Построение коммуникативных связей компании mahdotonta kuvitella ilman lehdistötiedotteen kaltaista työkalua. Se on informatiivinen mediasanoma. Yrityksen lehdistötiedote kootaan ja jaellaan seuraavissa tapauksissa:
Tällaisissa tapauksissa lehdistötiedote voidaan luoda sekä ennen tapahtumaa että sen jälkeen. Jälkimmäisessä tapauksessa se on informatiivinen, ei ilmoittava.
Lehdistötiedote on tärkeä tietotoimittajille tarkoitettu viesti, jonka lähetyksen tarkoituksena on herättää tiedotusvälineiden kiinnostus esitettyä aihetta kohtaan julkaisemalla edelleen artikkeleita sen pohjalta. Esimerkki uuden automallin julkaisun yhteydessä kirjoitetusta lehdistötiedotteesta voi sisältää tietoa sen ansioista ja se voidaan lähettää julkaisuihin jatkojulkaisua varten (jos aihe näyttää lukijoille tärkeältä).
Lehdistötiedote ei ole mainosjulkaisu,siksi päätöksen sen julkaisemisesta tekee yksinomaan julkaisun toimittaja. Jos viesti sisältää puhtaasti kaupallisia elementtejä, julkaisu kulkee mainososaston läpi ja laskutetaan sen mukaisesti.
Lehdistötiedotteen kirjoittaminen on järkevää, jos syy mennä tiedotusvälineisiin todella kannattaa. Vain näin yrityksellä on suuri mahdollisuus tulla huomatuksi lehdistössä, Internetissä tai televisiossa.
Hyvä esimerkki lehdistötiedotteesta, joka houkuttelimedian tarkka huomio ja joka aiheutti julkaisujen aallon - nämä ovat Euroset-yhtiön epätyypillisiä toimia, mukaan lukien toimet, joissa kehotettiin "riisumaan ja hankkimaan matkapuhelin" ja niin edelleen. Suuryritysten edustajille kaikki on paljon helpompaa, koska media itse etsii tekosyytä käsitellä julkaisuissaan toimintaansa liittyviä asioita.
Julkaisutekstin kirjoittamisen genren tulisi ollainformatiivinen organisaation laajuudesta ja laajuudesta riippumatta. Tekstiä ei kuitenkaan pidä ylikuormittaa ammattiterminologialla. Lehdistötiedotteessa, toisin kuin mainosjulkaisussa, annettavan tiedon tulee olla mahdollisimman objektiivista.
Välilauseiden "minä", "me" käyttö onsopimatonta. Teksti ei myöskään saa olla emotionaalisesti latautunut. Muista lukea viestin teksti uudelleen ennen lähettämistä, sillä yrityksen imago riippuu pitkälti lukutaidosta ja tietosisällöstä.
Tiedotetta kirjoitettaessa tulee huomioida tietty tietorakenne, joka muistuttaa ylösalaisin käännettyä pyramidia, jonka alussa mainitaan tärkeimmät tosiasiat.
Lehdistötiedotteen tulee rakenteellisesti koostua seuraavista osista:
Tämä osa näyttää julkaisun koko olemuksen,kuvaa tapahtumaa, joka tapahtuu. Otsikon tulee olla mukaansatempaava, enintään kahdeksan sanaa pitkä ja selkeä ja ytimekäs. Monet ammattilaiset neuvovat kirjoittamaan sen artikkelin rungon kirjoittamisen jälkeen.
Lehdistötiedotteen säännöt määräävät kirjoittamisenotsikko lihavoituna ja isommalla painolla. Ensimmäinen sana tulee kirjoittaa isolla (kaikkia kirjaimia ei tarvitse kirjoittaa isoilla). On suositeltavaa käyttää nykyaikaa ilman tarpeettomia artikkeleita.
On välttämätöntä, että otsikko sisältää artikkelin avainsanat. Tämä auttaa parantamaan julkaisun hakuominaisuuksia sekä tekemään sen olemuksesta toimittajille ymmärrettävämmän.
Tapahtumaa varten olisi laadittava sopiva lehdistötiedoteolla kirjoitettu kirjelomakkeille ja niillä on merkityksellinen ja mielenkiintoinen otsikko toimittajille. Ensimmäisessä kappaleessa sinun tulee vastata kysymyksiin: mitä, missä, milloin ja mihin tarkoitukseen pidetään.
Seuraavien kappaleiden tulee olla informatiivisia.kuorma, sisältää tietoa tapahtumasta tai tuotteen ominaisuuksista, sen paikasta markkinoilla. Tekstin tulee sisältää mahdollisimman paljon faktoja. Tämä lohko voi sisältää kommentteja yrityksen osastolta.
