Bet kuri įmonė turi atspindėti tai, kas vyksta.procesus dokumentuose. Tai būtina vidaus organizacijai, ji reikalinga rengiant ataskaitas įvairioms reguliavimo institucijoms. Be to, visi naudojami dokumentai ir informacija nuolat atnaujinami: kai kurie rodomi, kiti pasenę. Ir, galiausiai, yra pasikeitimas tarp departamentų, departamentų, tik specialistų. Šis visas procesas yra dokumento srautas organizacijoje.
Pats dokumentas yra medžiagaObjektas, kuriame informacija įrašoma teksto, garso ar vaizdo įrašo forma. Paskutinės dvi kategorijos prieš laiką nebuvo laikomos juridinių asmenų dokumentais. Tačiau dabar, kai elektroninių dokumentų apyvartos organizavimas vystosi precedento neturinčiu greičiu, tokia formuluotė nenustebina. Dokumentas skirtas šiai informacijai saugoti ir perduoti kitiems asmenims, tuo pačiu suteikiant būdų apsaugoti nuo neteisėto naudojimo.
Kas yra smulkaus verslo dokumentų srauto pradžia?
Žinoma, yra tam tikrų principų, kurių reikia laikytis, kai organizuojamas dokumento srautas. Mes juos apibūdiname naujai sukurtam juridiniam asmeniui.
Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, yra sukurti bent trumpą veiklos, reikalingos veiklai, registrą. Nėra tokio įstatymo, kur jie būtų kruopščiai dažyti. Tačiau yra nustatyta praktika.
Turi būti statutas, registracijos liudijimai ir kt. Su jais prasideda visi dokumentai, kurie iš pradžių atitinka vieną failą.
Bet tada pradiniai kaupiasi.dokumentai, kuriuos, beje, būtina saugoti ne mažiau kaip penkerius metus. Tai apima sąskaitas, sąskaitas faktūras, mokėjimo dokumentus - viską, kas patvirtina operacijų teisėtumą. Tai laikoma svarbiausia kategorija.
Be to, darbo eiga organizacijoje turėtųnumatyti sutarčių su partneriais ir sandorio šalimis kaupimą - tuos susitarimus, kurie kartu su verslininku vykdo visą savo veiklą. Čia galite naudoti pirmtakų patirtį. Nuomojant patalpas, sudarant sutartį su užsienio įmone, galite naudoti pavyzdinius pavyzdžius. Jie sujungia privalomas nuostatas su tomis, kuriose galite imtis iniciatyvos.
Galiausiai, yra vidiniai dokumentai, sukurtipadaliniai ir amžinai liko biuro spintelių žarnyne. Tai apima įvairius reglamentus, instrukcijas, užsakymus, ataskaitas ir pan. Atskirą eilutę galima pavadinti tik darbuotojų atlyginimų dokumentais. Archyve yra labai griežti teisiniai reikalavimai, susiję su surinkimo ir saugojimo laikotarpiais.
Kuo remtis?
Galų gale sukurti daugiau ar mažiaupatenkinamas dokumentų srautas organizacijoje, reikės peržiūrėti daug instrukcijų ir įstatymų. Tačiau galite patarti ir ką kita: kaip pavyzdį paimkite panašų juridinį asmenį, kurio mokesčių režimas ir veiklos istorija yra panaši. Ir jei jau buvo atliktas mokesčių auditas, tuomet tikrai galite gauti aukštos kokybės patarimų.
Todėl organizacijos, priskiriamos smulkiajam verslui, darbo eigą organizuoti nėra labai sunku. Jums tiesiog reikia parodyti tam tikrą skrupulingumą.
Sunkiau yra didelėse įmonėse, kur ji yra visumasistema, kai dokumento apyvarta vyksta per visą ciklą: kūrimas, registravimas, persiuntimas adresatui ar perdavimas atlikėjui, susipažinimas ir galiausiai vykdymas. Jie netgi pateikia darbo eigos grafikus - diagramas, atspindinčias dokumentų judėjimo procedūrą nuo jų sukūrimo momento ir baigiant jų perkėlimu į saugyklą. Natūralu, kad vienytis čia neįmanoma dėl įmonių struktūrų skirtumų. Todėl kiekviena organizacija šiuos tvarkaraščius kuria savarankiškai.
