SMART užduočių nustatymas: pavyzdžiai

Pereiti prie bet kokios šiuolaikinės sritiesveikla, ar tai būtų statybos pramonė, švietimas ar informacinės technologijos, gali susidurti su projekto veikla. Projekto veikla leidžia tinkamai suformuluoti užduotį, pasirinkti tikslą ir pabrėžti svarbius aspektus, vadovaujant visam darbui tinkama kryptimi. Projekto veikloje svarbus žingsnis yra tikslų nustatymas. Vienas iš populiariausių ir efektyviausių tikslų nustatymo būdų yra SMART technologija (SMART).

Kas yra SMART užduočių nustatymas?

Šis technologinių tikslų nustatymas pasirodėilgą laiką ir jau sugebėjo įsitvirtinti iš geriausių pusių. Šio metodo dėka galima aiškiai suformuluoti užduotį, apibendrinti turimą informaciją, pasirinkti laiką ir išteklių kiekį. Bet kuris savęs gerbiantis vadybininkas turi turėti įgūdžių SMART užduotims nustatyti.

SMART yra santrumpa, kuri reiškia:

• Konkretus - apibrėžtas.
• Išmatuojamas - išmatuojamas.
• Pasiekiamas - pasiekiamas.
• Realistinis - pragmatiškas (tikras).
• Timed - Timed.

Išsiaiškinkime kiekvieną komponentą.

Specifinis - užduotis turi būti specifinė

Для того чтобы увеличить вероятность успешной projektą, turite nustatyti konkretų tikslą. Iš tiesų pradiniame etape turite nuspręsti, koks bus rezultatas. Keli klausimai, paslėpti po 5W akronimu, padeda nustatyti būsimą tikslą:

• Kas (Ką?) - Ką man reikia, kokio tikslo turiu, ką noriu pasiekti?
• Kodėl? (Kodėl?) - Kodėl man ar mano komandai / įmonei reikia?
• Kas? (Kas?) - Kas atliks šią užduotį?
• Kur (Kur?) - Kur ši užduotis turėtų būti tvarkoma?
• Kuris? (Ką?) - Kokie bus reikalavimai ir apribojimai?

Svarbu suprasti: jei tikslas yra vienas, tuomet rezultatas yra vienas. Bet kokie rezultatų pokyčiai turėtų lemti tikslų skaičiaus pokyčius.

Išmatuotina - užduotis turi būti išmatuojama

Постановка целей и задач по SMART требует четкого suprasti, kas yra sėkmingas šios užduoties įvykdymas. Sėkmės matas gali būti išreikštas tam tikru piniginiu pelnu arba interneto srauto padidėjimu, auditorijų skaičiumi ir pan.

Norėdami aiškiau apibrėžti išmatuojamą užduotį, turėtumėte susisiekti su savimi šiais klausimais:

• Kada tikslas bus laikomas išspręstu?
• Kuris iš pasirinktų rodiklių (pajamų suma, apsilankymų žiniatinklyje skaičius) turi didesnę įtaką sėkmei ir rodo, kad užduotis baigta?
• Kokia turėtų būti šio rodiklio vertė, kad projektas ar užduotis būtų laikomi sėkmingai užbaigtais?

Pasiekiama - užduotis turi būti pasiekiama

Norint nustatyti SMART tikslus, reikiaužsibrėžti realų tikslą, kurį gali pasiekti jūsų komanda ar įmonė. Tai yra nepaprastai svarbus SMART sistemos elementas, nes jis daro didžiulę įtaką atlikėjo motyvacijai. Nepasiekiami tikslai beveik niekada neįgyvendinami. Norint dar kartą nesvajoti, o laikytis realybės, reikėtų pasikliauti darbo patirtimi, turimais tam tikrais ištekliais. Taip pat būtina nepamiršti esamų apribojimų.

Apribojimai gali būti:

• Laiko išteklius.
• Investicijų prieinamumas.
• Darbuotojų / atlikėjų skaičius.
• Turimos žinios ir patirtis (žmogiškasis kapitalas).
• Prieiga prie jums reikalingos informacijos.
• Vadovo sugebėjimas visiškai kontroliuoti darbo procesą.

