בכל מפעל מעת לעת יש צורך להנפיק לעובדים מזומנים למטרות שונות, למשל, כגון:
• מקדמה על הוצאות נסיעה;
• מקדמה עבור צרכים אדמיניסטרטיביים, רכישת פריטי מלאי, חלפים, לתשלום הוצאות דואר ואירוח וכן כל מיני עמלות.
אז בואו נראה למי בדיוק יש את הזכות לקבלהכספים לדיווח, מהן הסיבות הדרושות לכך, כיצד לערוך כראוי מסמכים ופעולות חשבונאיות להנפקת כסף, כמו גם להכין נכון דוח מקדים על העלויות שנגרמו.
יש זמנים שאינם מנוסים או רשלנייםרואה החשבון כותב סכומי כסף לנציגי הספק או הלקוח ומעביר אותו ל 71 חשבונות חשבונאיים. בעיקרון, עסקים קטנים חוטאים בכך, מתוך אמונה שבדרך זו הם הסתדרו עם הנושה או שילמו עבור ההזמנה. זו הפרה חמורה של חוקים ותקנות.
בעלי דין וחשבון הם בהכרח עובדיםמפעלים. כמו כן, להקצאת הכספים לדיווח קדמה הסכם על התחייבות עם העובד הקובע את מידתו וקובע את הזכויות וההתחייבויות של הצדדים.
ככלל, מעגל האחריות החומרית ואנשים המדווחים מקים את הראש, מוציא את ההזמנה הרלוונטית, מתעדכן מדי שנה. חשבונאות לסכומים חשבונאיים משקפת 71 חשבונות.
דיווח על סכומי כסף לנסיעותההוצאות מונפקות מדלפק הקופה או מועברות לכרטיס העובד על בסיס הצהרה בכתב עם החלטת הראש. כמובן שבמקרה זה אין צורך לכרות הסכם אחריות, מכיוון שכל עובד בחברה יכול לצאת לנסיעת עסקים, והנסיעה מבוססת על פי סדר ההנהלה, והחשבון 71 משקף את הפעולות.
הנפקה כזו מוסדרת על פי החוק החל, וכללי היסוד לפעולה זו הם כדלקמן:
• חל איסור על עריכת מסמכים לתשלום כסף על פי הדוח אם העובד לא דיווח על הסכומים שהתקבלו קודם לכן;
• הכסף מונפק בהצהרה שאושרה על ידי הראש ובו הערה על גודל הסכום והתקופה בה הונפק;
• דו"ח על ההוצאות שנגרמו נערך ונחתם תוך 3 ימים לאחר סיום נסיעת העסק או תום התקופה שקבע ראש.
אז אחרי שההוצאות בוצעו, או אחריעם הגעתו לנסיעת עסקים, על העובד לדווח תוך 3 ימים ולהגיש לרואה החשבון דוח מקדים של טופס AO-1 עם מסמכים מצורפים המוכיחים את כדאיות ההוצאות.
בדוח ההוצאות מחושבים התוצאות והתוצאה מוצגת:
• אין יתרת כסף מכיוון שכל הכספים נוצלו;
• יש איזון, מכיוון שההוצאות בוצעו פחות ממה שתוכנן;
• הוצאה מוגזמת של הכספים שהונפקו, מכיוון שהם הוצאו בהיקף גדול יותר.
היתר מוחזר לקופאית החברה עבור PKO, וסכום ההוצאות היתר מועבר לידיו של ה- PKO. כל העסקאות החשבונאיות לסכומי דיווח משקפות 71 חשבונות חשבונאיים.
אם לא נשמרים הכללים הקבועים בחוק, סכום הכספים האחראים יוחזק מהמשכורת או יירשם כמחסור ויוחזר לאחר מכן בהחלטת בית משפט.
