Prieš kelerius metus apie elektronines sistemasapie darbo eigą buvo kalbama kaip apie šviesią ateitį. Šiandien jie jau aktyviai naudojami privačiose ir valstybinėse įmonėse. Tačiau svarbiausia yra tai, kad EDMS paklausa nuolat auga. Kas yra elektroninė dokumentų valdymo sistema ir kaip ji veikia? Panagrinėkime Rusijos Federacijoje veikiančių sistemų pavyzdį.
Norėdami geriau suprasti, kaip veikia EDMS programa, turite atsižvelgti į pagrindines sąvokas ir užduotis. Pagrindiniai veiksniai yra tie, nuo kurių priklauso tam tikros sistemos pasirinkimas.
Jei organizacija gali veikti tokiomis sąlygomisneoficialus valdymas, nereikia darbo eigos. Atsiradus verslo procesams, reikia valdyti mechanizmą naudojant supaprastintą dokumentaciją. Jei laiku nesusitvarkysite su dokumentais, jie pradės kauptis ir dings.
Kaip popieriaus alternatyvaserveryje naudojama speciali failų saugojimo schema. Tačiau jis taip pat neveikia ilgai. Augant įmonės apimčiai, didėja informacijos saugojimo ir sinchronizavimo poreikis.
Yra dilema:ar informacijai saugoti naudoti seną popierių, ar EDMS. Kas yra tokia svarbi, kurią galite gauti elektroninės sistemos dėka? Pagerinkite organizacijos efektyvumą.
Efektyvumą galima padidinti dviem būdais:sumažinti išlaidas arba padidinti rezultatus. Dokumentai EDMS suteikia galimybę pasiekti du tikslus vienu metu. T. y., Sistemos įvedimas leidžia organizacijai išleisti mažiau, bet uždirbti daugiau.
Išlaidų sumažinimas pasiekiamas sumažinant popieriaus sąnaudas ir laiko švaistymą, pagreitinant keitimosi informacija procesą ir keičiant įmonės kultūrą.
Įvertinti efektyvumąteikia EDMS programą, jums reikia apskaičiuoti darbo laiko sąnaudas popierinėje dokumentacijoje. Konsultacinių kompanijų duomenimis, tokios operacijos užima 20% darbo laiko. Rusijos biurokratijos sistemoje tai užtrunka dar daugiau - 60% laiko. Įdiegus EDMS, šios išlaidos bus sumažintos bent 10 kartų.
Abu terminai yra susiję.Popieriniai dokumentai yra oficialių taisyklių, susijusių su darbu su dokumentais, terminas. Kai kurios EDMS sistemos gali būti pritaikytos biuro darbo taisyklėms, tačiau yra ir tų sistemų, kurių pagrindu biuro darbas jau yra suformuotas.
Dokumentas yra informacijos saugojimo vienetasSED. Dokumentų srautas generuojamas iš skirtingų šaltinių: kitų sistemų, programų, el. Pašto, bet visų pirma - iš nuskaitytų popierinių laikmenų. Todėl skaitytuvai ir kita įranga yra neatsiejama EDMS dalis. Sistema saugo visus dokumentus, palaiko jų istoriją, užtikrina judėjimą visoje organizacijoje ir kartu su jais vykdo verslo procesus.
Tokioje duomenų bazėje yra EDVS sprendimas, nurodymas ir nurodymas.Per juos organizacija yra valdoma. Bet kuris dokumentas pateikiamas su „pagalba“. Formos laukų rinkinys priklauso nuo dokumento tipo. Informacija sistemoje saugoma kiekvieno tokios kortelės lauko duomenų bazės pavidalu.
Darbo eigos programa skirta išspręsti šias užduotis:
Panagrinėkime išsamiau EDMS funkcijas. Darbo eigos programa naudojama:
Visos sistemos funkcijos apima:
Perėjimas prie EDMS turi daugiau privalumų neitrūkumų. Tačiau neteisingai organizuotas projektas gali sunaikinti visus automatikos privalumus. Turėtų būti pasiekti ERMS įgyvendinimo tikslai. Privalumai apima:
Tarp trūkumų yra didelės pradinės išlaidos ir kruopštus vartotojų mokymas.
EDVS eina elektroninis dokumentų srautasetapų serija, kurios metu dokumentui priskiriamos tam tikros savybės. Apdorojimas atliekamas rankiniu būdu ir automatiškai. Antruoju atveju nustatomi:
Gydymo tipai:
Dokumento srautas negali būti visiškai įvykdytasveikti be licencijos, serverių, pilnos konfigūracijos ir visų vartotojų mokymo. Kiekvienas iš šių elementų yra brangus. Be to, nereikėtų pamiršti apie EDVS integravimą su kitomis sistemomis, duomenų bazių ir programinės įrangos atnaujinimą, konsultavimąsi su techninės pagalbos tarnyba ir kitas priežiūros išlaidas.