Joten esimerkki kirjan julkaisutapahtumasta kirjoitetusta lehdistötiedotteesta näyttää tältä.
Otsikko:"Bukinist Publishing House julkaisee uuden fantastisen kirjan aikamatkailusta." Sitten ensimmäisen lauseen pitäisi olla tällainen: "Bukinist Publishing House julkaisee nyt arvostetun tieteiskirjailijan Bernard Werberin uuden kirjan aineettomasta aikamatkailusta."
Tekstin tulee sisältää mahdollisimman vähän "vettä" jaolla kompakti. Lisäksi slangisanojen ja ilmaisujen käyttö on tarpeetonta. Lyhytisyys on lahjakkuuksien sisar, mutta jotta lehdistötiedote saisi huomiota tiedotusvälineissä, sinun on tehtävä siitä mahdollisimman informatiivinen ja kiinnostava oman toimialasi lukijoille.
Viimeisen kappaleen tulee edustaayritys, antaa tietoa sen kehitysvaiheista, toiminnoista sekä merkittävistä saavutuksista. Tätä tekstin osaa kutsutaan taustaksi ja se sisältää tärkeää tietoa, joka luonnehtii yritystä.
Tiedot voidaan ottaa asiantuntijaltaesitteitä tai ammattimaisesti laadittuja yrityksen liiketoimintasuunnitelmia. Lopuksi tulee ilmoittaa yrityksen nettisivut sekä tarvittaessa tiedotusvälineiden koko URL-osoite.
Lopuksi tulee ilmoittaa myös henkilön yhteystiedotPR-vastaava sekä tiedotteessa kuvatuista tietyistä prosesseista vastaavien ihmisten kontaktit, esimerkiksi suunnittelu- ja innovaatioosasto (jos puhumme jostain löydöstä tai innovaatiosta).
Lehdistötiedotteessa annettujen keskeisten yhteystietojen tulee sisältää:
Lehdistötiedotteiden julkaiseminen Internet-resursseissaon tulossa yhä suositumpi ammatti, koska sähköiset teknologiat korvaavat painetut tietolähteet joka vuosi yhä enemmän. Useimmat ihmiset etsivät tarvittavaa tietoa nimenomaan World Wide Webin laajuudesta. Miltä oikean lehdistötiedotteen pitäisi näyttää? Esimerkki hyvästä valkoisesta paperista näyttää tältä:
Julkaisemalla lehdistötiedotteen kopioiduissa julkaisuissa,On ymmärrettävä, että median edustajien tärkein tehtävä on houkutella ja säilyttää yleisön huomio. Ja jos yhtiöltä saatu lehdistötiedote ei kiinnosta lukijoita (tai katsojia), sitä ei yksinkertaisesti julkaista. Esimerkki lehdistötiedotteesta, joka ei kiinnosta mediaa, on tieto myymälän avaamisesta "nurkan takana" tai pienen, vähän tunnetun yrityksen vuosipäivästä. Tällaiset tiedot julkaistaan pääasiassa maksua vastaan mainosyksiköissä.
Kuitenkin, jos teet tiedosta kiinnostavanlukijalle tai tallenna se oikeaan kulmaan, julkaisumahdollisuudet kasvavat dramaattisesti. Epätyypilliset ratkaisut menestyvät. Joten Tide Power -yhtiön julkaisussa huomio kiinnitettiin Itä-Euroopan laitteiden erikoistumiseen, mikä herätti kapeasti keskittyneiden toimittajien huomion.
Julkaisun lähettäminen tulee tehdä vainkohdistaa tiedotusvälineille, jotka ovat kiinnostuneita annetusta tiedosta. Artikkeli on parasta lähettää aamulla työviikon alussa. Viikon lopussa julkaistut uutiset ovat vaarassa vanhentua viikonlopun aikana eikä niitä julkaista. Informatiivisten artikkeleiden lähettäminen erikoistuneille uutis- ja yrityssivustoille on järkevää.
Julkaiseminen joukkotiedotusvälineissä lisää merkittävästi yrityksen tunnettuutta ja vaikuttaa myönteisesti sen tunnettuuteen ja sitä kautta menestykseen. Alla on esimerkki lehdistötiedotteesta medialle:
Siten mielenkiintoinen ja hyvin muotoiltu lehdistötiedote voi herättää mediahuomiota ja lisätä merkittävästi yrityksen tunnettuutta, mikä varmasti vaikuttaa sen menestykseen.
