Le procès-verbal de la réunion est un document dans lequeltoutes les décisions importantes de cet événement sont reflétées. Une rédaction incorrecte, tant en termes de sens que de conception, peut devenir la raison de sa contestation par les participants à la réunion. De plus, il existe un risque potentiel de prendre des décisions de gestion incorrectes si le procès-verbal de la réunion de production contient des informations trompeuses. L'organiser correctement aidera un ensemble de recommandations simples.
Le texte de ce document comprend généralement deux parties:introduction et basique. Le procès-verbal de la réunion (sa première moitié) comprend une description des principaux paramètres de l'événement: position, nom complet participants, président et secrétaire. Lorsque l'une des personnes présentes a un statut spécial (invité, expert, observateur, etc.), cela est également noté dans le document. Si la réunion a réuni de nombreuses personnes, le procès-verbal de la réunion peut contenir des informations à leur sujet sur une feuille séparée, ce qui est une application indissociable du document. La section d'introduction se termine par un ordre du jour qui contient une liste des questions abordées. Il est souhaitable de les classer par ordre d'importance, mais il peut y avoir d'autres facteurs qui influencent la place dans la liste des questions. Par exemple, la structure de l'ordre du jour peut dépendre de la relation logique d'une partie de ses problèmes ou de l'emploi des personnes participant à l'événement. Le document lui-même est signé sur papier à en-tête de l'organisation (son unité), il doit être indiqué lors de la réunion.
Le procès-verbal de la réunion de l’organe principalmatch d'introduction. En particulier, ses points devraient être classés dans le même ordre qu'à l'ordre du jour. L'algorithme de construction d'un texte qui capture des informations sur chaque point de l'ordre du jour est le suivant: «écouté», «pris la parole», «décidé». La règle de base dans cette partie du protocole est qu'elle ne doit pas se transformer en une sorte de transcription.
En particulier, le sous-paragraphe «écouté» décritqui était le conférencier d'honneur sur ce qu'il a suggéré à la suite de son discours. Les orateurs indiquent également qui a dit ce qu'ils ont suggéré. La décision fixe la position finale de la majorité des participants à la réunion. S'il a été adopté par vote, il sera indiqué combien de personnes étaient pour, combien étaient contre, ainsi que le nombre d'abstentions. Selon l'importance des questions discutées, les noms complets peuvent être répertoriés. les gens qui ont pris telle ou telle position.
L'enregistrement du procès-verbal de la réunion produitSecrétaire, le document lui-même est signé par l'exécutif et le président de la réunion. Les sources d'information pour sa compilation sont des ébauches manuscrites, des notes prises à l'aide d'un enregistreur vocal, des transcriptions. Si la résolution des problèmes identifiés au cours de la réunion nécessite l'autorisation d'un haut fonctionnaire qui n'a pas participé à la réunion, une approbation supplémentaire peut être accordée pour les décisions de ce chef. Le protocole signé et enregistré peut être envoyé à la fois sous la forme d'un document unique et sous forme d'extraits pour les fonctionnaires, auxquels ne s'applique qu'une partie des questions.
