Dowolny użytkownik systemów komputerowychWindows wie, że standardowy pakiet Microsoft Office dowolnej wersji zawiera unikalny edytor Access. Co to za program, jak z nim pracować, teraz zostanie zbadany. Oczywiście podane zostaną tylko podstawy, ponieważ opis absolutnie wszystkich funkcji aplikacji zajmie więcej niż jedną stronę.
Co to za program?Access to w pełni funkcjonalny system do pracy z bazami danych dowolnego typu oparty na modelu relacyjnym z możliwością dynamicznej wymiany danych z innymi aplikacjami lub publikacjami online. Zapewnia wykorzystanie narzędzi automatyzacji do przetwarzania dowolnego rodzaju informacji, które są przedstawione w formie ustrukturyzowanej.
Access to także pakiet, w którymzapewniona jest obsługa elementów ActiveX, co znacznie rozszerza możliwości programu, ponieważ może on wykorzystywać nie tylko komponenty tabel lub tekstu, ale także multimedia i obiekty w Internecie. Relacje między bazami danych (DB) zainstalowanymi w aplikacji umożliwiają precyzyjne śledzenie zmian w dowolnej z nich z automatyczną regulacją parametrów w innych.
Nic dziwnego, że Microsoft Access w większościcase służy do pełnej automatyzacji procesów analizy niektórych procesów w księgowości, biznesie itp. Dzięki uniwersalnej konstrukcji program może wyeliminować pojawienie się tzw. redundancji danych, gdy konieczna jest zmiana jednego parametru, a nie wpisywanie nowy, ale poprzez poprawienie starego, tak aby jego zmiana była odzwierciedlona we wszystkich powiązanych bazach danych.
Na przykład w przedsiębiorstwie korzystającym z programu Accessrozliczanie dostawców, klientów i wydarzeń, w które są zaangażowani. Jeden dostawca zmienia dane bankowe. Wystarczy je zmienić w bazie danych, a automatyczna korekta wpłynie na wszystkie inne bazy. Dane zostaną zastąpione, a nie wprowadzane nowe wraz z istniejącymi. Ta zmiana wpłynie na te same powiązane działania. Oznacza to, że w pewnym sensie użytkownik uzyskuje pełną automatyzację.
To samo dotyczy np. Księgowości magazynowej.Gdy grupa towarów jest sprzedawana za pośrednictwem odpowiedniego działu przedsiębiorstwa, pozycje towarowe są automatycznie odpisywane w bazie danych towarów, które są na stanie. Ale to są najprostsze przykłady. W rzeczywistości aplikacja ma znacznie szersze możliwości.
Jeśli chodzi o wygodę pracy, osiąga się to dzięki obecności głównych elementów, które odgrywają kluczową rolę w analizie i przetwarzaniu danych w bazie danych. Wśród głównych elementów są następujące:
Jak już wiadomo, Access to program,pozwalające nie tylko na wykorzystanie własnych danych wprowadzonych przez użytkownika, ale także na ich łączenie. Możliwości aplikacji są takie, że informacje można importować z innych aplikacji (FoxPro, Paradox, Excel, Word itp.). Aby uprościć procedury, danych nie można importować, ale łączyć i to nie tylko z określonymi programami, ale także ze źródłami w środowisku sieciowym lub w Internecie.
Sam proces wiązania opiera się na zapytaniach, takich jak sposób działania baz danych SQL (program Access obsługuje je również).
W programie Access tabela jest głównym elementem.Wyglądem ten komponent jest bardzo podobny do arkuszy kalkulacyjnych Excela, ale możliwości Access są znacznie szersze, a zasady pracy z takimi elementami mają swoje własne charakterystyczne cechy.
Jednak utwórz własną bazę danych, gdyuruchomienie programu może być dość proste. Po pojawieniu się okna powitalnego użytkownik otrzymuje do wyboru szablony, na podstawie których zostanie utworzona przyszła struktura bazy danych w postaci tabeli. To jest tak zwany widok Backstage. Tutaj możesz znaleźć wbudowane szablony, które są przydatne do wykonywania określonych zadań lub odnieść się do wyszukiwania w oficjalnym zasobie Microsoft, jeśli żaden z nich na liście nie spełnia potrzeb użytkownika (chociaż jest to mało prawdopodobne).
Po wybraniu szablonu należy zapisać go jako plik, podając lokalizację i nazwę, po czym aplikacja automatycznie utworzy wymaganą strukturę tabeli.
Jeśli nic nie pasuje użytkownikowi, a on tego chceutwórz bazę danych samodzielnie, tworząc nowy plik w odpowiednim menu, musisz wybrać pustą bazę danych. Należy wziąć pod uwagę pewne ograniczenia. Na przykład stacjonarne bazy danych nie obsługują publikowania w Internecie, a internetowe bazy danych są niespójne z niektórymi poprzednimi funkcjami.
Po utworzeniu początkowej tabeli możesz przejść dowprowadzanie danych. Należy pamiętać, że dane można wprowadzać tylko w sąsiadujących kolumnach i wierszach. Nie należy również dodawać między nimi pustych komórek, jak to ma miejsce w programie Excel. Dodatkowo najważniejszym warunkiem jest to, że każda kolumna musi zawierać dane tylko jednego typu, czyli jeśli format początkowo przewiduje użycie daty i czasu, to informacje z obliczeniami opartymi na wykładniku wprowadzonym w kolumnie nie będą rozpoznane. Dlatego jeśli to możliwe, planuj stół z tej perspektywy. Aby uprościć pracę, możesz również użyć specjalnego trybu konstruktora.
Jeśli chodzi o importowanie danych, oto możliwościprogramy są praktycznie nieograniczone. Głównym warunkiem jest tylko to, że importowane dane powinny być podzielone według typu tabelarycznego (jak tabele w Excelu lub Wordie). Jeśli import jest wykonywany np. W wersji tekstowej z Notatnika, można stworzyć podobną strukturę za pomocą tabulatora (klawisz Tab).
Możesz także korzystać z list SharePointwiązać dane, aby było łatwiej. Aby to zrobić, użyj specjalnego polecenia na karcie danych zewnętrznych znajdującej się w grupie importu i wiązania. Oferuje gotowe rozwiązania (Excel, Word, itp.). Przy wyborze konieczne będzie jedynie wskazanie lokalizacji żądanego pliku, lokalizację zapisu w bieżącej bazie danych i potwierdzenie wyboru.
To jest aplikacja Access.Program cieszy się dużą popularnością wśród szerokiego grona użytkowników, ponieważ jego twórcy starali się łączyć w nim możliwości innych produktów tego typu. I to właśnie sprawiło, że ta aplikacja jest bardzo elastyczna w dostosowywaniu i automatycznym stosowaniu większości funkcji. Pozostaje dodać, że Access jest bardzo potężnym narzędziem do manipulacji danymi, mimo że omówiono tutaj tylko podstawy aplikacji.
