Pourquoi avez-vous besoin d'un service d'achat?Dans chaque organisation, ce département est représenté sous une forme ou une autre. Et son travail affecte directement l'efficacité de l'ensemble de l'organisation dans son ensemble. Examinons de plus près comment le travail du ministère affecte les résultats de l'organisation.
Le service achats est un service spécialisé dans l'achat de marchandises auprès d'un fournisseur aux conditions les plus avantageuses pour l'entreprise.
Le travail du département a un impact direct sur toutes les activités de l'entreprise. Pour l'assortiment, pour les ventes, la plénitude des entrepôts, la disponibilité des marchandises nécessaires, l'utilisation efficace du fonds de roulement.
Les objectifs d'achat peuvent être classés en fonction des objectifs globaux de l'entreprise, mais la liste globale ressemble souvent à ceci :
Dans différentes organisations, les fonctions du service des achats peuvent différer considérablement les unes des autres. Mais il y a encore des fonctions et des responsabilités qui caractériseront un département dans presque toutes les entreprises :
Fonctions supplémentaires du service achats, qui peuvent ou non avoir lieu dans l'organisation, en fonction de ses spécificités et de sa structure :
La structure du service achats est construite en fonction de :
Selon le type d'organisation, le service achats peut être géré de manière centralisée ou régionale.
En règle générale, il s'agit d'une structure matricielle composée du chef (responsable, directeur) du service achats et des responsables achats (spécialistes).
Le nombre moyen d'articles ou de catégories de produits par responsable est d'environ 7, mais il peut varier en fonction du volume de production ou du chiffre d'affaires.
Pour le fonctionnement efficace du service achats, une répartition claire des responsabilités du service achats entre ses employés est nécessaire.
La principale responsabilité du chef de départementest d'assurer la continuité et la stabilité de l'approvisionnement des biens nécessaires en optimisant le travail du département et en coordonnant les activités des employés. De plus, le responsable des achats doit avoir une idée de tous les contrats et catégories conclus afin d'organiser et de poursuivre le travail efficace du département même en l'absence de l'un des employés.
Les responsabilités des directeurs d'achats ou des spécialistes ordinaires du service comprennent l'organisation de l'approvisionnement des marchandises, le suivi du transport des marchandises, le contrôle du paiement des lots achetés, la planification des achats.
Un modèle efficace sera celui où chaque acheteur a son propre domaine de responsabilité, constitué d'une liste d'articles ou de catégories de produits.
En tenant compte des responsabilités des employés et des fonctions du département, il est possible de dresser une liste des exigences du candidat idéal pour le poste d'acheteur.
Les collaborateurs du service achats doivent donc disposer des compétences, connaissances et qualités personnelles suivantes :
Le système de motivation du service achats doit être construitafin que l'employé travaille avec une efficacité maximale. Mais en même temps, il ne faut pas mettre en avant des exigences et des exigences contradictoires qui dépassent les capacités de l'employé.
Pour mettre en place un système de motivation mensuel, vous devez :
De plus, chaque critère KPI doit avoir des propriétés telles que :
C'est-à-dire que l'acheteur peut, s'il le souhaite, calculer indépendamment le montant de sa prime.
Une prime de chef de service peut être construite à partir des indicateurs de l'ensemble du service, et inclure également les indicateurs de performance de chaque employé séparément.
Dans le même temps, la partie bonus d'un employé ordinairedu département des achats devrait être d'environ 50% du salaire total, et la prime du chef de département devrait être d'environ 30-40%. Le reste est le salaire, car tous les indicateurs de performance du département ne peuvent pas être liés aux activités d'un employé en particulier.
Dans les calculs de l'indicateur de performance clé du service des achats, vous pouvez utiliser un critère tel que le chiffre d'affaires des marchandises achetées - le rapport entre les ventes et ses actifs.
Il semble qu'un acheteur ne devrait traiter qu'avecl'achat d'un produit, mais néanmoins la qualité du produit acheté, son attractivité prix pour le consommateur final ou client de l'entreprise affecte de manière significative la mise en œuvre du plan de vente.
Par conséquent, la quantité et la qualité des ventes dépendent à moitié d'achats menés avec compétence.
Les tâches qui sont résolues par le service des achats, conformément aux tendances marketing modernes, doivent être résolues dans l'ordre suivant :
Le directeur des achats est souvent directement subordonné au directeur général de l'entreprise.
Il doit également y avoir uncommunication du service achats avec le service marketing et commercial. Sans cela, beaucoup d'efforts pour créer un service achats, améliorer sa structure et sa motivation resteront sans le résultat souhaité.
Si une exploitation ou une organisation a mis en place un systèmegestion des catégories, l'acheteur doit travailler en collaboration avec le gestionnaire des catégories. Dans le même temps, il est nécessaire de délimiter le domaine de responsabilité de chaque spécialiste afin que le système de motivation reste transparent et compréhensible pour tous.