PDCA-cyklus (Deming-cyklus) er en af de vigtigstebegreber i moderne ledelsesteori. Det danner også grundlaget for ISO 9000-serien af standarder, der anvendes overalt til kvalitetsstyring i virksomheder af alle størrelser og typer.
Deming PDCA-cyklus er en kontinuerligforbedring af processer både i forretningen og i ethvert andet aktivitetsområde. Navnet på denne metode er en forkortelse af 4 engelske ord, hvilket betyder en logisk rækkefølge af forbedringsstadier:
Alt er logisk og simpelt:først skal du tænke over handlingerne. Derefter udføres de i overensstemmelse med planen. Det tredje trin er at analysere de opnåede resultater. Og endelig involverer den sidste fase - lov - indførelse af specifikke ændringer for at forbedre processen og / eller fastsættelsen af nye mål. Derefter begynder planlægningsfasen igen, hvor alt, hvad der er gjort før, skal tages i betragtning.
PDCA-kontrolcyklussen er skematisk afbildet som et hjul, der viser kontinuiteten i denne proces.
Lad os nu se på hvert trin i detaljer.
Den første fase er planlægning. Det er nødvendigt klart at formulere problemet og derefter bestemme hovedvejledningen for arbejde og komme med en optimal løsning.
En almindelig fejl er at udvikle en plan baseret påsubjektive gæt og antagelser om ledelsen. Uden at kende de grundlæggende årsager til problemet er det i bedste fald muligt at neutralisere dets konsekvenser og derefter kun midlertidigt. Hvilke værktøjer kan du bruge til dette?
Metode "5 hvorfor"
Det blev udviklet tilbage i 40'erne, men blev populært 30 år senere, da Toyota begyndte at aktivt bruge det. Hvordan udføres denne analyse?
Først skal du formulere og skrive nedproblem. Stil derefter spørgsmålet: "Hvorfor sker dette?" og skriv alle årsagerne ned. Derefter skal du gøre det samme for hvert svar. Så går vi i samme retning, mens spørgsmålet "Hvorfor?" bliver ikke bedt om 5 gange. Typisk er det femte svar den virkelige årsag.
Ishikawa-diagram
Denne metode giver dig mulighed for grafisk at repræsentere årsag-virkning-forholdet for ethvert fænomen i virksomheden. Opkaldt efter sin skaber, kemiker Kaora Ishikawa, og er meget brugt i ledelsen.
Når man bygger et diagram, er der 5 sandsynligekilder til problemer: mennesker, materialer, miljø (miljø), udstyr og metoder. Hver af dem kan til gengæld indeholde mere detaljerede grunde. For eksempel afhænger medarbejdernes arbejde af niveauet for kvalifikationer, helbred, personlige problemer osv.
Sekvensen af konstruktionen af Ishikawa-diagrammet:
Derefter skrives alle de resulterende muligheder i en kolonne, fra den mest realistiske til den ubetydelige.
"Brainstorm"
Paneldiskussion med eksperter og nøglepersonermedarbejdere, hvor hver deltagers opgave er at nævne så mange mulige årsager og løsninger på problemet, herunder de mest fantastiske.
Efter en teoretisk analyse er det nødvendigt at finde reelle faktiske data, der bekræfter, at årsagerne til problemet er identificeret korrekt. Det er umuligt at handle på baggrund af gætterier ("sandsynligvis ...").
Hvad angår planlægning direkte, såspecifikationer er også vigtige her. Det er vigtigt at fastsætte deadlines, planlægge en klar rækkefølge af handlinger og målbare resultater (inklusive mellemliggende), som de skal føre til.
Den anden fase af PDCA-cyklussen er gennemførelsen af planen,gennemførelse af ændringer. Oftest er det bedst først at implementere de beslutninger, der er truffet i lille skala, gennemføre en "feltprøve" og teste, hvordan den fungerer i et lille område eller anlæg. Hvis der er forsinkelser, forsinkelser, er det vigtigt at forstå, hvad årsagen er (urealistisk planlægning eller manglende disciplin fra medarbejdernes side). Derudover introduceres et system med midlertidig kontrol, som ikke kun tillader at vente på resultater, men konstant overvåge, hvad der allerede er gjort.
Enkelt sagt er det nu nødvendigt at givesvaret på et enkelt spørgsmål: "Hvad har vi lært?" PDCA-cyklussen indebærer en løbende vurdering af de opnåede resultater. Du skal evaluere fremskridt i forhold til de fastsatte mål, bestemme, hvad der fungerer godt, og hvad der skal forbedres. Dybest set udføres det ved hjælp af metoden til kontrol af rapporter og anden dokumentation for virksomheden.
For en vellykket implementering af Shewhart-Deming-cyklussen(PDCA) forretning har brug for at etablere regelmæssige statusrapporter og drøftelser med medarbejderne. Det ideelle værktøj til dette er introduktionen af nøglepræstationsindikatorer KPI, på grundlag af hvilket der bygges et system med motivation og belønning for de mest produktive medarbejdere.
Det sidste trin er faktisk handling. Der kan være flere muligheder her:
Hvis noget fungerer godt og måskegentaget, skal denne løsning standardiseres. For at gøre dette foretages passende ændringer i virksomhedsdokumentationen: arbejdsregler, instruktioner, tjeklister til kontrol af arbejdets udførelse, medarbejderuddannelsesprogrammer osv. Samtidig bør du evaluere muligheden for at indføre forbedringer i andre forretningsprocesser, hvor lignende problemer kan opstå.
Hvis den udviklede handlingsplan ikke bragte de forventede resultater, skal du analysere årsagerne til fiaskoen og derefter vende tilbage til første fase (Plan) og prøve en anden strategi.
