Visų įmonių veikla pirmiausiasusijęs su daugybės dokumentų, skirtingų turinio ir tipo, formavimu. Tačiau ne visi dokumentai yra vertingi. Kai kurie gali tapti ekonominio, kultūrinio ir politinio gyvenimo tyrimo šaltiniu, nes jie turi vertingos informacijos. Kiti dokumentai yra siaura praktinio pobūdžio. Todėl visų dokumentų reikšmė negali būti laikoma ta pati. Pagrindinis tyrimo uždavinys yra nustatyti istorinės vertės dokumentus ir pasirinkti saugojimui. Vertė nustatoma atsižvelgiant į dokumentų informacines galimybes dėl mokslinės, istorinės, ekonominės, socialinės, kultūrinės ar politinės reikšmės.
Экспертиза ценности документов – выявление dokumento socialinę-kultūrinę, mokslinę ir istorinę vertę bei jos praktinę reikšmę, remiantis vertybinių popierių atrankos ir saugojimo principų ir kriterijų pagrindais.
Dokumentų nagrinėjimas atliekamas,kaip taisyklė, įmonėje sukurta speciali ekspertų komisija. Komisija sudaroma iš kvalifikuotų darbuotojų skaičiaus pagal organizacijos vadovo įsakymą, sudarytą iš keturių iki penkių žmonių. Privalomi komisijos nariai yra vyriausiasis buhalteris, archyvo vadovas ir dokumentacijos palaikymo skyriaus vadovas.
Vykdydama savo darbą komisija remiasi archyvavimo praktikos ir teorijos sukurtais principais. Tai yra visapusiškumo, istorizmo, socialinio ir politinio neutralumo bei kompleksiškumo principai.
Turint omenyje šiuos principus,kriterijai, pagal kuriuos atliekamas dokumento nagrinėjimas. Kriterijai yra charakteristikų rinkinys, kurį turi atitikti dokumentai. Šiuo metu yra 3 pagrindinės duomenų vertės nustatymo kriterijų grupės:
1. kilmė;
2. turinys;
3. išoriniai požymiai.
Dokumento kilmės kriterijų grupę sudaro šie parametrai:
1. Dokumentą parengusio asmens ar įstaigos reikšmė. Kuo reikšmingesnis bus jos vaidmuo šalies ekonomikoje, valdžios sistemoje, mokslo, kultūros ir kituose sektoriuose, tuo duomenys bus vertingesni.
2. Dokumentų formavimo vieta ir laikas. Informacija, įrašyta vienu metu su aprašytu įvykiu arba netrukus po to, kai ji laikoma svarbia. Be to, informacija bus svarbesnė, jei ji bus įrašyta toje pačioje vietoje, kur įvykis įvykis.
3. Dokumentacijos intensyvumas. Kuo mažiau publikacijų, tuo vertingesnė informacija.
Taigi dokumentų vertės tyrimas yra skirtas išryškinti tuos dokumentus, kurie lemiamais momentais atspindi viešojo gyvenimo ar konkrečios organizacijos istoriją.
Turinio kriterijai apima šiuos pagrindinius parametrus:
1. Informacijos vertė. Egzamino metu bus labai vertinami dokumentai, kuriuose yra unikali informacija.
2. Dokumentų rūšys. Darbo metu pirmenybė turi būti teikiama dokumentams, skirtiems užfiksuoti svarbiausius organizacijos veiklos ir visuomenės gyvenimo aspektus.
3. Pakartokite informaciją. Informacija bus vertingesnė, tuo rečiau ji bus rasta.
Išoriniai kriterijai apima:
1. Dokumentų tikrumas. Norint įvertinti informacijos tikrumą, taip pat būtina ištirti dokumentų vertę. Jei vertinama kopija, ji turi būti teisingai įrėminta ir patvirtinta.
2. Dokumentų teisinė galia. Labai svarbu biuro darbo procese, kaip jau minėta, yra teisingas dokumentų vykdymas.
3. Dokumentų išsaugojimo laipsnis.
4. Meniniai bruožai.
Šie kriterijai laikomi sąlyginiais. Dokumentų vertės tyrimas gali apimti kitus kriterijus, atsižvelgiant į įmonės tikslus ir ypatybes.