Projekto įgyvendinimas gali trukti keletąmėnesių. Procesas priklauso ir nuo dokumentacijos procesų skaičiaus, ir nuo finansinių, organizacinių ir išteklių galimybių. Diegimas atliekamas pagal šį algoritmą:
Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas tiems procesams 2005 mkuriam reikalingas popierinis dokumentas. Pagrindinė klaida yra popierinio dokumento kopijavimas su elektroniniu. Tai apsunkina darbą ir sukuria neigiamą požiūrį į automatizavimą. Už dvigubą darbą niekas papildomai nemoka. Būtina kurti automatikos procesus be dubliavimo. Antroji klaida - nepakankamas personalo mokymas. Dažniausiai nauji procesai suvokiami priešiškai. Todėl darbuotojams būtina paaiškinti, kodėl apskritai diegiama EDMS, kad jie sąmoningai priartėtų prie mokymosi proceso.
EDVS elektroninį dokumentų valdymą sudaro:atributus, kurie naudojami ataskaitoms ieškoti, klasifikuoti, grupuoti ir kurti. Kartais dokumentas kuriamas pagal šabloną, kartais - perkeliant duomenis iš duomenų bazės. Atributai saugomi lentelėse. Pats failas dedamas į saugyklos aplanką, informacija iš jo dedama į DBVS katalogą. Prieigą prie duomenų turi tik EDMS sistemos vartotojai.
Srautas dokumentų apdorojimas su vėlesniaisjų pavyzdžių įdėjimas į archyvą atliekamas naudojant skaitytuvus. Skenavimo procese galima automatiškai sukurti brūkšninį kodą dokumente ir užregistruoti jį duomenų bazėje su tolesne jo kryptimi tam tikru maršrutu.
Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema EDMSpaverčia elektroninį dokumento atvaizdą nuotraukos ar JPEG formatu į teksto formatą. Šiuo atveju speciali programinė įranga naudojama kaip atskira programa arba integruota ESCOM.BPM į EDMS. Kas yra ESCOM.BPM? Tai programa, skirta atpažinti dokumentus, surinktus įvairiais šriftais. Tačiau verta paminėti, kad atskiros programos turi daugiau funkcijų ir netgi atpažįsta ranka parašytą tekstą.
Ši technologija suteikia kompleksągrafinio brūkšninio kodo kūrimo ir taikymo dokumente procedūros. Per sistemos serverį sugeneruojamas unikalus brūkšninis kodas. Tai taip pat suteikia galimybę identifikuoti dokumentą, greitai jį ieškoti duomenų bazėje ir paskirstyti saugojimo vietose. Registruojant dokumentą, etiketėje atspausdintas brūkšninis kodas, atitinkantis elektroninės kortelės identifikatorių. Jis klijuojamas ant popierinės dokumento versijos.
Elektroninis skaitmeninis parašas leidžiaįsitikinkite, kad dokumentas yra teisingas ir duomenys nekintami. Pasirašymas atliekamas naudojant kriptografijos tiekėją ir programinės įrangos raktą - sertifikatą. Pastarasis yra specialaus formato failas, kuris atkuriamas licencijų centre. Siekiant užtikrinti informacijos saugumą, pažymėjimas turėtų būti saugomas intelektualiojoje kortelėje arba „I-Token“ raktuose. Jie yra apsaugoti PIN kodu. Kelis kartus neteisingai įvedus PIN kodą, sertifikatas bus automatiškai užblokuotas.
Atributų paieška atliekama per specialųjįformą keliomis reikšmėmis iš kortelių laukų. Pavyzdžiui, kriterijus „Kita sandorio šalis“ ieško duomenų laukuose „Gavėjas“ arba „Siuntėjas“. Tokiu atveju sistema palygina įvestus kriterijus su kortelėse esančiais duomenimis ir į rezultatą įrašo tas korteles, kurioms buvo rasti atitikmenys. Paieška atliekama atsižvelgiant į tikslią ar dalinę atitiktį.
Viso teksto paieška atliekama pagal duomenispats dokumentas, įskaitant žodžių formas per įmontuotus DBVS įrankius, tokius kaip MS SQL Server, ORACLE. Norint atlikti visavertę paiešką, failai į duomenų bazę turi būti įvedami dokumento (doc), lentelės (xls), pristatymų, pranešimų formatu.
