Деятельность любого предприятия в первую очередь Povezana je s formiranjem ogromnog broja dokumenata, različitih sadržaja i vrsta. Ali ne vrijedi sva dokumentacija. Neki mogu postati izvor za proučavanje gospodarskog, kulturnog i političkog života, jer nose vrijedne informacije. Ostali su dokumenti od praktične važnosti. Stoga se uloga svih dokumenata ne može smatrati istima. Glavni zadatak ispitivanja je utvrditi dokumentaciju povijesne vrijednosti i odabrati je za pohranu. Vrijednost je određena informacijskim mogućnostima dokumenata, zbog znanstvenog, povijesnog, ekonomskog, socijalnog, kulturnog ili političkog značaja.
Ispitivanje vrijednosti dokumenata - identifikacijadruštveno-kulturna, znanstvena i povijesna vrijednost dokumenta i njegov praktični značaj na temelju načela i kriterija vrijednosti za odabir za pohranu i utvrđivanje razdoblja skladištenja.
Ispitivanje dokumenata obavlja se,u pravilu posebno stručno povjerenstvo stvoreno u poduzeću. Povjerenstvo se stvara iz reda kvalificiranijih zaposlenika po nalogu šefa organizacije od četiri do pet osoba. Obavezni članovi povjerenstva su glavni računovođa, voditelj arhiva i voditelj odjela za podršku dokumentaciji.
Tijekom svog rada, povjerenstvo se temelji na načelima razvijenim u praksi i teoriji arhiviranja. To su načela sveobuhvatnosti, historicizma, društveno-političke neutralnosti i složenosti.
Imajući na umu ove principe,kriteriji po kojima se provodi ispitivanje dokumenta. Kriteriji su skup svojstava koja mora biti u skladu s dokumentacijom. Trenutno postoje 3 glavne skupine kriterija za određivanje vrijednosti podataka:
1. porijeklo;
2. sadržaj;
3. vanjske značajke.
Skupina kriterija podrijetla dokumenta uključuje sljedeće parametre:
1. Značaj osobe ili institucije koja je izradila dokumentaciju. Što su njegova uloga značajnija u nacionalnom gospodarstvu, sustavu vlasti, znanosti, kulturi i drugim industrijama, to će podaci biti dragocjeniji.
2. Mjesto i vrijeme formiranja dokumenata.Informacije zabilježene istovremeno s opisanim događajem ili nedugo nakon što se smatraju važnima. Uz to, informacije će biti važnije ako su snimljene na istom mjestu gdje se dogodio događaj.
3. Intenzitet dokumentacije. Što manje publikacija postoji, to su informacije vrijednije.
Stoga je ispitivanje vrijednosti dokumenata osmišljeno tako da istakne one dokumente koji odražavaju povijest javnog života ili određene organizacije u odlučujućim trenucima.
Kriteriji sadržaja uključuju sljedeće osnovne parametre:
1. Vrijednost informacija. Dokumenti koji sadrže jedinstvene podatke bit će vrlo cijenjeni tijekom ispitivanja.
2. Vrste dokumenata. U procesu rada prednost treba dati dokumentima namijenjenim bilježenju najvažnijih aspekata aktivnosti organizacije i života društva.
3. Ponovite informacije. Informacije će biti dragocjenije što se rjeđe pronađu.
Vanjski kriteriji uključuju:
1. Autentičnost dokumenata. Ispitivanje vrijednosti dokumenata također je potrebno kako bi se procijenila autentičnost podataka. U slučaju da se kopija procijeni, mora biti pravilno uokvirena i ovjerena.
2. Pravna snaga dokumentacije. Kao što je već napomenuto, od velike je važnosti u procesu uredskog rada ispravno izvršavanje dokumentacije.
3. Stupanj očuvanosti dokumentacije.
4. Umjetničke značajke.
Ti se kriteriji smatraju uvjetnim. Ispitivanje vrijednosti dokumenata može uključivati i druge kriterije, ovisno o ciljevima i karakteristikama poduzeća.
