Darbo su personalo dokumentais organizavimasturi ypatingą įtaką administracinio aparato veikimo kokybei, darbuotojų formavimui ir darbo kultūrai. Kuo profesionalesnis darbas, tuo sėkmingesnė visos įmonės veikla.
Vidaus dokumentų srautas bet kurioje įmonėjeapima įvairius verslo informacijos rengimo, priežiūros, pildymo, kopijavimo, perdavimo veiksmus. Kaip rodo praktika, darbuotojai praleidžia apie septyniasdešimt procentų visų šių įvykių. Reikėtų pasakyti, kad darbo organizavimas su dokumentais tampa vis svarbesnis. Šiandien ši veikla laikoma vienu iš pagrindinių šiuolaikinės įmonės konkurencingumo veiksnių.
Darbo su dokumentais organizavimas apimaspecialus požiūris į gautus ir tvarkomus verslo duomenis, informacijos formavimo ir keitimo procesų koordinavimas. Kompetentingas darbo su dokumentais organizavimas sutrumpina paieškos laiką, padidina duomenų tikslumą, savalaikiškumą, pašalina perteklių.
Atsižvelgiant į ilgametę praktiką, buvo sukurti trys pagrindiniai darbo su dokumentais tipai: mišrus, decentralizuotas ir centralizuotas.
Pastaroji forma numato koncentracijąįvairių struktūrinių operacijų, kurias vykdo vienas verslo vienetas. Toks padalinys gali būti bendrasis ar personalo skyrius, biuras ir kt. Vienas asmuo, kuris yra sekretorius, taip pat gali vykdyti apskaitą. Bet kuriuo atveju skyriaus ar vieno darbuotojo pareigos apims viso dokumentų tvarkymo veiklos ciklo įgyvendinimą nuo gavimo momento iki perdavimo archyvo skyriui. Ši veikla apima verslo informacijos priėmimą, apdorojimą, registraciją, saugojimą, vykdymo kontrolę, siuntimą, nuorodų ir informacijos operacijas, sisteminimą prieš perkėlimą į archyvą.
Centralizuotas darbo su dokumentais organizavimaslaikomas racionaliausiu, šiuo atžvilgiu ir labiau pageidaujamu. Tai ypač pasakytina apie mažas įmones. Naudojant šį dokumentacijos organizavimo metodą, gerokai sumažėja informacijos apdorojimo veiklos išlaidos. Be to, ženkliai pagerinamas darbuotojų darbo organizavimas. Naudojant tokią dokumentų srauto organizavimo formą, biuro įranga veikia efektyviausiai, vienybė pasiekiama metodinėje ir vadybinėje veikloje, susijusioje su dokumentų tvarkymu.
Centralizuotos sistemos priešingybė yradecentralizuota schema. Šiuo atveju kiekvienam skyriui suformuojama atskira tarnyba darbui su dokumentais. Šiuose padaliniuose visos operacijos atliekamos savarankiškai. Decentralizuota sistema labiau būdinga toms institucijoms ir organizacijoms, kurios išsiskiria teritoriškai susiskaldžiusiu aparatu. Be to, ši darbo sistema tinka ir toms įmonėms, kuriose dokumentai išsiskiria tam tikru specifiškumu (pavyzdžiui, reikia užtikrinti informacijos apsaugą).
Tuo tarpu labiausiai paplitusi formayra mišri sistema. Šiuo atveju tam tikra visų operacijų dalis (paprastai siunčiamų ir gautų dokumentų priėmimui ir apdorojimui, saugojimui, replikacijai) atliekama centriniame padalinyje. Tuo pačiu metu įmonės struktūriniuose padaliniuose vykdoma spausdinimo (kūrimo), organizavimo, saugojimo ir paruošimo pristatyti į archyvą veikla.
Vienos ar kitos darbo su dokumentais schemos pasirinkimas atliekamas atsižvelgiant į pačios įmonės struktūrą.
