Заключение любой сделки требует документального patvirtinimas. Be reikalingų dokumentų rengimo, dažnai reikalaujama, kad oficialūs dokumentai būtų perkelti iš vieno fizinio ar juridinio asmens į kitą. Toks perkėlimas yra teisinė procedūra ir reikalauja būtinos rašytinės formos. Dokumentiniai įrodymai apie įvykį yra dokumentų perdavimas, parengtas tam tikra forma ir pasirašytas visų dalyvių.
Toks veiksmas yra teisiškai pagrįstas tik esant sąlygairengimas pagal kanceliarijos taisykles ir visų būtinų parašų prieinamumas. Visais atvejais nėra vieno banko ar vieningos formos, nes situacijos, kai reikia perduoti dokumentus, yra labai įvairios. Todėl šio dokumento forma kiekvienoje situacijoje yra kitokia.
Paprastai dokumentą sudaro trysprivalomos dalys. Pirmoji dalis, iš karto po pavadinimo „Dokumentų priėmimo aktas“ (pavyzdys, paprastai, kiekvienam dokumento tipui), parengimo data ir vieta, apima duomenis apie siunčiančias ir priimančiąsias šalis. Asmenims tai yra organizacijos pavadinimų ir paso duomenys, atstovų vardas ir pavardė. Jei dokumentai perduodami tarp skirtingų tos pačios organizacijos padalinių, turi būti nurodyti struktūrinių padalinių pavadinimai (perleidžiantys ir gaunantys) bei atstovų vardai.
Во второй части акт передачи содержит собственно perduotų dokumentų sąrašas, nurodant serijos numerius ir registracijos duomenis, atsispindinčius apskaitos dokumentuose. Patogiausias būdas sudaryti tokį sąrašą yra lentelės forma.
Turi būti nurodyta paskutinė akto dalisšalių pateiktų ir pasirašytų kopijų skaičius. Organizacijų atstovams šalia parašo turite nurodyti parašų poziciją ir iššifravimą. Aktas taip pat turi būti patvirtintas organizacijos antspaudu.
Jei perduodami ypač svarbūs dokumentai, jie veikiapervedimą atlieka speciali komisija, sudaryta pagal galvos pavedimą. Tokiu atveju visų komisijos narių parašai, vardai ir pareigos yra privalomi.
Dokumentų grąžinimas galimas tik specialiu nustatyto pavyzdžio taikymu perduodant siunčiamus dokumentus. Jei dalis dokumentų prarandama, tai taip pat turėtų atsispindėti paraiškoje.
В каких же случаях должен составляться акт perkėlimas? Personalo dokumentuose dokumentų perkėlimas iš vieno darbuotojo į kitą atliekamas atostogų, atleidimo, perkėlimo į kitą skyrių atvejais. Be to, šis aktas sudaromas, kai dokumentai pateikiami archyvui saugoti ar sunaikinti. Visa reikalinga informacija apie dokumentų judėjimą atsispindi specialiame žurnale ar aplanke. Dokumentų siuntimo ir gavimo akte turi būti pateiktas visas jų sąrašas, neatsižvelgiant į lapų ar tomų skaičių.
Už teisėtą ir teisingąsudarytas organizacijos personalo tarnybos perkėlimo aktas turėtų turėti būtinų norminių dokumentų sąrašą. Privalomi personalo tarnybos dokumentai apima darbo užmokesčio sąlygas, vidaus taisykles, darbo sutartį, personalo stalą, personalo užsakymus, atostogų grafikus, darbuotojų asmenines korteles ir jų įdarbinimo dokumentus, darbuotojų pareiškimus dėl atostogų ir atleidimo iš darbo ir daugelį kitų.
Ypač atsakingas procesas - priėmimas ir perdavimasdarbo knygelės, kai prarandama, o susigrąžinimo procesas siejamas su dideliais sunkumais. Svarbiausias dokumentas yra darbo knygų įrašų knyga, kurioje yra ir darbuotojų, ir atleistų darbuotojų parašai. Rekomenduojama, kad įdarbinimo įrašai būtų perduodami atskiru teisės akto priedu, kuriame būtų nurodyta kiekvienos brošiūros serija ir numeris, įskaitant nepateiktus.
Kai kuriais atvejais pateikiamas dokumentų kopijų perdavimas, daugiausia jis susijęs su slaptais ar nuosavybės dokumentais ar griežtos atskaitomybės dokumentais.
Kai prarandami tam tikri dokumentai irnesutarimų dėl šio klausimo atsiradimas yra pagrindinis ginčų sprendimo teisinis pagrindas. Todėl svarbu, kad jos teisingas dizainas būtų geresnis, jei jį atliktų specialistas, turintis patirties dirbant su dokumentais.
