Svaki zaposlenik prije prihvaćanja pozivniceposlodavac pažljivo ispituje popis zahtjeva i odgovornost koja mu je dodijeljena. Zbog činjenice da suvremeno društvo i način života zahtijevaju munjevito odlučivanje od svake osobe, nitko se posebno ne upušta u svrhu takvog koncepta kao funkcionalne odgovornosti. Popis vlastitih dužnosti pomaže dublje uroniti u opseg njihovog rada, kao i smisleniji pristup provedbi zadataka.
Svaki vođa, unajmljujući sljedećegzaposlenik, od njega očekuje kompetentnost, inicijativu i odgovornost. Ali mnogi ljudi ne razumiju što se od njih traži. Tako će, na primjer, funkcionalne odgovornosti marketera, koje će biti predstavljene u obliku službenog dokumenta, pomoći novom zaposleniku da se brzo upozna s stvarima i slobodnije kreće onim što se od njega očekuje. Za menadžera je ovo rješenje mnogih problema povezanih sa stalnim sastancima s novopridošlim zaposlenikom i objašnjavanjem što bi već trebao znati. Također, opis posla može biti sredstvo praćenja rada podređenih.
Tijekom početnog brifinga, svaki stručnjakkažu da mora jasno znati svoje dužnosti i odgovorno ih ispunjavati. Ali, nažalost, rijetko tko objašnjava zašto je to potrebno. Dakle, ovo se počinje formalno i s dismisijom tretirati. U slučaju da zaposlenik dobro pozna svoje funkcionalne odgovornosti, ne samo da se lakše snalazi u radnom okruženju, već se i oslobađa nepotrebnog posla koji mu šefovi pokušavaju povjeriti. Takav stručnjak savršeno dobro zna za što je plaćen i za koje će zadatke biti potrebna dodatna naknada.
Funkcionalne odgovornosti treba evidentirati iodobrila uprava tvrtke. Pri njihovom opisivanju potrebno je izbjegavati složene pojmove koji će zahtijevati dodatno pojašnjenje, kao i fraze koje se mogu protumačiti na dva načina. Funkcionalne odgovornosti komercijalnog direktora, na primjer, ne bi trebale ukazivati na njegovu nadmoć nad ostalim zaposlenicima. Prilikom zapošljavanja, svaki zaposlenik mora biti upoznat sa svojim dužnostima i dati pismeni pristanak na svoje radno mjesto. U slučajevima kada zaposlenik ne ispunjava svoje funkcionalne dužnosti, poslodavac ima pravo izreći novčanu kaznu ili otpustiti zaposlenika prema članku o neadekvatnosti zaposlenika na zauzetoj poziciji.
Dakle, službeno izdanofunkcionalne odgovornosti zaposlenika istovremeno su ograničenje aktivnosti i alat za upravljanje i kontrolu. Njihovom pravilnom uporabom postaje moguće povećati učinkovitost rada, kao i zaštititi poslodavca i zaposlenika od utjecaja ljudskog faktora na rad.
