Cele i obowiązki działu zakupów

Dlaczego potrzebujesz działu zakupów?W każdej organizacji ten dział jest prezentowany w takiej czy innej formie. A jego praca ma bezpośredni wpływ na efektywność całej organizacji jako całości. Zastanówmy się bardziej szczegółowo, jak dokładnie praca działu wpływa na wyniki organizacji.

Cele podziału

Dział zakupów to dział specjalizujący się w zakupie towarów od dostawcy na najkorzystniejszych dla firmy warunkach.

Praca działu ma bezpośredni wpływ na wszystkie działania firmy. Asortyment, sprzedaż, pełnia magazynów, dostępność niezbędnych towarów, efektywne wykorzystanie kapitału obrotowego.

Cele działu zakupów można uszeregować w zależności od globalnych celów firmy, ale ogólna lista często wygląda mniej więcej tak:

• określić zapotrzebowanie firmy na konkretny produkt;
• kupować towary po najlepszej możliwej cenie;
• promować wysoki obrót towarami;
• stworzyć warunki do odbioru towarów na czas;
  
• ocenić jakość towarów i zakupić najwyższą jakość;
• utrzymywać relacje z dostawcą lub dostawcami;
• skutecznie współpracować z innymi działami firmy;
• skutecznie prowadzić rejestr zakupionych towarów;
• monitorować obroty, maksymalizując korzyści dla firmy.

Główne funkcje

W różnych organizacjach funkcje działu zakupów mogą się znacznie od siebie różnić. Ale wciąż istnieją funkcje i obowiązki, które będą charakteryzować dział niemal każdej firmy:

• monitorowanie rynku dostawców;
• kontrola dostępności zapasów;
• terminowe uzupełnianie asortymentu;
• szukaj najlepszych dostawców i cen;
• negocjacje z dostawcami;
• kontrola dostawy i transportu towarów;
  
• odbiór towarów;
• kontrola jakości zakupionych towarów;
• w razie potrzeby złóż skargę.

Dodatkowe funkcje działu zaopatrzenia, które mogą, ale nie muszą mieć miejsca w organizacji, w zależności od jej specyfiki i struktury:

• zarządzanie asortymentem;
• zbieranie informacji o konkurentach;
• zaangażowanie dostawców w organizację sprzedaży produktów.

Struktura

Struktura działu zakupów jest budowana w zależności od:

• wielkość organizacji;
• branże;
• liczba jednostek asortymentowych w obrocie;
• liczba dostawców;
• ich położenie geograficzne.

W zależności od rodzaju organizacji działem zakupów można zarządzać centralnie lub regionalnie.

Z reguły jest to struktura matrycowa złożona z kierownika (kierownika, dyrektora) działu zakupów i kierowników zakupów (specjalistów).

Średnia liczba jednostek produktu lub kategorii na menedżera wynosi około 7, ale może się różnić w zależności od wielkości produkcji lub obrotu.

Obowiązki działu i jego pracowników

Dla efektywnej pracy działu zamówień konieczny jest wyraźny podział obowiązków działu zamówień między jego pracowników.

Główna odpowiedzialność kierownika działujest zapewnienie ciągłości i stabilności dostaw niezbędnych towarów poprzez optymalizację pracy działu i koordynację pracowników. Ponadto kierownik działu zakupów musi mieć pojęcie o wszystkich zawartych umowach i kategoriach, aby zorganizować i kontynuować efektywną pracę działu, nawet w przypadku nieobecności żadnego z pracowników.

Obowiązki kierowników zakupów lub zwykłych specjalistów działu obejmują organizację dostaw towarów, śledzenie transportu towarów, kontrolowanie płatności za zakupione partie, planowanie zakupów.

Skuteczny model będzie polegał na tym, że każdy kupujący ma swój własny zakres odpowiedzialności, składający się z listy artykułów lub kategorii produktów.

Wymagania pracownicze

Biorąc pod uwagę obowiązki pracowników i funkcje działu, możesz sporządzić listę wymagań dla idealnego kandydata na stanowisko nabywcy.

