تنظيم العمل مع وثائق الموظفينله تأثير خاص على جودة جهاز الإدارة ، وكذلك تكوين وثقافة الموظفين. كلما تم تنفيذ العمل بشكل احترافي ، زاد نجاح نشاط المؤسسة ككل.
سير العمل الداخلي لأي مؤسسةيتضمن أنشطة مختلفة لإعداد وصيانة وتعبئة ونسخ ونقل المعلومات التجارية. كما تبين الممارسة ، فإن حوالي سبعين في المائة من جميع الموظفين يقضون وقتًا محددًا في هذه الأحداث. يجب أن يقال إن تنظيم العمل بالوثائق يزداد أهمية. اليوم ، يعتبر هذا النشاط أحد العوامل الرئيسية للقدرة التنافسية للمشروع الحديث.
تنظيم العمل مع الوثائق ينطوينهج خاص لبيانات الأعمال الواردة والمعالجة ، وتنسيق عمليات التكوين والتغيير في نشر المعلومات. التنظيم السليم للعمل مع المستندات يقلل من وقت البحث ، ويزيد من دقة البيانات في الوقت المناسب ، ويزيل التكرار.
بناءً على العديد من سنوات الممارسة ، تم تطوير ثلاثة أنواع رئيسية من العمل مع الوثائق: مختلطة ، لامركزية ومركزية.
الشكل الأخير ينطوي على التركيزمختلف عمليات الهيكلة المتاحة تحت مسؤولية المؤسسة وحدها. قد تكون هذه الوحدة إدارة عامة أو إدارة شؤون الموظفين أو مكتبًا وما إلى ذلك. يمكن تنفيذ الوثائق من قبل شخص واحد هو سكرتير. في أي حال ، سوف تشمل مسؤوليات وحدة أو موظف واحد تنفيذ دورة كاملة من التدابير لمعالجة الوثائق من اللحظة التي يتم استلامها إلى النقل إلى قسم الأرشيف. تتضمن هذه الأنشطة استقبال ومعالجة معلومات العمل والتسجيل والتخزين والتحكم في التنفيذ والإرسال والمراجع وعمليات المعلومات والتنظيم قبل نقله إلى الأرشيف.
تنظيم مركزي للعمل مع الوثائقيعتبر الأكثر عقلانية ، وفي هذا الصدد ، والأفضل. هذا صحيح بشكل خاص في الشركات الصغيرة. عند استخدام طريقة تنظيم الوثائق ، يتم تقليل تكاليف أنشطة معالجة المعلومات بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك ، تم تحسين تنظيم عمل الموظفين بشكل كبير. مع هذا النوع من إدارة المستندات ، تعمل المعدات المكتبية بكفاءة أكبر ، ويتم تحقيق الوحدة في الأنشطة المنهجية والإدارية المرتبطة بمعالجة المستندات.
النظام المركزي المعاكس هومخطط لامركزي. في هذه الحالة ، لكل وحدة لديها خدمة الوثائق الخاصة بها. في هذه الوحدات ، يتم تنفيذ جميع العمليات بشكل مستقل. النظام اللامركزي هو أكثر خصائص تلك المؤسسات والمنظمات التي تختلف في جهاز مجزأ إقليميا. بالإضافة إلى ذلك ، يعد نظام العمل هذا مناسبًا أيضًا للمؤسسات التي تكون الوثائق فيها ملحوظة لبعض التفاصيل (على سبيل المثال ، هناك حاجة لضمان حماية المعلومات).
Наиболее распространенной, между тем, формой هو نظام مختلط. في هذه الحالة ، يتم تنفيذ جزء معين من جميع العمليات (عادةً ما يتم استلام ومعالجة المستندات المرسلة والمستلمة والتخزين والتكرار) في الوحدة المركزية. في الوقت نفسه ، تقوم الأقسام الهيكلية للمؤسسة بالأنشطة المتعلقة بالطباعة (الإنشاء) ، والتنظيم ، والتخزين ، والإعداد للأرشفة.
يتم تنفيذ خيار العمل هذا أو ذاك مع الوثائق وفقًا لهيكل المؤسسة نفسها.
