Darba organizēšana ar personāla dokumentiemir īpaša ietekme uz administratīvās aparatūras darbības kvalitāti, kā arī darbinieku veidošanos un darba kultūru. Jo profesionālāk ir darbs, jo veiksmīgāka ir uzņēmuma darbība kopumā.
Jebkura uzņēmuma iekšējā dokumentu plūsmaietver dažādas darbības uzņēmējdarbības informācijas sagatavošanai, uzturēšanai, aizpildīšanai, kopēšanai, nodošanai. Kā liecina prakse, darbinieki šajos pasākumos pavada aptuveni septiņdesmit procentus no visiem laikiem. Jāatzīst, ka darba organizēšana ar dokumentiem kļūst arvien svarīgāka. Šodien šī darbība tiek uzskatīta par vienu no galvenajiem mūsdienu uzņēmuma konkurētspējas faktoriem.
Darba organizēšana ar dokumentiem ietverīpaša pieeja saņemtajiem un apstrādātajiem biznesa datiem, informācijas izplatīšanas veidošanas un mainīšanas procesu koordinēšana. Kompetenta darba organizēšana ar dokumentiem samazina meklēšanas laiku, palielina datu precizitāti, savlaicīgumu, novēršot lieko darbu.
Ņemot vērā daudzu gadu praksi, ir izstrādāti trīs galvenie darba veidi ar dokumentāciju: jaukts, decentralizēts un centralizēts.
Pēdējā forma paredz koncentrācijudažādas strukturēšanas operācijas, kas pieejamas vienas biznesa vienības pakļautībā. Šāda vienība var būt vispārēja vai personāla nodaļa, birojs utt. Lietvedību var veikt arī viena persona, kas ir sekretāre. Jebkurā gadījumā nodaļas vai viena darbinieka pienākumos ietilps visu darbību cikls dokumentu apstrādei no saņemšanas brīža, lai pārsūtītu uz arhīva nodaļu. Šīs darbības ir saistītas ar uzņēmējdarbības informācijas saņemšanu, apstrādi, reģistrēšanu, glabāšanu, izpildes kontroli, nosūtīšanu, uzziņu un informācijas darbībām, sistematizēšanu pirms pārsūtīšanas uz arhīvu.
Centralizēta darba organizēšana ar dokumentiemuzskatāms par racionālāko un šajā ziņā vēlamāko. Tas jo īpaši attiecas uz mazajiem uzņēmumiem. Izmantojot šo dokumentācijas kārtošanas metodi, tiek ievērojami samazinātas informācijas apstrādes darbību izmaksas. Turklāt tiek ievērojami uzlabota darbinieku darba organizācija. Ar šo dokumentu plūsmas organizācijas veidu biroja aprīkojums darbojas visefektīvāk, vienotība tiek panākta metodoloģiskajās un vadības darbībās, kas saistītas ar dokumentācijas apstrādi.
Centralizētās sistēmas pretstats irdecentralizēta shēma. Šajā gadījumā katram departamentam tiek izveidots savs dienests darbam ar dokumentāciju. Šajās vienībās visas darbības tiek veiktas autonomi. Decentralizēta sistēma ir raksturīgāka tām iestādēm un organizācijām, kuras atšķiras ar teritoriāli sadrumstalotu aparātu. Turklāt šī darba sistēma ir piemērota arī tiem uzņēmumiem, kuros dokumentācija atšķiras ar kādu specifiku (piemēram, ir jānodrošina informācijas aizsardzība).
Tikmēr visizplatītākā formair jaukta sistēma. Šajā gadījumā noteikta daļa visu darbību (parasti nosūtīto un saņemto dokumentu saņemšanai un apstrādei, glabāšanai, pavairošanai) tiek veikta centrālajā blokā. Tajā pašā laikā uzņēmuma struktūrvienībās tiek veiktas darbības ar drukāšanu (izveidošanu), organizēšanu, uzglabāšanu un sagatavošanu piegādei arhīvam.
Vienas vai otras shēmas izvēle darbam ar dokumentāciju tiek veikta saskaņā ar paša uzņēmuma struktūru.
