A számítástechnika fejlődése elkerülhetetlenül magában foglaljaa gazdasági és jogi kapcsolatok átalakítása a különböző gazdasági egységek között új szintre. Az elektronikus nyomtatványok felváltják a papír alapú nyomtatványokat, és életünk egyre több aspektusát érintik, de ez a folyamat még messze nem teljes, és ma az áruk átadásával kapcsolatos minden gazdasági műveletet dokumentumokkal kell alátámasztani. A fuvarlevél ebben az esetben az egyik fő dokumentum, amelyet az egyetemesség és a kitölthetőség megkülönböztet.
Az áru másik tagadhatatlan előnyeA fuvarlevél az, hogy ezt a dokumentumot a felelős személyek írják alá, mind az eladó, mind a vevő cég. A digitális technológiai biztonság terén elért jelentős előrelépés ellenére az évszázadokon átívelő aláírás továbbra is a legmegbízhatóbb módja a dokumentum jogi hitelességének megerősítésének. A fuvarlevelet általában az igazgató vagy egyik helyettese, valamint egy könyvelő és az áruk kiszállításáért felelős személy (általában a raktárvezető) írja alá. A címzett részéről általában egy aláírás elegendő.
Ráadásul a hajóraklevél mindent tartalmaza szükséges termékinformáció. Ez az információ sokféle fél számára hasznos lehet. Mindenekelőtt természetesen a vevőnek, akinek ellenőriznie kell, hogy a dokumentumokban megadott információk megfelelnek-e a dolgok valós helyzetének. Ezenkívül a könyvelők a konzolot használják a szükséges bejegyzések elvégzésére, valamint kormányzati ügynökségek a gazdasági egységek jogszerűségének ellenőrzésére.
A számlán általában szerepel a néváruk, azok tömege, ára, költsége, HÉA, csomagolása, valamint a dokumentum elkészítésének dátuma. Ezenkívül a fentiekben fel kell tüntetni mindkét fél jogi részleteit. A fuvarlevelet a fenti aláírásokkal, valamint a szervezetek pecsétjeivel rögzítik.
Annak ellenére, hogy rengeteg információt, valaminta hajóraklevél rendkívüli jelentőséggel bír, kitöltésének folyamata meglehetősen egyszerű, ami nagyrészt magyarázza e dokumentum széles körű elterjesztését. Általános szabály, hogy a társaságnak vannak fuvarlevelek sablonjai, amelyekben a részletek már be vannak vezetve, valamint más változatlan információkkal. Egyes esetekben, amikor a vállalat elsősorban állandó ügyfelekkel működik, minden egyes ügyfél számára sablont hoznak létre a töltési folyamat egyszerűsítése érdekében.
Ezért a felelős személyaz áruk szállítása, elegendő, ha a fuvarlevelet formájában veszi igénybe, amely egyébként szigorú jelentési űrlap, meghajtó a szállítás időpontjában, információk az árukról, ellenőrizze a számítógép által kiszámlázott költségeket a számlával, nyomtassa ki a dokumentumot az űrlapon, igazolja azt és adja meg a vevőnek. Mint láthatja, a folyamat nem csupán egyszerű.
Ilyen egyszerű esetben azonban elég gyakranA hibák banális vágyatlanság miatt, vagy csak sietve fordulnak elő. Az áru számlájának nem szabad hibákat tartalmaznia, még a legjelentősebbet sem. Bármelyik elírási hibát ki kell javítani, és a nyomtatványt megsemmisíteni kell. Ha hibát észlelnek az áruk vevőnek történő elküldése után, akkor új konzol készül és elkészítésre kerül aláírásra. Az ilyen szigorú követelmények lehetővé teszik a magas szintű biztonságot a héjműveletekkel szemben, amelyekkel a digitális dokumentumok még nem tudnak büszkélkedni. A közeljövőben a hajóraklevél semmit sem fenyeget, és ha ezt a dokumentumot valaha is forgalomból veszik, akkor ez hamarosan megtörténik.