Realistiška - užduotis turi turėti vertę

SMART tikslų nustatymas skiriasi tuoadekvatumas, svarbu ne tik nurodyti darbo procesą, bet ir tiksliai įgyvendinti tuos tikslus, kurie bus reikšmingi įmonei. Turite pasirinkti tikslus, kurie bus naudingi ilguoju laikotarpiu ir leis komandai / įmonei vystytis.

Paprasčiau tariant, jei jūsų siekiamas tikslas neatneša jokios naudos, tai nėra SMART tikslas, o darbas su juo yra švaistomas.

Svarbu pažymėti, kad svarbus ne tik pragmatiškas komponentas, bet ir tikslo suderinamumas su įmonės realijomis, vykdytojų principais ir bendra plėtros strategija.

Laikas - užduotis turi būti sudaryta iš laiko tarpo

Tai reikalauja SMART tikslų nustatymo sistemarangovui taikomi keli apribojimai, įskaitant ribotus laiko išteklius. Atliekant tokią užduotį, būtina nustatyti terminą (terminą), kurį viršijus, automatiškai tikslas / projektas tampa nesėkmingu.

Toks apribojimas daro teigiamą poveikį motyvaciniam komponentui, be to, palengvina užduoties kontrolę.

Natūralu, kad pati užduotis, išteklių apskaičiavimas irkitos turėtų būti suformuotos atsižvelgiant į laiko apribojimus. Paprasčiau tariant, laikas, kurio reikia užduočiai atlikti, turėtų būti susijęs su terminu.

„SMART“ tikslų nustatymas: pavyzdys

Čia yra vienas aiškinamasis pavyzdys.

Tarkime, gamybos įmonės darbuotojaspypkes (vadinkime ją Lena) iš vieno kliento gavo didelį užsakymą, patikrinęs duomenų bazėje prekių prieinamumą, Lena sutinka ją pristatyti klientui. Po kurio laiko klientas paskambina Lena ir pareiškia, kad prekių kiekis neatitinka anksčiau sutarto. Tai atsitiko dėl to, kad kitas darbuotojas valandą anksčiau pardavė darbuotojui vamzdžius.

Tokio smalsumo buvo galima išvengti, jei Lena dirbtų pagal SMART schemą:

• S - Lena aiškiai suformuoja užsakymą, išsiaiškina, ko reikalauja klientas.
• M - Lena nurodo reikiamo produkto kiekį, kurį turėtų gauti klientas.
• A - Lena derina užsakymą su klientu, taip pat su įmonės darbuotojais. Pavyzdžiui, ji gali paskambinti į sandėlį ir įsitikinti, kad klientui prireiks pakankamai prekių.
• R - atlikti veiksmai padėtų užtikrinti, kad užduotis yra įgyvendinama ir nesukels įmonei problemų.
• T - remiantis gauta informacija, būtų galima nurodyti realų laiką.

Taigi SMART tikslų nustatymas padėtų darbuotojui įgyvendinti numatytą sandorį, nepakenkiant įmonės patikimumui.

SMART tikslų nustatymo technologija kasdieniame gyvenime

SMART tikslų nustatymo įgūdžiai taip pat gali būti naudingi kasdieniame gyvenime, nes projekto veiklos struktūra gali būti pritaikyta bet kokiam tikslui.

Įsivaizduokime, kad kažkas nori išmokti užsienio kalbos, nes tai reiškia perspektyvų vertėjo darbą.

• S - asmuo aiškiai suformuoja savo tikslą: išmokti kalbą. Jis žino, kad dirbs vienas, jis žino, kad šis įgūdis leis jam gauti gerą darbą. Jis taip pat žino, su kokiais sunkumais susijęs šis procesas ir nuo ko pradėti.
• M - Kaip įvertinti kalbos mokėjimą? Priemonė šiuo atveju gali būti sertifikato buvimas. Panašų pažymėjimą galima gauti išlaikius tarptautinius egzaminus.
• A - Ar šį tikslą galima pasiekti? Taip. Žmogus turi daug laisvo laiko, prieigą prie interneto, galimybę eiti į kursus ir lėšų šiems patiems kursams.
• R - Ar yra kokių nors privalumų atliekant šią užduotį? Taip. Tokie įgūdžiai, kaip užsienio kalbos mokėjimas, gali būti naudingi.
• T - norėdamas nepraleisti pamokų ir nesimesti, žmogus gali nustatyti konkretų laiko tarpą, tarkime, metus. Tai yra pakankamai laiko reikalingiems įgūdžiams įgyti.