Wewnętrzny obieg pracy organizacji jest złożonysystem relacji między różnymi działami, menedżerami różnych poziomów, podwładnymi, wykonawcami zadań. Pomimo faktu, że większość organizacji stara się przetłumaczyć tę pracę na formę elektroniczną, niektóre dokumenty są tradycyjnie wypełniane ręcznie. Zasada ta nie jest ściśle zapisana w ustawodawstwie naszego kraju, ale pozostaje faktem, a niektóre dokumenty są sporządzone w formie odręcznej.
Taki środek ma bardziej na celu zapewnienie, że kiedy:W przypadku sporów pracodawca lub pracownik nie miał możliwości wymiany oryginału dokumentu. Takie „ubezpieczenie” często się opłaca. Co do zasady pracodawca preferuje wykonanie „autorskiego” wniosku o zatrudnienie, urlop lub zwolnienie. Jednak, podobnie jak wszystkie inne dokumenty, nie zabrania się ich wykonywania w formie elektronicznej, potwierdzającej prawdziwość tego, co stwierdza podpis autora lub osób odpowiedzialnych.
Dokument wyjaśniający. Kiedy i jak zrobić
W ramach korespondencji urzędowejnota wyjaśniająca jest dokumentem referencyjnym i informacyjnym. Z reguły dokument ten jest sporządzany w przypadku naruszenia dyscypliny pracy lub wystąpienia niestandardowych sytuacji w produkcji lub w trakcie realizacji zamówień. Zwykle przed napisaniem noty wyjaśniającej pracownik może spróbować ustnie udzielić wyjaśnień. Jeśli administracja jest zadowolona z tego formularza, przygotowanie papieru nie będzie wymagane.
Wyjaśnienie jest najczęściej wymagane w następujących sytuacjach:
Wykonanie noty wyjaśniającej
Zanim napiszesz notatkę wyjaśniającą, musiszzrozumieć, jakie dane powinien zawierać i wyświetlać. W przedsiębiorstwie, które ostrożnie podchodzi do poprawności zarządzania dokumentami, a także w agencjach rządowych, na notatkę wyjaśniającą dotyczące projektu i treści niezbędnych szczegółów nakładane są bardzo konkretne wymagania.
Ten dokument informacyjny tradycyjnie zawiera:
Poruszając temat jak napisać objaśnienie,nie sposób nie wspomnieć o sposobie prezentacji informacji. Często wykonawcy zapominają, że nie piszą eseju na temat: „Kto jest winny i co robić”, ale wypełniają oficjalny dokument. W związku z tym konieczne jest wykluczenie w prezentacji jakiejkolwiek emocjonalności. Tekst powinien być jak najbardziej „oddzielny” i zawierać tylko konkretne fakty i informacje. Jak poprawnie napisać tekst objaśniający, jeśli występują pewne problemy ze spójną prezentacją? Możesz poprosić o pomoc pracownika personelu lub skorzystać z edytora tekstu na swoim komputerze, który podkreśli główne błędy.
Osobno chciałbym zauważyć, że wymógkierownictwo do przedłożenia tego dokumentu, pracownik może odrzucić, ponieważ żaden akt ustawodawczy nie stanowi, że ta procedura jest obowiązkowa. Jednak w przypadku odmowy administracja może zastosować sankcje administracyjne wobec pracownika, po uprzednim sporządzeniu oficjalnego aktu.
Tradycyjnie ten dokument jest napisany w zwykłym językupapier firmowy lub czysty papier o standardowym rozmiarze. Jak napisać notkę wyjaśniającą, aby uniknąć błędnej lub niejednoznacznej interpretacji wszystkich powyższych? Tutaj odpowiedź jest oczywista. Jeśli twoje pismo odręczne jest dalekie od kaligrafii, lepiej użyć komputera lub maszyny do pisania.