Pracownicy odpowiedzialni za zamówienia powinni odpowiednio posiadać następujące umiejętności, wiedzę i cechy osobiste:

• Umiejętność analizy informacji.Wybór dostawcy powinien opierać się na wielu kryteriach. Jest to najlepsza cena i przewaga geograficzna oraz wyrównanie logistyki firmy dostawcy i organizacji.
• Znajomość zasad ustalania cen.
• Znajomość podstawy prawnej zamówień.
• Umiejętność sporządzania i zawierania umów.
• Możliwość negocjacji.Czasami bardzo ważne jest stworzenie indywidualnych warunków z dostawcą dla Twojej firmy. Obniżenie ceny dostawcy lub wykorzystanie zasobów dostawcy do przeprowadzenia promocji, przeszkolenie personelu w zakresie specyfiki produktu, planów ratalnych i systemów płatności po wykonaniu usługi może stanowić dobrą przewagę konkurencyjną wśród podobnych firm.
• Zdolność do utrzymywania relacji biznesowych.
• Możliwość zaplanowania działań.

Motywacja nabywców i kierownika zakupów

Należy zbudować system motywacyjny działu zaopatrzeniadzięki czemu pracownik pracuje z maksymalną wydajnością. Ale jednocześnie nie powinno być sprzecznych wymagań i wymagań przekraczających możliwości pracownika.

Aby wdrożyć miesięczny system motywacyjny, musisz:

• Utwórz model kluczowego wskaźnika wydajnościdział Są to takie wskaźniki, jak wdrożenie planu zakupów, wskaźnik obrotu, rentowność sprzedaży produktów, obecność i brak nieaktualnych towarów.
• Utwórz model kluczowego wskaźnika wydajnościkażdego pracownika w oparciu o kryteria, takie jak delta cenowa organizacji, w porównaniu z konkurencją, dostępność niezbędnych towarów, jakość zakupionych towarów, wprowadzanie nowych marek, indywidualne warunki dostawców i inne.
• Na podstawie modelu KPI obliczana jest premia. Ponadto skutecznie wypłaci premię składającą się z dwóch części: premii za wyniki działu i premii za osobistą realizację planów.
  

Ponadto każde kryterium KPI powinno mieć takie właściwości, jak:

• mierzalność;
• przejrzystość
• Należy stworzyć planowane kryterium uwzględniające trendy rynkowe.

Oznacza to, że kupujący może, w razie potrzeby, samodzielnie obliczyć wielkość swojej premii.

Nagrodę kierownika działu można budować na podstawie wskaźników całego działu, a także zawierać wskaźniki wydajności każdego pracownika indywidualnie.

Jednocześnie część premium zwykłego pracownikadział zakupów powinien wynosić około 50% całkowitego wynagrodzenia, a premia kierownika działu - około 30-40%. Reszta to wynagrodzenie, ponieważ nie wszystkie wskaźniki wydajności działów można powiązać z działaniami konkretnego pracownika.

Czy sprzedaż jest częścią odpowiedzialności kupującego?

Przy obliczaniu KPI działu zakupów można zastosować takie kryterium, jak obrót zakupionych towarów - stosunek sprzedaży do jego aktywów.

Wygląda na to, że kupujący powinien sobie z tym poradzićzakup towarów, a jednak jakość zakupionych towarów, ich atrakcyjność cenowa dla konsumenta końcowego lub klienta firmy znacząco wpływa na realizację planu sprzedaży.

Dlatego ilość i jakość sprzedaży jest w połowie zależna od dobrze przeprowadzonych zakupów.

Miejsce działu zakupów w strukturze organizacji

Zadania, które są rozwiązywane przez dział zaopatrzenia, zgodnie z aktualnymi trendami marketingowymi, powinny być rozwiązane w następującej kolejności:

• Najpierw budowana jest strategia sprzedaży (produkt gotowy lub zakupiony).
• Następnie, jeśli dział zaopatrzenia w przedsiębiorstwie, decyduje kwestia strategii produkcji.
• I dopiero wtedy opracowywana jest strategia zakupów niezbędnych towarów, surowców lub komponentów.

Kierownik działu zakupów jest często bezpośrednio podporządkowany dyrektorowi generalnemu firmy.

Skutecznekomunikacja działu zaopatrzenia z działem marketingu i sprzedaży. Bez tego wiele wysiłków, by stworzyć dział zaopatrzenia, poprawić jego strukturę i motywację, pozostanie bez właściwego rezultatu.

Jeśli system jest wdrożony w gospodarstwie lub organizacjizarządzania kategoriami, kupujący musi współpracować z menedżerem kategorii. Jednocześnie konieczne jest rozróżnienie zakresu odpowiedzialności każdego specjalisty, aby system motywacyjny pozostał przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich.