Kiekvienoje įmonėje laikas nuo laiko darbuotojams reikia išleisti grynuosius pinigus įvairiais tikslais, pavyzdžiui:
• avansas už kelionės išlaidas;
• išankstinis apmokėjimas už administracinius ir ekonominius poreikius, inventoriaus prekių, atsarginių dalių pirkimas, pašto ir pramogų išlaidų apmokėjimas, taip pat visų rūšių mokesčiai.
Taigi, pažiūrėkime, kas tiksliai turi teisę gautilėšų ataskaitai, kokių priežasčių tam reikia, kaip tinkamai surašyti dokumentus ir apskaitos operacijas išleidžiant pinigus, taip pat teisingai paruošti išankstinę patirtų išlaidų ataskaitą.
Kartais gali būti nepatyręs ar aplaidusbuhalteris išrašo pinigų sumą tiekėjo ar kliento atstovams ir perveda ją į 71 apskaitos sąskaitą. Iš esmės mažos įmonės tai kenkia manydamos, kad tokiu būdu atsiskaitė su kreditoriumi arba sumokėjo už pavedimą. Tai grubus įstatymų ir kitų teisės aktų pažeidimas.
Atskaitingi asmenys būtinai yra darbuotojaiįmonėms. Be to, prieš išleidžiant pinigus už ataskaitą, būtina sudaryti susitarimą dėl atsakomybės su darbuotoju, kuris nustato jo priemonę ir nustato šalių teises bei pareigas.
Kaip taisyklė, finansiškai atsakingų iratskaitingus asmenis nustato vadovas, išleisdamas atitinkamą įsakymą, kuris kasmet atnaujinamas. Atsiskaitymų už apskaitines sumas apskaita atspindi 71 sąskaitą.
Buhalterinės kelionės išmokosišlaidos išrašomos iš kasos arba pervedamos į darbuotojo kortelę raštiško prašymo pagrindu su vadovo nutarimu. Žinoma, šiuo atveju nereikia sudaryti atsakomybės sutarties, nes bet kuris įmonės darbuotojas gali vykti į komandiruotę, o kelionės pagrindas yra vadovybės užsakymas, o 71 sąskaita atspindi operacijas.
Tokį išleidimą reglamentuoja galiojantys teisės aktai, o pagrindinės šios operacijos taisyklės yra šios:
• draudžiama surašyti dokumentus dėl pinigų išmokėjimo pagal ataskaitą, jei darbuotojas nepranešė apie anksčiau gautas sumas;
• pinigai išduodami pagal prašymą, kuriuos patvirtina galva su užrašu apie sumos sumą ir laikotarpį, kuriam jie išduodami;
• per 3 dienas po komandiruotės pabaigos ar vadovo nustatyto termino pabaigos parengiama ir pasirašoma patirtų išlaidų ataskaita.
Taigi, atlikus išlaidas, arba po toatvykęs iš komandiruotės, darbuotojas per 3 dienas turi pranešti ir pateikti buhalteriui AO-1 formos išankstinę ataskaitą su pridedamais dokumentais, patvirtinančiais išleistų išlaidų nuoseklumą.
Išlaidų ataskaitoje apskaičiuojamos sumos ir parodomas rezultatas:
• nėra pinigų balanso, nes visos lėšos buvo išleistos;
• yra likutis, nes išlaidos buvo padarytos mažiau nei planuota;
• viršytų išleistų lėšų, nes jos buvo išleistos didesniu mastu.
Likusi dalis grąžinama įmonės kasininkei už PKO, o per didelių išlaidų suma perduodama PKO rankoms. Visos atskaitomybės sumų apskaitos operacijos atspindi 71 apskaitos sąskaitą.
Nesilaikant įstatymų nustatytų taisyklių, atskaitingų lėšų suma yra sulaikoma nuo atlyginimų arba atspindima kaip trūkumas ir vėliau išieškoma teismo sprendimu.