החשבון המדובר מסכם מידע אודותהסכמים עם עובדים על כספים שהונפקו נגד הדוח. סכומים אלה מחויבים בחשבון 71, המתאים לחשבונות הכספים, למשל 50 - "קופאי". סכומי העלויות המתועדים מחויבים מאשראי חשבון 71 לחיוב חשבונות הוצאות, למשל 10 - "חומרים" וכו '.
סכומים שלא הוחזרו על ידי עובדים חייביםזיכוי חשבון 71 לחיוב חשבון 94 - "מחסור". לאחר מכן, סכומים אלה מחויבים מהאשראי 94 לחיוב חשבון 70. אם ניכוי מהשכר מכל סיבה שהיא בלתי אפשרי, אזי חשבון 73 מחויב ונשאלת הפיצוי בגין הנזק שנגרם למיזם.
יש לציין כי הנהלת חשבונות אנליטית מתנהלתבנפרד עבור כל עובד עם תצוגת חובה של סכומים חודשיים. הנהלת חשבונות ממוכנת באמצעות תוכנית "1C" מאפשרת לך לערוך את המסמך הנדרש בהקשר של הסכומים שהונפקו או נמחקו, להגדיר טווח זמן או להגדיר רשימת אנשים אחראים, כל הנתונים מאוחדים בכרטיס חשבון 71. רואה החשבון חייב לדווח על כל סכום שהונפק, תוך עריכת דו"ח מוקדם בתוך הזמן המוקצב ... אנליטיקס משולבים בצו יומן עבור חשבון 71, שנערך בסוף תקופת הדוח.
כל דוח מקדים מעובד על ידי רואה חשבון עם פרסום הנתונים לחשבון 71. רישומים המשקפים עסקאות לצורך התחשבנות בסכומי דיווח:
• D -t 71 - K -t 50 - הסכום האחראי שהונפק מהקופה.
• D -t 71 - K -t 51 - הסכום מועבר מהחשבון השוטף לכרטיס העובד.
• D -t 41 - K -t 71 - רכישת סחורות מהסכום האחראי.
• D -t 10 - K -t 71 - רכישת חומרים.
• D -t 26 - K -t 71 - הוצאות עסקיות כלליות נמחקו, למשל, שולמו דמי משלוח.
• D -t 20 - K -t 71 - הוצאות הנסיעה נמחקו.
• D -t 50 - K -t 71 - יתרת הסכום האחראי משלמת העובד לקופאית.
• D -t 70 - K -t 71 - יתרת הסכום האחראי הופחתה משכרו של העובד.
• D -t 94 - K -t 71 - העובד לא דיווח על ההוצאות שבוצעו במסגרת התקופה שנקבעה.
• D -t 73.2 - K -t 71 - מניעת המחסור מהעובד.
• Dt 91.2 - Kt 71 - הקצאת סכום החסר להוצאות אחרות, אם הגבייה אינה אפשרית.
החשבון פעיל-פסיבי.למעלה, בחנו את הרישומים החשבונאיים המסורתיים בחשבון 71, כאשר הוא פועל כפעיל פעיל, כלומר הוא מחויב כאשר מתקבל כסף וזוכה כאשר מחיקות הוצאות. כחשבון פסיבי, הוא משמש לעתים רחוקות יותר, אך ישנם מקרים כאלה.
לדוגמה, אין כסף בדלפק הקופה של החברה, אלא עבור אלנדרשת נסיעת עסקים והעובד מסכים להשתמש בכספים אישיים בתנאי שהוצאות הנסיעה ישולמו עם החזרה. במקרה זה, החיווט D-t 20-K-t 71 מתואר.
במקרה זה, הוצאות קמו לפני ששולמו, והחברה מתחייבת להחזיר אותן. בדוגמה זו, 71 חשבונות הם פסיביים.
אם החברה משלמת מע"מ וצובר את סכום המס ששולם עבור סחורות או שירותים בחשבון 19 - "מע"מ", ואז בעת רכישת חומרים או תשלום שירותים מהסכומים המדווחים, יש צורך לשקף את סכום המע"מ על ידי רישום Dt 19 - Kt 71 - עבור סכום המס ששולם.
