Протокол заседания - это документ, отражающий des informations sur les questions examinées lors de la réunion et les décisions prises. Elle concerne la documentation organisationnelle et administrative. Les informations contenues dans le procès-verbal sont saisies par le secrétaire de réunion ou toute autre personne autorisée sur la base d'un dictaphone ou d'un enregistrement manuel. Avant la réunion, tous les documents nécessaires doivent être préparés: l'ordre du jour, la liste des participants, les textes des discours, ainsi que les projets de décisions possibles.
Le procès-verbal de la réunion de la commission ou d'une autre autorité peut être publié en totalité ou en abrégé. Ce dernier n'inclut pas la discussion des questions à résoudre et enregistre uniquement les décisions prises.
Le protocole complet se compose généralement de deux parties- introduction et basique. L'introduction contient les noms (ainsi que les initiales) du président, du secrétaire et des participants à la réunion, ainsi que ceux présents. Si le nombre de participants est supérieur à 15, il est fait référence à la liste complète obligatoire des noms. Si les personnes présentes appartiennent à des autorités différentes, pour chacun le poste et le lieu de travail sont indiqués.
De plus, la partie introductive doit obligatoirement indiquer l'ordre du jour listant les questions par ordre d'importance et indiquant le nom de l'orateur sur chaque question.
Le procès-verbal de la réunion comprend dans sa partie principale des sections conformes à l'ordre du jour. Le texte de chaque paragraphe, en règle générale, est construit selon un schéma succinct:
- Écoutez: Nom.
- Résolu (ou décidé): Nom.
Un résumé de chaque performance est enregistré.dans le texte du protocole ou joint en tant que document distinct (dans ce cas, une note avec une référence appropriée est faite dans le texte du protocole). En cas de vote, ses résultats sont donnés. La décision doit être prise sur chaque article.
Le procès-verbal de la réunion doit être signéPrésident et secrétaire de la réunion. La date du procès-verbal est la date de la réunion ou de la réunion. Chaque protocole reçoit un numéro de série distinct pour le groupe de protocoles correspondant, si nécessaire avec un code alphabétique. La numérotation est effectuée progressivement tout au long de l'année.
Le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration a sonfonctionnalités. Les exigences générales pour ce document sont données dans le texte de la loi fédérale sur les sociétés anonymes (article 68). En outre, si le conseil d'administration lors de la réunion adopte une résolution sur l'émission d'actions (titres), alors, conformément aux normes d'émission de titres approuvées en Fédération de Russie, le procès-verbal d'une telle réunion devrait refléter les résultats d'un vote par appel nominal de tous les membres du conseil. Il s'agit de l'exigence réglementaire de base pour le protocole.
На практике оформление таких протоколов может varient considérablement dans la méthode de compilation et le degré de détail. Quelques minutes correspondent à une transcription détaillée de la réunion avec un reflet de toutes les remarques et questions posées. L'exigence d'une telle tenue de registres est généralement fixée dans le règlement sur le conseil d'administration.
L'autre extrême est le très court procès-verbal de la réunion, qui ne comprend que des informations sur la composition des participants, l'ordre du jour, le libellé des questions posées et les décisions prises.
La meilleure option est généralementquelque chose entre les deux. Un procès-verbal trop détaillé est généralement établi sur la base de l'audio de la réunion. Lors du décodage, il est possible que des inexactitudes déforment la signification des problèmes à résoudre. Par ailleurs, il ne faut pas oublier que le droit de prendre connaissance du procès-verbal de l'assemblée a tout actionnaire. Lorsque vous discutez de questions commerciales, un protocole détaillé peut enregistrer de nombreuses informations qui sont un secret commercial.
D'un autre côté, la brièveté excessive du protocolepeut amener les actionnaires ordinaires à penser à une approche formelle et à une efficacité insuffisante du conseil d'administration. Il est conseillé pour chaque numéro d'indiquer les initiateurs et les participants à la discussion, le résumé de la présentation, l'essence et les auteurs des questions posées. Cette approche, entre autres, vous permet d'évaluer plus efficacement la contribution de chaque participant.