Aptariama paskyra apibendrina informaciją apieatsiskaitymai su darbuotojais už ataskaitai skirtas lėšas. Šios sumos yra debetas iš 71 sąskaitos, atitinkančios grynųjų pinigų sąskaitas, pavyzdžiui, 50 - „Kasininkas“. Dokumentais patvirtintos išlaidų sumos nurašomos iš 71 sąskaitos kredito į išlaidų sąskaitų debetą, pavyzdžiui, 10 - „Medžiagos“ ir kt.
Darbuotojų negrąžintos sumos nurašomos71 sąskaitos kreditas 94 sąskaitos debetui - „Trūkumai“. Vėliau šios sumos nurašomos iš 94 kredito į 70 sąskaitos debetą. Jei atskaityti iš darbo užmokesčio dėl kokių nors priežasčių neįmanoma, tada 73 sąskaita nurašoma ir kyla klausimas dėl įmonei padarytos žalos atlyginimo.
Pažymėtina, kad vedama analitinė apskaitakiekvienam darbuotojui atskirai, privalomai nurodant mėnesio sumas. Mechanizuota apskaita naudojant „1C“ programą leidžia surašyti reikiamą dokumentą išleistų ar nurašytų sumų kontekste, nustatyti laiko intervalą ar sudaryti atskaitingų asmenų sąrašą, visus duomenis vienija sąskaitos kortelė 71. Buhalteris privalo pateikti ataskaitą apie kiekvieną išduotą sumą, per nustatytą laiką parengdamas išankstinę ataskaitą. ... „Analytics“ sujungiama į 71 paskyros žurnalo užsakymą, kuris sudaromas ataskaitinio laikotarpio pabaigoje.
Kiekvieną išankstinę ataskaitą tvarko buhalteris, įrašydamas duomenis į 71. sąskaitą. Įrašai, atspindintys operacijas atsiskaitymo sumoms apskaityti:
• D-t 71 - K-t 50 - atsiskaitymo suma, išrašoma iš kasos.
• D-t 71 - K-t 51 - suma pervedama iš einamosios sąskaitos į darbuotojo kortelę.
• D-t 41 - K-t 71 - prekių pirkimas iš ataskaitinės sumos.
• D-t 10 - K-t 71 - medžiagų pirkimas.
• D-t 26 - K-t 71 - bendros verslo išlaidos buvo nurašytos, pavyzdžiui, sumokėta pašto kaina.
• D-t 20 - K-t 71 - kelionės išlaidos buvo nurašytos.
• D-t 50 - K-t 71 - likusią apskaitinės sumos dalį darbuotojas sumoka kasininkui.
• D-t 70 - K-t 71 - iš darbuotojo atlyginimo buvo atskaitytas apskaitinės sumos likutis.
• D-t 94 - K-t 71 - darbuotojas nepranešė apie išlaidas, padarytas per nustatytą laikotarpį.
• D-t 73,2 - K-t 71 - išskaičiuojant darbuotojo trūkumą.
• Dt 91,2 - Kt 71 - trūkumo sumos priskyrimas kitoms išlaidoms, jei surinkti neįmanoma.
Sąskaita yra aktyvi-pasyvi. Pirmiau mes išnagrinėjome tradicinius apskaitos įrašus 71 sąskaitoje, kai ji veikia kaip aktyvi, tai yra nurašoma, kai gaunami pinigai, ir įskaitomi, kai nurašomos išlaidos. Kaip pasyvi sąskaita, ji naudojama rečiau, tačiau yra tokių atvejų.
Pavyzdžiui, įmonės kasoje nėra pinigų, bet eikite įreikalinga komandiruotė ir darbuotojas sutinka panaudoti asmeninius finansus su sąlyga, kad kelionės išlaidos bus apmokėtos grįžus. Šiuo atveju yra nutiestas laidas D-t 20 - K-t 71.
Tokiu atveju išlaidos atsirado dar prieš jas apmokant, ir įmonė įsipareigoja jas atlyginti. Šiame pavyzdyje 71 paskyra yra pasyvi.
Jei įmonė yra PVM mokėtoja irkaupia 19 sąskaitoje sumokėtų mokesčių už prekes ar paslaugas sumą - „PVM“, tada perkant medžiagas ar mokant už paslaugas iš nurodytų sumų, reikia atspindėti PVM sumą, nurodant D-t 19 - K-t 71 - sumokėtą mokesčio sumą.
