnels, les corrections apportées doivent être certifiées par les signatures du caissier et, bien entendu, du chef comptable.
Ils peuvent s'occuper de l'exécution des documents de caisseles employés suivants de l'entreprise: chef comptable, employé comptable ou toute autre personne désignée par le chef en accord avec le chef comptable, qui doit être reflétée dans le document administratif pertinent. Dans les cas où pour une raison quelconque (une petite entreprise) il n'y a pas de service comptable et un chef comptable aussi, l'exécution des documents de caisse est effectuée par le directeur lui-même. La base de la préparation des documents de caisse sont divers papiers: paiement et règlement des paiements, chèques, relevés, factures.
Pour le fonctionnement normal de l'entreprise,un contrôle strict de tous les domaines d'activité est une condition préalable. C'est pourquoi la comptabilisation des transactions en espèces nécessite une attention et une systématisation particulières. À son tour, la paperasse correcte et la garantie de la sécurité des fonds et des documents monétaires garantissent la satisfaction de tous les besoins urgents de l'entreprise liés à la trésorerie.