בעת קבלת דוח מראש, רואה החשבון בודקמסמכים המאשרים הוצאות. אלה יכולות להיות חשבוניות, חשבוניות וחשבוניות לרכישת נכס, קבלות מזומנים ומכירות המאשרות תשלום עבור כל מיני סוגים של שירותים, כלומר מסמכים עיקריים שהם הבסיס הבסיסי לייחוס עלויות ל -71 חשבונות.
הדרישה העיקרית לניהול עסקיםעסקאות בחשבונאות מהוות אישור בכתב על העסקה. במילים אחרות, כל ההוצאות המצוינות בדו"ח המוקדם חייבות להיות מוצדקות ואישור על ידי מסמכי חשבונאות ראשוניים, המבוצעים כהלכה, עם דרישות מלאות, החתימות, החותמות והחותמות הדרושות. הוצאות שאינן נתמכות על ידי מסמכים או מאושרות על ידי ניירות לא מוערכים אינן יכולות להתקבל ולבוא לידי ביטוי בחשבונאות, והדבר כרוך בתוצאות לא נעימות. העובד ישלם עלויות כאלה מכיסו.
לכן, על האדם האחראי לנקוט בגישה רצינית בנושא עריכת דו"ח מוקדם, לדרוש מיד מסמכים שהושלמו כהלכה עבור ההוצאות שהוצאו.
רואה חשבון שמקבל בדיקת דוח הוצאותחישובים אריתמטיים, נוכחות וביצוע מסמכים תומכים, בחלק מיוחד רושם הערות על השתקפות ההוצאות, מאמת 71 חשבונות ומאשר את הפרסום עם רשימה משלו. לאחר מכן הוא כותב הזמנת מזומן נכנסת או יוצאת על סכום הפערים בין הסכומים שהונפקו וההוצאה, מוסר אותה לקופאית וסוגר את הדוח מראש.
התקופה שלשמה מונפק האדם האחראיכספים לצרכי משק הבית, החוק לא נקבע. ראש הארגון יכול לקבוע זאת. אולם החוק אינו מפרש זאת כחובת המנהל. בעת קביעת המועד האחרון, העובד מחויב לדווח על ההוצאות תוך 3 ימים מיום פקיעתו. ואם המועד האחרון לא נקבע, גם במשך זמן רב מבלי לדווח על הסכום האחראי, לא ניתן להפר אותו. על כן, אם החברה לא תקבע תקופה כזו, אזי טענות שלטונות המס אודות הממצא לטווח הארוך של הסכום האחראי שבידיהן יוצגו בוודאי, אם כי אין לראות בהן הצדקה.
על ידי זיהוי מקרים כאלה, רשויות המסלהכשיר אותם כמי שמקבלים הלוואה ללא ריבית, בדרישה לקבוע את גובה ההטבה המהותית שיש לעובד, לכלול אותה בהכנסתו ולהפחית ממס הכנסה אישי.
דרישה זו של רשויות המס אינה חוקית, שכןהרעיון של תועלת חומרית, שנקבע על ידי אמנות. 212 לחוק המס של הפדרציה הרוסית, אינו כולל את המצב שתואר לעיל. בהתאם לקוד המס, הטבות מהותיות הן הכנסה המתקבלת:
• מחיסכון בריבית לשימוש בכספי מוסדות האשראי;
• מרכישת נכס או שירותים על פי חוזה דיני אזרחי;
• מרכישת מניות או ניירות ערך אחרים.
טיעוני רשויות המס במקרה דנןלא חוקי, שכן הלוואות במוסדות אשראי מתוקנות בהסכם, והנפקת סכום אחראי מתבצעת על פי בקשה. אך האינטרס של הנהלת החברות הוא לערוך נכון מסמכים להנפקת כספים לדו"ח על מנת להימנע מתביעות של רשויות הפיקוח.
