Darījumu tikšanās ir viena no biznesa komunikācijas formām, kuras mērķis ir kolektīva diskusija, uzņēmuma (organizācijas) problēmu un jautājumu izpratne un atbilstoša lēmuma pieņemšana.
Darījumu tikšanās veidi ir paredzēti galvenajam mērķim vai uzdevumiem, kas jārisina: plānošana, motivācija, darbības iekšējā kārtība, darbinieku darbības uzraudzība un citi.
Uzņēmējdarbības tikšanās rīkošanai un sagatavošanai ir noteikta tehnoloģija, saskaņā ar kuru jūs varat viegli apgūt šo biznesa saziņas veidu.
1. solis: sanāksmes mērķa un darba kārtības noteikšana.
Biznesa tikšanās nav tikai tikšanās.darbiniekiem. Viņa mērķim vajadzētu būt mērķa rezultātam, ti, pieņemt konkrētu lēmumu. Tāpēc šis rezultāts ir jāsagatavo iepriekš. Jo konkrētāks ir lēmuma formulējums, jo efektīvāka sanāksme notiks un rezultāts tiks sasniegts. Mērķa noteikšanas procesā organizatoram ir jāatbild uz jautājumu: vai šo jautājumu var atrisināt konkrēts darbinieks pašreizējā darba procedūrā? Vai ir iespējams aizstāt sanāksmi ar citu šīs problēmas risināšanas veidu?
Darba kārtība ir sagatavota iepriekš.Tikšanās dalībniekiem būtu jāzina gaidāmā diskusija, nepieciešamie materiāli, lai varētu domāt par risinājumu. Turklāt katram darba kārtības punktam jābūt savam mērķim. Papildus darba kārtībā iekļautajiem jautājumiem sapulces dalībnieki tiek informēti par laiku, kas piešķirts diskusijām par katru jautājumu.
2. solis. Dalībnieku laika un skaita noteikšana.
Tradicionāli biznesa tikšanās (izņemotārkārtas situācijas) tiek rīkotas noteiktā nedēļas dienā pēcpusdienā. Nepieciešams noteikt dalībnieku loku tādā veidā, lai tas atbilstu minimālajam darbinieku skaitam. Labākais risinājums ir 6-7 cilvēki. Konstruktīva problēmu un problēmu risināšana ir atkarīga tikai no ieinteresēto pušu klātbūtnes. Labāk ir uzticēt sanāksmi tiem darbiniekiem, kuri šajā jautājumā ir visvairāk kompetenti.
3. solis. Pasākuma organizēšana.
Organizatoriem vajadzētu paredzēt, cik daudziespējams, sapulces dalībnieku savietojamība. Tas ļaus jums šādi sakārtot krēslus un sēdēt cilvēkus, lai palielinātu komunikācijas efektivitāti. Informācija tiek uztverta labāk un ātrāk, ja runātāja seja, acis un žesti ir skaidri redzami.
4. solis. Sanāksmes vadīšana: ilgums un grafiks.
Biznesa sanāksmei ir dažas sastāvdaļas,kas tieši ietekmē lēmumu pieņemšanas efektivitāti. Optimālā gadījumā ilgums nedrīkst pārsniegt 40-45 minūtes. Psiholoģiski kolektīvais prāts nespēs produktīvi strādāt pēc šī laika. Ja ir nepieciešams turpināt diskusiju, tad ieteicams veikt pārtraukumu vismaz 30 minūtes, kas palielina veselības stāvokli un uzmanības līmeni.
Uzņēmējdarbības sapulcei jābūt grafikamizrādes. Priekšsēdētāja pienākums ir uzraudzīt noteikumu ievērošanu. Tomēr visu sapulces dalībnieku noteikumu ievērošana parāda darbinieku kompetenci.
5. solis. Sanāksmes protokols.
Oficiālā dokumenta noformēšanas sastādīšanagalvenie sanāksmes posmi, runātāju vārdi, pieņemtie priekšlikumi un pieņemtie lēmumi, kas ir nepieciešama biznesa sanāksmes sastāvdaļa. Balstoties uz protokoliem, vadītājam ir tiesības pieprasīt pieņemto lēmumu izpildi.
6. posms. Sanāksmes sagatavošanas un norises analīze.
Uzņēmējdarbības tikšanās tiek uzskatīta par veiksmīgu, ja varatpozitīvi atbildiet uz šādiem jautājumiem: Cik pareizi tika definēts sapulces dalībnieku loks? Vai dalībnieku vēlme sekmēja efektīvu komunikāciju? Cik ieinteresēti tikšanās dalībnieki bija diskusijas jautājumi? Kas kalpoja par spontānu lēmumu stratēģiju? Kādas pretrunas ir radušās starp personīgajiem un kolektīvajiem mērķiem? Kāds bija konfliktu iemesls (ja tādi bija)? Vai jūsu tikšanās laiks tika labi pavadīts?