Priimdamas išankstinę ataskaitą, buhalteris patikrinadokumentus, patvirtinančius išlaidas. Tai gali būti sąskaitos, sąskaitos ir sąskaitos už nekilnojamąjį turtą, pinigai ir pardavimo kvitai, patvirtinantys apmokėjimą už visų rūšių paslaugas, tai yra pirminiai dokumentai, kurie yra pagrindinis pagrindas priskirti išlaidas 71 sąskaitai.
Pagrindinis reikalavimas vykdyti versląsandoriai apskaitoje yra rašytinis sandorio patvirtinimas. Kitaip tariant, visos išankstinėje ataskaitoje nurodytos išlaidos turi būti pagrįstos ir patvirtintos pirminiais apskaitos dokumentais, teisingai įformintais, užpildytais rekvizitais, reikalingais parašais, antspaudais ir antspaudais. Išlaidos, nepatvirtintos dokumentais arba patvirtintos nepakankamai įvertintais dokumentais, negali būti priimamos ir atspindimos apskaitoje, ir tai kelia nemalonių pasekmių. Tokias išlaidas darbuotojas apmokės iš savo kišenės.
Todėl atskaitingas asmuo turėtų rimtai spręsti išankstinės ataskaitos sudarymo klausimą, nedelsdamas reikalauti teisingai užpildytų dokumentų apie patirtas išlaidas.
Buhalteris, priimdamas išlaidų ataskaitą, patikrinaaritmetiniai skaičiavimai, patvirtinamųjų dokumentų buvimas ir vykdymas, specialiame skyriuje daro įrašus apie išlaidų atspindėjimą, patikrina 71 sąskaitą, patvirtindamas komandiravimą savo sąrašu. Tada jis išrašo gaunamą ar siunčiamą grynųjų pinigų orderį, skirtą išrašytų ir išleistų sumų neatitikimų sumai, paduoda kasininkui ir uždaro avanso ataskaitą.
Laikotarpis, kuriam išduodamas atskaitingas asmuolėšų namų ūkio reikmėms, įstatymas nėra nustatytas. Tai gali nustatyti organizacijos vadovas. Tačiau įstatyme tai nėra aiškinama kaip direktoriaus pareiga. Nustatydamas terminą, darbuotojas privalo pranešti apie išlaidas per 3 dienas nuo jos pabaigos. Ir jei terminas nebuvo nustatytas, tada net ilgą laiką nepranešus apie apskaitinę sumą, jo negalima pažeisti. Todėl, jei įmonė nenustatys tokio laikotarpio, mokesčių institucijų reikalavimai dėl ilgalaikio jų apskaitomos sumos nustatymo tikrai bus pateikti, nors jie negali būti laikomi pagrįstais.
Nustatydama tokius atvejus, mokesčių inspekcijakvalifikuoti juos kaip gaunantį beprocentę paskolą, reikalaujant nustatyti darbuotojo patirtos materialinės naudos dydį, įtraukti ją į savo pajamas ir išskaičiuoti gyventojų pajamų mokestį.
Šis mokesčių institucijų reikalavimas yra neteisėtas, nesįtvirtinta materialinės naudos samprata. 212 Rusijos Federacijos mokesčių kodekso, neapima aukščiau aprašytos situacijos. Pagal Mokesčių kodeksą materialinė nauda yra pajamos, gautos:
• taupant palūkanas už kredito įstaigų lėšų naudojimą;
• nuo turto ar paslaugų įsigijimo pagal civilinę sutartį;
• nuo akcijų ar kitų vertybinių popierių pirkimo.
Mokesčių institucijų argumentai šioje bylojeneteisėta, nes paskolos kredito įstaigose įforminamos susitarimu, o apskaitinės sumos išleidimas atliekamas pateikus prašymą. Tačiau įmonių vadovybė yra suinteresuota teisingai surašyti dokumentus dėl lėšų ataskaitai išduoti, kad būtų išvengta tikrinimo institucijų pretenzijų.
